高校仪器设备全周期管理与信息化建设思考与实践

赵喜君， 王 野， 孟 莹

(吉林大学 实验室与设备管理处， 吉林 长春 130000)

高等学校“双一流”建设的核心是一流学科建设。一流学科的标志之一是有一流的科研实验室队伍，同时仪器设备的管理水平为建设一流大学提供良好的支撑条件，对于培养一流人才和产生一流的成果意义重大。设备全生命周期管理的核心特征是“模块流程一体化”，既能在管理体系中完成对设备全生命周期的过程控制，又能进行流程模块化的动态管理。

1 互联网视域下全周期管理理念

1.1 全生命周期管理的理念构建

资产全生命周期管理理论是通过仪器设备前期购置、中期维护、后期处置三个阶段的流程管理实现的，也是全生命周期管理(简称：全周期管理)的主要框架[1]。随着“互联网+”的引入，新的理念与方法得到重塑；通过流程化和信息化的管理手段，充分发挥仪器设备全生命周期管理的内涵和外延[2]；前期采购中避免出现重复投资、低水平引进；中期使用中开发设备维修管理模块和调剂调拨管理模块，最大限度延长设备的使用年限；后期处置中最大限度地将无法满足使用需求的设备进行再利用、调剂和残值回收，防止国有资产流失，从而实现高校设备资产投入产出最大化，满足高校的教学、科研等方面的工作要求[3]。

1.2 全生命周期管理的必要性

通过建设多部门协同的仪器设备全周期管理平台，采用集约化、人性化等管理方式，实现统筹化、流程化、模块化管理，完善资产管理制度和评价标准[4]。在思想上提高各级管理人员对设备资产精细化管理的意识，树立严谨的设备资产管理态度，以提高使用效益和使用价值为思想纽带，以账目账户和设备实际使用为管理对象，覆盖全生命周期的各个环节，实现学校设备资产管理集约化和精细化的目标[5]。学校必须做好设备全生命周期各个阶段的具体管理工作，树立以设备为本的意识，实施在线人性化的维护维修管理流程。最终实现了对仪器设备的规范化、科学化管理，保证高校仪器设备在生命周期内可追溯，提高仪器设备的使用效率[6]。

2 全周期管理的思考

仪器设备的全周期管理是指从设备的选购、论证、采购、验收、运行使用、维修保养、淘汰报废、再利用、处置处理。全周期管理信息化建设主要是对仪器设备实行的实时信息与过程的管理。它既是一门技术，又是一种管理理念[7]。

全方位思考仪器设备全生命周期各个阶段的管理过程，防止无用购置和重复购买所造成的闲置资产浪费，提高全周期设备管理的可靠性和稳定性，降低设备闲置率，保证正常运行。

在仪器设备调剂调拨、闲置调剂、处置处理再利用环节上，最大限度地将闲置资产转化为学校的使用效益，从而实现学校设备资产投入产出最大化，满足学校师生对实验及教学设备“安全、可靠、优质、高效、经济运行”的要求[8]。

为实现设备全生命周期管理目标，我校设备管理部门必须全方位提升资产运营管理理念，通过建设多部门协同的仪器设备全周期管理平台，完善资产管理制度和评价标准，提高设备精细化管理意识[9]。

3 仪器设备管理系统全生命周期模块化建设

3.1 购置论证，线上流程衔接化

一般用户(校内教职工)在线提交购买申请，单价超过10万元的贵重仪器设备，在采购之前进行可行性论证，实验室与设备管理处组织相关专家进行论证，分析拟购设备的先进性、适用性以及合理性，分析同类设备数量，并针对高校大型仪器共享平台提出共享使用方案，专家的论证意见可在线流转到招标业务系统，保证仪器设备购置质量。

3.2 招标采购，源头把关严格化

严格把控采购环节，一是提高设备的投资效率，因为它在整个生命周期管理中投资比重最大；二是降低或杜绝低水平引进和重复设备投资建设造成的资金浪费；三是确保设备质量和设备的使用效率。大型仪器设备的采购除了归口学校管理部门的管理、学校资产管理委员会综合评价外，更需要充分考虑学校各类专业委员会的决策以及各学院专业采购小组的规划与采购准备工作，加强管理从源头把好关。

3.3 验收录入，产籍管理便民化

仪器设备管理系统开通一般普通用户，校内教师可利用计算机或手机客户端，随时可提交验收录入申请。提交内容包括新增仪器设备登记、附件增值登记、配件增值登记、信息更正修改、退库处理等。录入环节除仪器名称、单价等基本信息外，还需录入仪器设备的合同照片、发票照片、设备验收照片等信息，以便学校进行统一管理。

3.4 账目账户，数据整理定期化

账目账户模块包括核查盘点、账目修改、数据补充、账目整理等单元，定期账目账户整理能有效提高管理者对于仪器设备分布情况，以及对于不同现状的仪器设备进行统筹安排，提高仪器设备的使用效率和效益。

因信息化和学科发展的需要，各个账户需要定期调整，本系统模块可进行账户合并(拆分、信息修改)，调整账户申请，修改或删除调整账户申请、账户解冻申请，修改或删除解冻申请、账户注销申请、修改或删除注销申请等。

3.5 维护维修，功能提交信息化

系统维修功能包括维修申请、维修验收、信息修改、验收打印、验收备忘等。仪器设备的维修线上流程化和程序化可以有效提高维护维修经费的使用效益最大化，更有效延长仪器设备的生命周期。

3.6 调剂调拨，使用效率最大化

高校仪器设备调剂调拨是仪器设备管理内容的重要环节，也是确保国有资产发挥最大经济效益并且不流失的重要手段。该功能将使用效率低或闲置使用的仪器在网上调剂平台申请闲置调出，经确认公示，由认领单位进行接收。管理系统按照调剂的类别划分，调剂调拨可以分为院内调剂、校内调拨和校外调拨三种途径。高校工作人员流动大，有效地利用和开展调剂调拨工作，可以改善和预防盘亏、盘盈设备状态的发生。因此对于闲置仪器设备的调配工作顺利实施，必会促使全校固定资产的清产核资工作更加容易，账目清晰明了。

3.7 处置处理，线上处理效率化

仪器设备的报废处置工作是整个设备全生命周期管理的最后一个流程，从某种意义上讲，仪器设备报废意味着设备寿命周期的终结。处置处理过程包括处置申报、技术鉴定、审核审批、撤账报备、处理提交、资产评估、公开竞卖、系统销账等。

系统处置处理环节，由一般管理用户(保管使用人)进行提交申请，由单位二级管理员网上进行单据整合，这样大大提高资产处置报废效率。学校严把技术鉴定关，经鉴定分类后，设备主管部门有针对性和方向性地对这些设备进行处理报废或再利用，这样仪器设备可实现物尽其用，也是提高设备使用效益的一种重要途径。

与此同时，新加入报废再利用公示功能，各级单位均可提交拆装教学、维修配件、社会实践等再利用申请，力争实现报废仪器设备的最大经济效益和社会效益。

4 仪器设备管理系统信息化建设成效

为建设双一流大学高校仪器设备管理平台，管理系统重新定义人性化、服务化、流程化的管理理念，一级导航模块设有购置论证、验收录入、维护维修、调剂调拨、处置处理、统计分析、账目账户等多功能线上索引。

(1) 一般个人用户。新升级系统为全校教工开通一般个人用户，统一身份认证，提高了系统开放性和便捷性，在校人员可以登录系统查询设备，提交设备购置申请，提交设备变动申请。

(2) 多级规范化管理。系统采用立体管理模式，建立了学校一级管理员、各业务功能管理岗、中层单位二级管理员、各实验室三级管理员等多级联动管理模式。充分提高系统的先进性和可靠性；重新优化了系统的核查盘点功能，利用网络技术化手段提高年度核查的工作效率和数据统计的准确性。

(3) 延长全生命周期。系统在首页开设了闲置设备调剂调拨公示平台和仪器设备报废再利用公示平台，校内教工可随时在系统内提出设备调剂和再利用申请，从而延长设备生命周期的使用效益。

(4) 其他平台建设。建立了我校低值仪器设备管理平台、吉林大学使用权仪器设备管理平台、吉林大学大型仪器设备共享平台[10]。这些平台的建立可对于不同来源和购买方式的设备进行全范围覆盖式管理。

综上所述，线上流程信息化建设，以及围绕设备全生命周期的模块化管理方式，可以进一步提高各类仪器设备的使用效益，对于加强高校“双一流”建设具有重要意义。

5 思考与建议

关于高校仪器设备全周期管理与信息化建设，有一些思考与建议。

(1) 全周期模块流程岗位负责制。按照系统的不同导航模块，设定专人管理流程，业务人员熟悉系统流程和操作，对负责模块进行日常维护和测试诊断，并不断根据工作特点，实现流程更新和系统微调，保持工作的时效性。

(2) 信息化培训宣传制。为了提高全校教工的系统操作水平，每年定期召开仪器设备管理平台的交流培训活动，利用互联网开设学习交流平台，制作工作演示视频和操作手册，多角度、多频次、多方式提高仪器设备管理的服务意识，提高管理负责人的业务能力，提高全生命周期的管理理念。

(3) 账目账户信息定期梳理。随着发展，所属单位类型变得复杂、单位规模逐步扩大，学校仪器设备系统的单位账目数据的整理工作也需要跟进，以便进一步提高国有资产合理流动和优化配置，推动资产管理布局和结构调整，以及做好国有资产监督管理工作。

(4) 增强中层单位人员管理力度。按照国家简政放权、放管结合、优化服务的相关要求，除了建立有效的体制保障，还应加强中层单位人员管理素质，建立高校设备管理文化，培养积极向上的责任感和使命感，提高使用保管人的管理意识和管理水平。

6 结语

提高“双一流”高校仪器设备管理水平，运用仪器设备全生命周期管理理念，确立有效的流程化和模块化管理模式，加强网络信息化建设，对于提高高校仪器设备的使用效益，增强国有资产(仪器设备)全覆盖管理等方面具有巨大的先进性和延展性。