审计档案管理的地位作用和方法

熊冠华 戚国炜 崔景源

摘 要：审计档案可以反映审计工作的实际过程，不仅可以衡量审计工作的质量，还可以反映和验证历史。提高审计档案管理的水平，加强审计档案管理工作的专业化和标准化，有助于提高审计项目的总体效率。近年来，我国审计档案管理水平有所提高，但仍有一定程度的不足，需要采取有效的对策来不断发展和提高。基于此，本文对审计档案管理的地位作用和方法进行研究，以供参考。

关键词：审计档案管理;地位;作用;方法

处在当前社会改革和经济发展持续深入、新兴科技迅猛发展的新时期，审计工作的环境正在发生深刻变革，审计档案管理工作也面临着新的发展环境。因此，十分有必要把握审计档案管理的现状，结合当前审计工作环境，查找目前存在的不足和差距，以寻求新时代审计档案管理工作的发展路径和契机。

1 审计档案管理的地位和作用

审计档案存储大量审计信息资源。一是审计档案具有专业性，审计文件按照既定的审计程序和方法形成，含有会计、财税和法规政策方面的信息，具有较强的专业性;二是审计档案具有可靠性，审计的作用本身就是审核各种事项，以查出可能存在的舞弊现象，据此形成的审计文稿具有可靠性;三是审计档案具有历史性，一份审计底稿反映了当时的审计情况，当某一时期的审计底稿汇集起来，便可以从中找出事件发展规律，反映社会经济运行状况，成为历史的记录者。

2 目前审计档案管理工作中存在的不足

目前，审计档案管理存在五个方面的问题。一是档案管理意识薄弱，对审计档案管理工作的重视程度较低;二是审计档案管理制度欠缺，缺乏健全完善的审计档案管理体系;三是审计档案管理信息化建设落后，现代化和信息化水平较低;四是审计档案管理队伍整体素质较低，综合素质不高;五是审计档案开发利用程度和效果欠佳，信息服务能力不足。对此，新时代审计档案管理工作需要进一步强化档案管理意识、完善管理机制、加强信息化建设、加强复合型人员队伍建设和创新服务模式。

3 加强审计档案管理的方法

3.1 强化审计档案管理意识，加强审计档案宣传工作

审计档案管理是整个审计作业流程的重要组成部分，涉及审计工作中的所有流程。审计档案管理工作的成效高低，最为关键的是领导层是否高度重视、有力支持以及各个部门、业务科室的是否积极高效参与。因此，要将档案管理纳入到宣传工作内容中，作为常规性的重要工作来进行。经常利用参观学习、会议、典型事例宣传和派发档案宣传手册等各种形式，开展形式多样的档案管理宣传，大力宣传档案管理工作的重要价值和现实意义，以增强全员的档案管理意识。通过宣传，使全员都能够充分认识到审计档案管理工作的必要性和重要性，充分认识到档案管理所发挥的重要作用及其在管理体系中的重要地位，充分认识到档案管理与企业的可持续发展息息相关。以此来形成一种人人重视档案、个个珍惜档案的良好氛围。

3.2 完善审计档案管理工作流程与制度规范

审计部门和审计人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》等法律法规的相关要求和规定来进行档案建立、形成和归档。审计部门要建立明确的规定来明确文件创建和存档的具体操作内容和顺序。审计人员必须按规定整理文件资料，遵守装订规范，及时建立和补充必须要素，确保审计档案的合规性、完整性和及时性。加强审计档案管理流程控制制度，按照规定进行文件查询、临时调度等管理任务，设立不同层级权限以保证可以多次进行文件审核，避免文件内容损坏和丢失而影响文件数据的完整性。

3.3 加强审计信息化建设，推进档案数字化

审计信息化建设必须重视审计档案收集整理与数字化。与审计工作相关的材料收集与整理是有序开展审计档案数字化的基础。在材料收集整理过程中，既要明确各样态审计档案的收集重点和难点，还要注意保证材料的规范性和及时性。规范性就是要严格按照最新的审计档案范本进行整理。及时性就是要坚持“谁审计，谁立卷，边收集整理，审结卷成”的原则。档案数字化意识要贯穿审计档案建立的全流程，及时利用计算机技术对审计档案进行信息化处理，建立电子档案和信息数据库。虽然目前对审计档案全面进行数字化处理仍有困难，但可以将具有较高利用价值的审计档案提前进行数字化处理，完善计算机检索系统和数据库系统，同时提高审计档案管理人员的相关计算机水平。

3.4 加强软硬件建设，夯实审计档案开发利用基础

审计档案信息资源开发利用要一手抓档案资源软件建设，一手抓档案管理系统硬件建设，提供信息化、规范化、标准化服务。按照“资源为先，标准规范，整体推进，分类实施，确保安全”的原则，统筹规划，务求实效，积极推进数字档案室建设，升级改造原有审计档案管理系统。推广普及网上查询软件，多渠道宣传网上查询知识及流程规范。同时，要提高档案人员专业技能水平，通过培训、研讨等多种形式，培养掌握整体开发、分析研究、运用现代信息技术手段等能力，全面提高其运用多种技能开展档案工作的能力，提升档案人员整体素质水平。

3.5 转变观念，用好审计档案

一是用于自身建设。审计部门领导要以审计档案形成为契机，加强对审计人员素质的培养，提高审计业务管理水平。同时，审计人员还要梳理年度审计资料，依照审计对象的性质，汇总年度审计工作数据，将具有普遍性或针对性的审计项目作为案例，深入分析，为今后审计工作提供经验总结。二是用于审计参考。审计项目结束后所形成的审计档案，是审计部门提高审计质量的重要参考依据。不论是对以前审计发现的问题，还是对同类审计项目发现的问题，都可以通过查阅审计档案的方式来查找审计参考，提高审计效率。三是用于资源共享。近年来，纪检、财务、干部、营房等部门来调阅审计档案已成常态。这是审计工作落实“有效覆盖、有效监督、有效服务”的具体体现，促进了审计档案成果共享。审计部门要以此为契机，积极支持、主动配合，做到档案资料提供完整、及时，同时还要提出保密和使用要求，保证及时归还。对机关在使用审计档案过程中提出的问题要勇于正视，及时给予解答，对发现的疏漏要采取补救措施，努力降低审计工作风险。

3.6 提升管理，丰富审计档案开发利用

一是改进审计档案存量管理。根据各类审计档案查询频率和密级要求，做好档案信息资源分级分类管理，加快涉密档案筛查和挂库上网，开放普通文件查询，优化涉密文件审批。二是加强审计档案的齐全性。保证传统图片、照片、声像等电子档案存储的多样性和各类档案格式及电子元数据的完整性。通过规范存量档案数字化副本、增量档案电子化数据格式，建立联网审计、大项目审计综合作业平台与数字档案室应用系统的链接，实现档案资源多元化，充分利用檔案数字化成果，提高审计档案开发利用效率和效益。

4 结束语

在审计档案管理工作中，要继续进行审计档案管理的学习和培训，以提高对审计文件管理的重视。加强审计档案管理设施建设水平，将审计档案管理工作添加到标准化管理范围内，以提高审计档案管理工作水平。

参考文献

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