机关单位档案管理的浅谈

郑真津

摘 要：档案管理是机关单位管理工作中非常重要的一部分，为机关单位各项规章制度的出台和制定提供了管理的参考依据。因此，管理工作人员需要以专业的技能、手段和极高的职业素养协同相关部门的有机配合才能将工作质量提高，以此服务于机关单位的运营及发展。随着档案形态的多样化，收集途径多元化，以往的传统档案管理已经难以胜任如今的工作需求。因此，以新时代为背景，在对档案工作要求更精细、更专业。本文就当前档案管理的现状进行分析，并浅谈管理工作有效措施。

关键词：机关单位;档案管理;分析

1 档案管理工作的意义

档案管理工作是机关事业单位工作中重要的环节，是一项集服务性质、政治性于一体的工作，它的意义在于对有用信息、历史文件等的管理。档案管理的工作质量反映了各机关单位的综合水平，是一个单位健康发展的需要，也是衡量业绩与管理水平的尺度，可以为高层决策者提供最直观的整体运营情况，以便在调整战略和决策时有所依据。做好档案管理工作，不断更新档案管理的理念和方法，探索和发展新的管理手段和模式是管理人员的工作重点，因此要加强机关事业单位的档案管理。

2 档案管理工作现状

随着社会的快速发展，就当前机关单位实际现状来看，日常管理工作上产生的各类文件资料数量越来越多，同样面临的问题也层出不穷，已经不能适应快速的社会发展，对工作开展造成一定的制约。现如今档案种类多样化、电子公文、软课题越来越多，加之我机关单位对职能部门越化越细，档案工作要求越来越专业、细致。档案很多时候归档不及时、丢失，对工作造成很大的制约。而一些部门档案工作人员自身对档案工作没有高度重视，缺乏责任感和工作态度，造成档案管理工作进度受到约束、缓慢。为了便于之后在工作上各方面的利用，我机关单位对著录、分类也更精细化。而部分传统档案里面著录方式过于简单、分类过于混乱，导致很多档案利用效果大大降低。因此，为了机关单位能够紧跟社会发展的脚步，必须采用合理的手段，做好机关档案管理工作。

3 目前档案管理工作的不足之处

3.1 管理制度体系不完善

由于我国的档案管理制度缺乏完善的制度体系。主要体现在机关档案管理从收集、整理、移交等工作缺乏合理分工，责任不明确，岗位落实不到位，缺乏系统化的流程管理，造成归档不及时，保存不完善、遗失等严重现象，导致档案管理工作无法规范化进行，在很大程度上会制约档案管理工作的有效进行。

3.2 管理工作认识不足

档案工作并非简单对某件事的记录和总结过程，其实档案的记录有着明确且科学的模式和要求，在形成档案后，对其收集、分类和管理的意识也不足。部分单位的高层管理人员对档案管理的必要性认识不足，且缺少相应的技术、资金支持，从而无法更新设备和技术，因此档案仍然以传统的人工整理分类记录的方式管理，导致工作效率非常低。

3.3 档案收集不全面

部分机关单位只注重文书档案的整理归档，对一般档案不重视，特别是一些科研类、图表类、声像类、实物类、电子类等文件材料归档不及时，这期间档案管理人员如果出现调岗、退休等情况，那么这部分档案不可避免的发生漏归、遗失等情况。后期需要查找该档案会有很大的难度，造成档案丢失的风险，同时也不利于單位档案的全面建设。

3.4 档案管理人员的专业相对较低

随着社会的进步，档案工作已不再局限于简单的分类整理，而是向现代化迈进，由此对档案工作人员的自身专业素养也提出了更高的要求，不仅要具备迅速掌握学习新知识的能力，还要保证适应单位发展需要、跟上时代形势。但遗留下来的机关单位档案管理制度较为落后，专职档案管理工作人员的专业素质参差不齐，导致工作效率不高，管理不够规范等。

4 档案管理工作优化措施建议

4.1 建立健全各项规章制度

完善机关档案的制度建设，加强档案工作规范化、标准化及依法规范管理。并结合档案管理的现实需要，充分体现出档案管理制度的可操作性。在制定本单位的档案管理制度时，在依托我国、地方的档案法律规范上，结合实际工作，制定行的制度规范。这样，才能够充分体现出档案管理制度的规范性和合法性。

4.2 档案管理方式的创新

为了全面推进档案管理的制度化，最重要的一点就是要创新管理方式，并将传统的实体档案管理成功转向为信息档案管理，并充分计算机和网络技术，使机关档案信息的数字化程度有效提高，并使数字化档案建设的整体力度加强。从而实现机关档案管理工作和信息化技术的科学对接，创新档案管理方式，一方面对提高档案管理的整体质量水平有利，同时也可以使机关单位的竞争力提升。

4.3 提高档案管理人员的素质

档案管理是一门专业性很强的工作。必须充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高，通过各种形式对档案管理人员进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使他们充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。

5 结束语

综上所述，档案管理工作是机关事业单位健康发展的必经之路，我们必须加强对档案工作建立健全的档案管理体系，提高档案管理的重要性。同时也能提升档案管理水平综合效果，进而为机关单位在日后管理档案的质量及水平进一步提高。

参考文献

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