浅谈如何做好公路工程档案的收集与整理

赵敬

摘要：公路工程施工管理不断优化，工程档案管理也应随之优化。工程档案管理作为公路工程管理的重要工作内容，档案资料的收集与整理是其重中之重。但是从目前来看，我国公路工程档案管理存在一些不足。文章结合笔者实际工作经验，指出公路工程档案收集与整理存在管理意识淡薄、管理不规范、制度不健全等问题，希望通过提高管理意识、规范工程档案资料的编制、加强法制及制度建设等措施不断改善。

【关键词】公路工程；档案收集与整理；问题；对策

我国的公路施工随着经济的发展达到了一个新的高度，发展迅速、规模增大。公路工程档案记录了工程建设的过程，也为后期项目移交、运行提供参考依据，同时也是项目建设的凭证，更具有法律和历史价值。因此，工程档案的收集与管理具有非常重要的现实作用，需要加强工程档案的管理工作。采取积极措施解决现存的问题，提高工程档案管理质量。

1.公路工程档案收集与整理的重要性

首先，交通路网作为城市的动脉，其在城市建设发展中的作用不言而喻。而做好公路工程的档案管理，能够为工程建设施工提供详细的数据知识，优化公路工程建设方案、技术方案，提高工程施工质量，减少工程可能会出现的质量问题与安全问题。其次，对部分城市而言，旅游业是其重要的产业之一，而通过公路工程档案的记录功能，能够较好地对城市旅游各个景点做好统計分析工作，以便相应的政府职能部门对其进行进一步优化分配工作，确保城市的经济效益最大化。

2.公路工程档案收集与整理现存问题

2.1公路工程档案收集与整理不规范

大多公路工程项目的档案收集与整理不规范。主要表现有：首先，工程档案管理脱离于施工管理。承建单位在施工过程中不重视第一手资料，即现场资料的及时收集与整理，现场材料、数据的遗失致使整理竣工资料时无资料可用，导致竣工后档案资料不能准确反映工程的真实施工情况，出现记录不全，数据丢失等问题，如施工日志、施工影像等，尤其是隐蔽工程的施工照片如果当时没有保存，那么后期就无法寻找。其次，表格不统一，模板混乱。建设单位没有下发统一的施工用表，或者表格设计不合理，如需要填写的实际操作和设计要求内容等无法填写，要求填写的数据重叠较多。致使竣工资料凌乱，毫无章法。再次，工程档案归档、存储不规范。如分类不科学，没有按照资料类型进行统一整理，存放，归档，零乱的堆放在一起。不利于资料的后期查找，也不便于作为历史资料进行保存。

2.2公路工程档案管理制度不完善

很多公路工程项目现有的档案管理制度不完善，对档案管理，如收集、整理、移交等没有明确的要求和控制措施，档案管理服务工作不到位。主要表现有：资料收集时不及时，不细致，资料整理和存档未按照档案的管理要求进行，技术人员或者档案管理人员离职时不进行资料交接，更无资料交接手续，导致人走后资料无人管，无处找，甚至被据为己有。另外更缺乏对档案管理的监督机制，过程中无人监督，出现的问题不能及时被发现，出现问题后不能很好的追责和补救。

2.3公路工程档案管理信息化程度低

公路工程项目档案收集与整理信息化程度非常低，很多项目依然采用的是传统的管理模式，未建立信息网络化档案管理系统。常见的管理方式是采用纸质档案管理，新发展的信息化档案管理技术使用的较少，如电子档案、电子签名等。纸质档案需要大量的人员进行整理，不仅耗时、耗力，而且效率也较低。另外，各单位因其意识不到位或者资金的限制，大多未引进信息网络化档案管理系统，无可供使用的软硬件。有些单位即使引进了相应的硬件设备，但是不能配备专业的人才，致使设备被空置，不能发挥其应有的管理和经济价值，造成信息化系统无用或用处小的误解，更不愿意继续投入资金和人力资源发展信息网络化档案管理系统。

3.做好公路工程档案的收集和整理工作

3.1强化公路工程档案收集与整理意识

提高工程档案管理水平，首要任务是强化档案收集与整理意识。首先，要提高项目负责人对于档案收集、整理的重视，配备相当的人力、物力，制定专人负责档案的收集、整理工作。其次，要加强执行人员对档案收集与整理的意识，可通过培训、座谈会等方式加以提高，如对技术人员开展收集隐性工程资料的技能培训，对档案管理人员开展强化意识，提升管理素养的培训。再次，建设单位、监理单位要定期或不定期进行检查和指导，发现问题后及时整改，及时解决，以避免后期出现类似的问题。

3.2规范工程档案资料的编制

现有的工程档案资料规范不统一或者陈旧落后，不能很好的反映现有的工程施工实际。需要不断的更新资料编制规范，统一要求。公路工程建设单位应该联合档案馆，与其合作，编制行业的档案管理规范。在编制过程中要充分发挥设计、监理、质量监督、建设管理等各个领域的专家力量，充分征求各领域专家的意见，借助他们的实践经验，结合现代工程特点，技术特色，编制一套完整的档案资料统一表格，使其既符合施工技术要求，又符合档案管理要求，并作为档案编制规范的附件下发至各个施工项目。

3.3加强法制及制度建设

国家档案法明确规定，建设单位应重视档案工作，将其作为发展规划的重要组成部分。这充分表明了档案管理的重要性。这就要求各单位应由专门的部门管理档案，指派专人负责档案管理工作。与此同时要制定管理制度，规范化管理，明确各级负责人的职责、权限；明确档案管理的具体要求，如怎样收集资料，怎样整理，怎样归档，移交工作的注意事项，违规处理的办法等。建设方和监理应该检查工作内容增加档案管理内容，使其与进度、质量检查同等重要。

3.4 建立公路档案管理数字化系统

数字化档案管理系统，依托网络信息技术，以及现代化通讯技术，实现了纸质档案时代向电子档案时代的转变。数字档案管理系统具有高效的数据分析能力、处理能力，实现了各部门之间的档案管理联动与信息共享，使档案管理工作的效率和质量得到了巨大提升。相关的部门可建设电子档案查询网站，并提供一定不同权限的电子档案查询、取用的服务，实现社会资源高效共享的目的。由于目前互联网信息技术较为发达，数字化档案处理中心能够更为高效地进行档案数据的分析与筛选。只有切实解决了电子档案的录入、纸质档案的转化、电子档案的储存安全的现代数字化三大关键问题，才能更好地保障档案发挥作用，切实为社会与人民群众所服务。

4.结束语

做好公路工程档案的收集、整理等管理工作，有利于提高公路工程的运行效率，提高养护水平，更好的服务于人民。为了更好的解决公路工程档案收集与整理存在的管理意识淡薄、管理不规范、制度不健全等问题。应该从提高管理意识、规范工程档案资料的编制、加强法制及制度建设、加强工程档案收集与整理的信息化建设等方面不断改善，提高工程档案管理水平。

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