电子档案系统设计及其功能实现研究

陈玉新

摘 要：電子档案系统功能设计的有效落实，一方面能够为档案管理工作提供更完善的数据统筹平台，借助数据处理器与硬件管理措施，降低档案管理风险出现的概率；另一方面，档案系统能够与网络信息平台结合，为用户提供开放性的档案管理与提取渠道。本文基于电子档案系统设计展开分析，在明确管理要点与设计原则同时，期望能够为后续档案管理体系的不断完善提供良好参照。

关键词：电子档案；系统设计；功能管理

档案管理工作是政府及企业发展的资料基础，更是落实工作职能的参照前提。根据以往档案管理状况可知，纸质档案的管理与存储功能要求较为严格，但在信息管理质量方面却又差强人意，甚至在保管过程中极易受到外界环境的影响，使数据档案内容受到损坏。故而，根据网络信息化技术构建电子档案系统，从管理技术与质量角度来看，都是现阶段完善档案管理工作的必然发展趋势。

1 电子档案管理要点分析

首先，电子档案数据采集渠道应借助网络信息平台进行拓展，以便电子档案数据资料能够得到持续完善，并且档案内容能够得到极大的充实，以便后续政府及企业工作得到更详细的资料参照。但与此同时，电子档案管理会因为数据的不断采集增加工作难度，所以电子档案系统性的不断完善也需要得到重视；其次，电子档案管理应构建实时监控系统，以便审查电子档案交接流程中可能出现的信息损坏与更改状况；最后，电子档案管理必须具备完善的安全保障系统，以便为电子档案内容提供真实性保障，同时避免档案出现损毁等状况，使用户及企业蒙受难以挽回的损失。因此，在电子档案管理过程中，既要构建完善的防火墙，避免网络环境对档案数据造成损害，同时还要严格限制管理存储设备的连接，避免病毒进入计算机管理平台窃取资料。

2 电子档案系统设计原则

2.1 系统集中原则

电子档案系统设计过程中，必须确保档案系统具备集中调控与管理的平台，才能使整体系统构建全面，不会因为网络等外界环境问题影响档案管理工作质量，同时电子档案管理体系的构建应当引用模块系统，由此借助存储硬件措施对电子档案类别进行划分，并提供数据备份系统，以便整体系统设计更严谨。

2.2 层次分类原则

在电子档案系统设计期间，管理者需注意系统使用的层级关系，确保整体系统流程严谨且无疏漏，每一步档案调用都需要经过系统的审核，才能确保电子档案安全性得以保障，不会被外界不法分子利用，绕过安全系统监控得到电子档案数据。

2.3 平台开放原则

电子档案系统构建的目标是为用户提供网络平台，以便用户档案资料提取，同时也便于档案管理者进行管理。故而，在电子档案系统使用期间，档案管理系统需要根据不同时期用户的需求编制资料，以此提供数据为用户服务。也因此可知，电子档案系统的构建需要接祖开放性平台为用户提供数据采集与检索的渠道，才能确保在短时间内得到需求的资料，使用户的工作及生活需求得到满足。

3 电子档案系统功能实现分析

3.1 合理设置用户权限

电子档案系统的构建目标是为人力资源等工作开展提供数据基础，以此确保相关政策与管理措施能够正常落实。因其档案内部有用户的详细信息，因此应该具备私密性的特点，才能确保用户信息不会泄露。故而，在电子档案系统功能运行期间，档案管理单位必须构建完善的档案安全管理体系，以便用户能够更放心的使用档案管理的网络平台。

根据以往档案管理经验可知，设置用户权限是档案安全管理工作中较常见的措施，一方面管理者可根据用户资料设置账户，由此设置账户与密码，以便用户能够更加妥善的保管电子档案；另一方面，用户资料储存至数据库期间，管理者应严格管控资料修改等权限，以此避免可能出现的网络隐患对用户的档案资料内容进行篡改，由此使电子档案的真实性受到影星，难以为后续工作的开展提供参照。

3.2 完善数据库管理系统

电子档案管理系统应具备著录管理功能，该功能可参考《档案著录规则》进行设计。实际应用过程中，用户在建立全宗前必须先和参数维护员商定著录项，让参数维护员设定好著录项，设定好后用户就能够进行全宗数据的录入。需注意的是，全宗的著录项必须是一样的，这样才能保证全宗浏览功能的实现。案卷著录项的录入与全宗著录项的录入操作步骤基本相同，均是按照用户的实际需求执行，先设置著录项，再建立一个新表，然后输入数据，同样应确保其著录项的一致性。

另外，因为电子档案管理机构所接收到的电子档案类型基本固定，因此，从电子档案的分类方面分析，电子档案管理系统设计者应设置对应分类的著录管理功能，并视档案管理的实际状况将所接收的档案进行分类归档。此功能还可以通过在系统设计时添加一个档案类型管理功能，用来管理不同类型的档案群。著录管理直接对应的模块是档案管理模块，二者之间的关联性较强。因此，进行系统设计时可增加档案群管理模块，以确保系统的档案管理模块功能获得充分实现。

3.3 构建多样化检索系统

在电子档案管理系统的设计过程中，应涉及多条件检索功能，即应提供多种检索模式与检索组合模式，让用户根据不同的操作需求实现精确检索。此功能的设计应以满足用户的不同需求为主，让用户可以根据不同的检索条件选择不同的检索模式或检索组合模式，这不但能加强数据的提取效率，在提升数据利用率方面也能起到一定作用。当用户进行数据检索时，所选检索组合模式不同，其检索结果也应不同；当用户关闭检索功能，其检索模式与检索结果也应随即关闭。对于数据量较大且数据更新较快的数据库，应尽量确保每次检索所产生的结果都不同。

3.4 加强信息实时管理

信息管理模块是电子档案管理系统设计工作中最重要的环节，也是确保电子档案信息安全性的核心模块。信息管理模块的功能应该涵盖信息备份、恢复、输入与输出等。电子档案管理系统中信息的准确性一直是档案管理工作的重中之重，电子档案管理系统是电子档案储存的核心平台，其稳定性与安全性能够在一定程度上提升电子档案的准确性。所以，在进行电子档案管理系统设计时，应对信息管理模块进行多次的重复测试，以防电子档案信息失真。

4 结束语

电子档案管理系统设计的有效落实，不但为传统纸质档案管理体系提供了完善的数据转型平台，以便档案管理工作风险得到有效降低，并有效提升管理工作的质量与效率，同时借助电子档案管理平台，更能够实现电子档案远距离传输与备份的要求，如此极大降低了管理者的工作压力。故而，在论述电子档案系统设计及其功能实现期间，必须明确电子档案管理系统特点及要求，确保防护措施及管理系统构建完善，才能为后续档案管理系统的发展提供更全面的技术保障。

参考文献

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