新时期行政事业单位档案管理探讨

张鹏

摘 要：随着社会的发展，网络的普及，行政事业单位中的档案管理工作面临着很大的挑战，现行的管理模式无法满足新时期对档案管理的需要，面临着改革创新的紧迫问题。要从人员素质、技术创新方面入手，将档案管理工作进行优化、创新，提高管理水平。

关键词：行政事业单位;档案管理;弊病;创新措施

1 行政事业单位中档案管理工作的作用

1）档案管理的概念。档案管理是对相关材料的信息进行收集分类，并对这些材料进行相应的管理，对相关使用者提供相应的服务等，这类工作统称为档案管理。

2）档案管理工作的作用。行政事业档案管理在行政事务工作中，占据着重要的地位，起着重要的作用，为决策提供相关的参考资料，确保决策过程中有充足准确的信息;涉及到职工的权益，档案管理部门可以为相关人员提供证据。

3）档案管理工作质量好坏的影响因素。档案管理工作质量的高低和发挥作用的大小，与三个因素直接相关，一是管理人员的业务素质;二是档案本身的质量;三是行政事业单位所处的环境以及工作性质。

2 档案管理工作存在的问题

1）基层工作人员业务素质无法满足需要。在档案管理工作中，人员素质直接决定着工作质量。档案管理工作专业性很强，对从业人员的业务能力要求很高。在网络时代，管理人员业务能力不能满足需要，工作人员对新技术的普及速度准备不足，无法掌握相关的操作技能，导致工作效率低，无法快速、圆满的完成工作。

2）对档案管理工作的作用认识不足。目前个别人认为档案管理只是对材料信息的一个整理、存档过程，对档案管理的作用没有一个正确的认识，档案管理工作对职工的正当权益的维护的重要性认识不足，对档案管理工作的人力、财力的投入不足，使档案管理工作长期处于一种被忽视的状态。

3）管理制度不完善。档案管理工作的特殊性，需要有一套完善的制度来保证，我国的行政事业单位的档案管理工作也进行了一系列的完善与创新，档案管理制度也得到了一定程度的完善，但在一些管理细则方面，还不能满足新时期对档案管理工作的需要。

4）信息化水平低。网络技术的发展为档案管理提供了许多先进的手段，提高了档案管理工作的实效性;但目前仍然以传统的管理方式为主，对新的管理方式采用不积极的态度，使相关信息的整合效率很低。

5）安全意识淡薄。有很大一部分工作人员对档案管理的机密性和防范措认识模糊，操作过程不规范，隐患严重;没有安全、防范意识，没有意识到这些档案信息一旦泄露，会对国家社会经济造成的危害。

3 完善档案管理的措施

1）加强人才培训与引进。档案管理工作对从业人员的素质要求是多方面的，要有正确的人生观，价值观;具有较高的职业素质，为用户提供优质的服务、提高档案管理水平;在业务能力方面，要有扎实的专业理论，与时俱进，勤奋好学。

在工作中要重视引进专业人才，对档案管理工作健康、快速发展是必要的，对一些愿意加入这个领域的优秀人才，要给他们创造一个发挥才能的环境，同时也要给他们提供更好的薪酬以及激励制度，才能吸引和留住人才。

2）强化档案管理工作重要性的教育。要认识到档案管理的重要性，相关单位的领导、领导集体以及相关的工作人员，必须有一个统一的认识，要从自身抓起，身体力行，对档案管理工作给予足够的重视，确保档案管理工作的人力、物力资源的投入，从软、硬件两方面确保档案管理工作的顺利进行。要通过宣传、培训等方式，使这些基层人员了解档案管理工作在行政事业单位管理体系中重要性。

3）完善管理制度，促进档案信息的标准化。完善档案管理制度，确保档案管理工作有据可循，遵守档案管理流程，档案管理制度才能发挥应有的作用。

随着网络技术的发展，一个部门的档案信息与全国，甚至是全球的信息联结在一起，档案工作必须进行标准化、规范化的建设，档案信息的收集、整理、编排、检索等必须统一标准。对现行的档案管理工作制度，要進行细则化，制定到各个工作环节中，确保各环节工作效率以及正确的方向。

4）加强档案管理的信息化水平。行政事业单位的档案管理工作向信息化方向转变是必然的趋势，服务方式 会有变化，就有了很大的发展和创新空间，大量的档案信息形成了海量的、准确性高的电子信息，所服务群体是全方位的，这就要求在档案管理工作中，要将用户对信息需要方面进行考虑，为广大用户提供一个信息检索平台，使用户可以快速、简单的获得所需的信息。在档案管理信息化服务过程中，利用网络技术，档案服务做到远程服务，做到跨越空间以及时间的信息服务。

5）加强档案管理的安全意识。现在部分外国敌对势力贼心不死，对我国的发展虎视眈眈，窃取情报和人员信息，是他们采取的敌对措施之一;另外档案信息主要是提供服务，这就有保密与利用之间的相互关系，使保密与利用不发生冲突。利用要有时间、地点、范围、程度的限制，只进行保护而不允许利用，就失去了档案管理的初衷，利用必须是在保密基础上进行，保密与利用两者是相互协调的，这一点也是档案管理的准则。

4 档案管理工作的创新

目前，行政事业单位的档案管理工作面临着一个新的发展机遇，结合日益成熟的网络技术，档案管理工作要在开拓创新的环境中发展自己。档案管理工作的创新，要面对现实，处理好以下几个关系，开拓创新才会真正的落实，而不是一句口号。

1）创新与基础的关系。一切创新都是在旧的基础之上的进行的，档案管理工作在我国历经了几十年，形成了现在的管理模式，积累了一些经验，随着社会经济的发展，崭新事物的出现，这就要求我们在目前基础上进行创新发展。创新不是空中楼阁，它是在历史遗产的基础上进行的，只有研究、总结过去 ，结合现状，展望未来，才能在发展中取得突破。

2）创新与现实的关系。创新的目的是为了解决实际问题，现在的档案管理工作中出现的问题，主要是由于计划经济向市场经济转变中，很多工作没有经验。要解决这些问题，就要从实际出发，以发展的眼光进行工作中的创新与完善。

3）创新与学习关系。创新是经验、知识的积累;知识是需要学习，而经验则是实践的积累，所以说，知识的学习与经验的积累是创新的前提与基础，最终目的就是将工作做得更好。档案管理工作即要学习本专业的知识，积累成功的经验与方法;也要学习相关专业知识，借鉴其它专业的经验与方法，尤其是在网络日益普及的今天，将网络技术与档案管理工作相结合，才能适应新时期的档案管理工作的需要。

4）创新与实践的关系。创新，并不是与以前的工作方式不一样，创新一定要经过实践的检验，证明这种方式是比以前的方式更有效，对事业的发展效果更好，才能证明这是创新，创新必须通过实践的检验。

5 结语

行政事业单位的档案管理是政府发挥职能的重要部分，现阶段档案管理工作要摒弃以前的管理弊端，结合网络技术，不断进行创新，使档案管理工作科学化、实效化、标准化以及信息化，构建起一套完整的管理制度以及管理模式，保证档案管理工作的高效、精准运行。

参考文献

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[2]刘东晓.行政事业单位档案管理创新探讨[J].文存阅刊，2018（3）.

[3]杨辉.行政事业单位会计档案管理[J].人力资源管理，2018（1）：206-207.