国有企业档案数字化建设探究

孔瑾

摘 要：国家经济发展中，国有企业是关键性的动力来源。对于国有企业来说，其档案信息资源是其发展进步的重要依据，不仅是知识资源，更是工作人员智慧的结晶，是财富，在国有企业发展决策中扮演着至关重要的角色。随着信息化、网络化等技术发展，纸质档案管理建设不足日渐凸显，为实现国有企业的持续稳定进步，档案资源的数字化建设管理也成为必须要改革创新的内容，因此要紧跟时代步伐，进行数字化档案建设，发挥档案信息资源优势，为国有企业建设发展服务。

关键词：国有企业;档案;数字化建设

对于国有企业而言，档案资源是其业务活动开展的重要依据，也是一种凭证，在企业中是极为重要的资产，处于核心位置。随着信息技术的发展，电子文件大量出现，档案数字化建设也成为国有企业档案管理的重点内容。数字化档案管理中，储存量大，检索便利，传输速度快，并具有开放性、共享性的特点，因此国有企业档案数字化建设具有重要的意义。

1 数字化档案建设概述

数字化档案建设就是利用网络信息技术以及计算机技术对档案进行管理。通过大型数据库系统数字化管理各种档案资料，如实物、科技、财务、声像等[1]。数字化处理有价值的数据信息，科学的加工管理，提高知识资源的利用率，在网络中能够得到随用随取的效果。数字化档案可以整合计算机有序组织的信息资源和可处理信息资源，因此数字化信息管理系统可以作为信息仓库。运用数字技术整理、收集和检索数据信息。数字化档案管理系统还具有全文检索、立卷归档等功能，可以很好的对档案信息资源进行有效的保护。

2 国有企业档案数字化建设的必要性

首先，这是新时期国有企业档案工作的必然选择。如今网络信息技术、大数据快速发展，数据信息量大幅度增加，档案信息资源的数字化建设能够对国有企业日渐增多的数据信息进行有序管理，并将其中有保存价值的信息挖掘出来，明确其中的隐性知识，提高档案数据信息管理的有效性、科学性，也使档案信息的利用率得到提升，这是新时期国有企业档案工作的必然选择。

其次，档案数字化建设是国有企业档案管理现代化实现的重要途径。如今，国有企业档案管理逐步从纸质管理向网络化、电子化发展。档案管理现代化是国有企业依托时代背景发展的全新理念，以现代化的高科技为指导，利用储存、加工、控制等方法[2]，全面实现档案信息资源的数字化建设。同时计算机网络信息技术是档案管理者与利用者之间的桥梁，顺利实现档案信息的查询、检索、共享以及利用，通过档案数字化建设为国有企业档案现代化管理奠定基础。

最后，档案数字化建设能够为科研生产提供有利支持。档案的数字化建设能够实现资源共享，储存工作更加简化，减少冗余出现[3]，达到互联互通的效果，能够为国有企业的决策、生产、经营以及科研等提供支持，实现高效、有序的工作。而在信息化的社会背景下，国有企业要想保持自身实力与竞争力，也需要积极加快档案服务机制的建立，全面推进档案数字化建设，更好的应用信息化社会带来的挑战，为档案工作的发展以及国有企业的进步提供支持。

3 国有企业档案数字化建设的策略

3.1 强化档案数字化建设的领导与支持

国有企业档案数字化建设是为提高企业效率，强化领导决策与管理效果，要将档案数字化建设纳入到议事日程中，作為国有企业信息化建设的重点进行把握，明确国有企业信息化建设中主管领导的责任以及管理人员的权利义务，加强人财物等方面的支持，为档案数字化管理提供保障。

同时将档案数字化建设的资金列入到国有企业各项经费预算中，设置专门的档案数字化建设资金，并为档案室重新配备计算机、扫描仪、光盘、移动硬盘、管理软件等[4]，同时依据档案数字化建设的实际需要对相关设备进行更新换代与升级，使其满足新时期档案数字化建设需要。此外国有企业档案部门要积极与领导沟通，获得领导支持，从而顺利推进国有企业档案数字化建设。

3.2 完善统一的数字化建设标准与规范

在国有企业档案数字化建设中，要有明确的标准和规范体系，为档案数字化建设效果奠定基础。要结合国有企业档案管理的特点对相关内容以及规则进行制定。如选择调试设备、场地环境要求、人员培训等。数字化过程中涉及原文类型选择不同颜色的数字化扫描方法，找到合适的图像分辨率，对扫描亮度以及色彩位数进行确定。图像处理时，要选择图像区域，清理修补图像画面，调整色彩、处理锐化[5]。不同时间的档案需要有规定的号码，同时明确档案录入数据库前的整理规则、不同环节管理制度等，所有这些工作都需要正确、有序的推进。

3.3 积极建立优质的档案数据库

在档案数字化建设中，档案信息数据库的建立是核心内容，利用网络化平台实现信息的传递与交流。档案数据库主要分为目录数据库、全文数据库两种。目录数据库就是介绍开放档案范围、目录、检索途径，展示馆藏内容。全文数据库是将档案文件资料完整的载入，使用者可以通过网络获得相关的档案信息。档案数字化建设通过集合数据建立数据库，档案信息组织形式也发生变化，从线性管理换变为网状结构，利用信息、智能化技术，通过自然、人工语言等服务用户。

3.4 提高档案数字化建设的安全性

在国有企业档案数字化建设中，安全问题是十分重要的内容。在数字化设备在保存、传输、利用过程中都可能出现安全风险。国有企业的档案信息是严格保密的，因此在档案数字化建设中必须要做好安全保密工作。

首先要提高档案管理人员的安全意识，避免由于人为因素造成档案信息保存、传输以及管理中出现安全漏洞，严格按照工作制度操作，防止档案数据丢失、损坏和篡改。其次要建立档案保管的双套制度，国有企业的数字档案、纸质档案都需要备份。同时结合国家档案馆的方法，建立异地备份库，将重要的档案异地备份，保证档案不论在何时、何地、何种情况下都是安全的。最后，国有企业的档案部门要建立数字化的管理制度，为保证档案信息资源的安全，要对用户档案信息的查阅权限进行严格的控制，在网络上不存放限制使用、机密性的档案信息，避免被网络黑客盗取、泄露。

3.5 强化档案人才水平

档案数字化建设管理涉及到很多先进的档案管理知识与技术，如计算机扫描技术、储存技术、数字影像处理技术等，这对于档案管理人才的要求也是比较高的。因此要建立复合型、信息化的专业人才队伍，积极引进高校的高层次专业人才，转变过去国有企业档案部门的人才困境。同时对于在岗人员要加强再教育，使其档案信息化建设管理的水平得到提升，能够积极应对各种管理问题。此外到其他管理先进的单位学习，引进先进的档案信息化建设经验。

4 结束语

总而言之，国有企业档案数字化建设不是一朝一夕就可以完成的，这是一项长期、复杂的系统性工程。因此作为国有企业的相关领导要带头重视，提供人财物方面的支持，创新工作方法，利用信息化社会的优势，发挥网络技术手段，全面推进档案数字化建设进程，进一步优化国有企业档案管理水平和利用率，为国有企业的持续稳定进步提供支持。

参考文献

[1]蓝玉超.国有企业档案数字化建设面临的主要问题及对策[J].管理观察，2014（14）：150-152.

[2]艾迎东，季健.浅析国有企业档案管理存在的缺陷、不足及应对措施[J].黑龙江档案，2017（02）：87.

[3]陈艳艳.加快数字化档案建设促进国企可持续发展[J].城建档案，2016（11）：24-25.

[4]修云洁.对国有企业数字化档案建设相关问题的思考[J].黑龙江档案，2016（05）：58-59.

[5]修云洁.对国有企业数字化档案建设相关问题的思考[J].档案天地，2016（03）：55-57.