郝进仁
摘 要:新时期背景下,传统的档案管理方式已经难以适应事业单位快速发展的步伐,暴露出愈来愈多的弊端。基于此,新时期事业单位档案管理的改革与创新便成为了当务之急,本文试探究事业单位档案管理改革与创新的策略,旨在为今后现阶段事业单位工作的顺利开展提供理论支持。
关键词:新时期背景;事业单位;档案管理
档案管理即围绕着档案展开的一系列相关工作,是对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,“其中包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案检索、档案统计等,具有管理性、服务性、政治性。”[1]对于事业单位而言,档案管理不仅是其开展管理工作的基础保障,更具有十分深远的价值意义,直接关系到事业单位的整体发展水平。新时期背景下,传统的档案管理方式已经越来越不能与时代步伐相接轨,事业单位的档案管理工作不断暴露出弊端,亟待解决和改善。新时期背景下探究现阶段事业单位档案管理的改革与创新将成为必行之举,只有针对事业单位档案管理目前存在的问题进行分析并着手处理,才能进一步提高档案管理的水平。
1 现阶段事业单位档案管理的现状
1.1 现阶段事业单位档案管理缺少相应制度
制度是各项工作开展的依据,既是规定,又是方法,如果没有一套科学完善的制度作保障,那么工作人员往往会势如散沙,出现权责不明、职权重叠等情况。目前现阶段很多事业单位在档案管理方面并没有采取制度化管理,甚至没有建立一套完整科学的制度体系来对档案管理工作进行规范,“这就导致档案管理工作人员在具体执行操作的过程中较为随意,流程上难以统一、具体、规范、合理,因此造成混乱无序的问题,为后续工作的开展也带来了一定困难。”[2]究其原因,大部分事业单位领导者没有对档案管理的重要性形成正确意识,导致其忽略了档案管理工作,使其不能发挥自身的价值作用。
1.2 现阶段事业单位档案管理缺少专业的管理人员
目前现阶段很多事业单位对档案管理工作都存在错误的认识,以为档案管理即把档案资料存起来备用即可,实则不然,档案管理工作包含了收集、整理、鉴定、保管、检索等一系列操作,对于其工作人员的专业能力和业务水平有着极高的要求,然而现阶段大部分事业单位的档案管理工作人员都缺乏专业性,有的工作人员甚至是从其他部门调来“滥竽充数”,这就导致档案管理工作出现了材料收集不全面、填写方式不够规范统一、档案管理效率低下、档案材料丢失遗漏等情况,专业程度无法满足事业单位发展需求。
1.3 现阶段事业单位档案管理缺少信息化手段
新时期背景下,互联网的应用已经渗入了各行各业的方方面面,互联网信息技术的高效很大程度上提高了工作效率,保障了工作质量。然而现阶段部分事业单位在档案管理工作方面没有进行较大投入,依然采取传统的管理方式,如今事业单位的快速发展使得档案管理工作的难度增大,传统陈旧的管理方式和人员配置上的不足导致档案管理工作十分繁重,因此效率低下,亟待提高其现代化、信息化、网络化、大数据化、智能化管理水平。
2 新时期事业单位档案管理的改革与创新策略
2.1 建立科学完善的事业单位档案管理制度
制度恰如人之脊梁,是各项工作开展的基础保障,事业单位档案管理工作要想进行改革与创新,就必须先从制度体系着手,建立一套科学完善的事业单位档案管理制度,为此,“事业单位的领导者以及档案管理的工作人员应该首先对档案管理工作的重要性有着充分且明确的认识,事业单位应对档案管理工作给予高度重视,继而制定出一套完善合理、科学严谨的制度体系”[3],为档案管理人员明确工作职责与流程,使其权责清晰、责任落实到个人,一旦出现问题能够立即找到责任人并着力解决,同时利用奖惩机制对档案管理工作人员进行激励和督促,使其能够全身心投入到工作中,高质高效地完成自身任務。
2.2 建立具备高素质高水平的精英团队
事业单位档案管理是一项细致繁复的工作,对于工作人员的专业水平和能力要求非常高,基于此,在事业单位档案管理工作人员的任用方面,领导者要秉承高要求、高标准的原则,“同时加大对工作人员的培训力度,使其在不断地学习交流过程中提高自身的能力,从而保障工作的规范性、统一性”[4],另一方面,事业单位的领导者应该着力建立一支具备高素质高水平的精英团队,以老带新,加强团队的整体协调性和专业程度,继而提高档案管理的工作效率和工作水平。
2.3 加大对档案管理工作的投入力度
新时期背景下,档案管理工作也要实现网络化、信息化、智能化、大数据化,只有这样,才能促使档案管理工作进一步改革和创新,为此,现阶段事业单位领导者应该加大对档案管理的资金投入,将互联网信息技术引入到档案管理工作中,改变过去传统落后的纸质化办公模式,利用互联网信息技术强大的信息收集、存储、分析功能以及其分享信息的时效性特点,能够更好地实现档案资源的共享,并且保障了信息存储的完整性和便利性,极大程度地提高了工作效率。
2.4 加强对档案管理工作的督促
档案管理绝非一劳永逸的工作,而是需要不断加强和完善,为此,事业单位应该加强对档案管理工作的督促,确保工作人员的专业、负责、规范,针对当前现阶段档案管理工作存在的一系列问题,事业单位可以做好整体规划,定期或不定期地进行监督审核,及时发现档案管理过程中存在的问题,并提出相应的整改策略,杜绝出现填写不认真、不统一等情况,保障档案管理工作的专业有效性。
3 结论
作为事业单位重要的工作环节,档案管理具有不可或缺的价值意义,然而目前现阶段的档案管理工作尚处于不够完善成熟的阶段,存在诸多亟待解决的问题。基于此,现阶段事业单位应加强对档案管理工作的重视程度,制定科学合理的制度体系;建立一支高效的精英队伍;提高档案管理工作的现代化水平;加大监督管理的力度,只有这样,才能保障档案管理工作的高效性、规范性,使其能够符合新时期的发展特点,为事业单位的后续工作开展奠定基础。
参考文献
[1]宋雨桐.新时期事业单位档案管理的改革与创新[J].兰台内外,2019(13).
[2]黄芝琴.事业单位档案管理的现状及对策分析[J].现代国企研究,2018(22):09.
[3]高慧艳.试析事业单位档案管理工作的新思路[J].办公室业务,2019(05):318.
[4]郭明.事业单位档案管理的重要性及优化策略[J].大众投资指南,2018(13).