提高档案管理科学化水平的路径选择

陈向平

（武平县档案局）

档案对于一个企业或部门单位至关重要，它是出现违法违规行为或者考核奖励时重要的依据，档案管理的好坏关系到一个企业或部门的工作效率，如工程结算时，如果档案管理出现差错极易导致最终的结算结果不准确，最终导致各方的利益都受损，因此必须提高档案管理的水平，通过创新工作方式方法，利用新的科学技术，创建和完善科学化的档案管理环境，达到更高更科学的档案管理目的。

1 提高档案管理科学化水平遇到的问题

1.1 原始数据的连续性不高

目前虽然很多档案管理的方式是利用信息技术结合计算机系统进行电子信息化处理，但是在这个过程中由于涉及数据多，类别较为复杂，加上大量的原始数据需要人工输入并核对，极易在档案管理过程中出现数据错误、漏录等情况。同时由于电子化信息档案要以计算机系统为基础，如果计算机系统初始状态或者在录入过程中出现问题，或者备份不及时，在出现意外时则极容易造成档案的原始信息出现问题，使得原始数据缺乏连续性，造成档案信息不全面，导致档案管理体系不科学，最终影响整个企业或部门的正常工作。

1.2 科学化进行档案管理的意识不高

无论是以前的手工录入档案还是现阶段的信息化档案管理都需要人工进行操作，但是在整个提高档案管理科学化水平的过程中，管理人员习惯了原有的手工模式或者只是一般的电脑操作，对于科学化进行档案管理的意识并不高，整个管理过程都只是一个增加、查找、删除信息的过程，对于整个企业或部门的运行效率并没有明显的提高。

1.3 过多的依赖软件进行管理

在档案管理信息化过程中，越来愈多的管理人员依赖于软件进行档案管理，软件的管理可以有效的提高档案的查找效率，节约纸质存档的空间，对档案能够及时的做出更新与分类，但是人们往往忽略了软件自身存在的问题，如有问题的档案信息不能够自动分析，软件安全问题带来的档案信息泄漏等，还有在不可抗力或突发状况下，如地震、停电等，这些缺陷都会直接影响档案管理工作，跟不必说还要科学化进行档案管理。

1.4 没有完善的档案科学化管理的评价体系

在提高档案管理科学化水平的过程中，虽然有些企业或部门单位会有备份等行为，但是仍然存在很多企业或部门单位对会发生的意外情况考虑不够完善，甚至并没有考虑，导致整个科学化管理只是纸上谈兵，不具有可操作性。例如在财务结算档案管理过程中，档案管理部门对超出预算的支出成本归于档案管理人员或其他一般人员的人工或其他费用支出，从而让整个档案管理的科学化体系失去真实性。同时加上相关工作人员的科学化管理水平意识不高，整个档案管理未形成完善的科学化评价体系，不仅造成档案管理科学化水平不高，甚至在一定程度上还会影响企业或部门单位的正常工作。

2 提高档案管理科学化水平的措施

2.1 改变传统档案管理观念，合理使用先进的管理技术

提高档案管理科学化水平的第一步就是要先改变传统的档案管理观念，通过宣传教育、集中培训等方式，让档案管理人员，甚至其他人员都能够充分意识到科学化档案管理的重要性，只有先树立正确的科学化档案管理观念，优化档案管理体系，才能够更好的提高档案管理科学化水平。除此之外，还要对档案管理人员的技术进行不定期的培训，适当引进新的档案管理技术，让档案管理员除了对档案进行必要的增删改查，还能够提高档案管理水平，合理使用管理技术，提高网络的使用效率，减少不必要的存储空间，让管理人员能够通过新的计算机技术实现动态化监督与管控，提高档案管理科学化水平。

2.2 建立健全的档案管理制度

建立健全的档案管理制度是保证档案管理科学化的重要基础，也是提升整体工作科学化水平的重要方式。完善的档案管理制度能够提高答案的管理效率充分保证档案管理部门能够充分发挥自身职能，保证档案管理部门的组织机构有效完整，推动档案的分极化管理。同时完善的档案管理制度不仅能够让档案管理人员自觉遵守相关的管理规定，按照制度要求进行有效的、合理的档案处理，提升管控质量，还能让整个企业或部门单位能够相互协作，在遵循制度的原则下，相互配合提高工作效率，而其中的绩效考核更是能够提高管理工作人员的积极性，能在一定程度上更好更快的提高档案科学化管理。

2.3 提高档案管理人员的综合素质

档案能否科学化管理档案管理人员的素质高低很重要，直接决定了档案管理工作的合理性、有效性。首先可以聘用专业的高素质的优秀的档案管理人员，或者对原有的管理人员进行不定期的技术培训，提高管理人员的管理技巧，适应科学技术的发展。其次对档案工作进行明确分工，每个分工岗位由专人进行操作，而不仅仅是少数几个人全包全揽，这样有助于档案资料在管理过程更具独立性、准确性、完整性，进而全面的提高档案管理科学化水平。

2.4 创新档案管理方式，创建开放性服务体系，做好创新评价工作

无论是传统的手工档案管理还是信息化后的电子档案管理都需要针对所有资料进行分门别类合理存储，因此创新档案管理方式势在必行，在原有的基础上，创建科学化合理化的管理体系，优化工作机制，提升档案科学化、信息化管理水平，充分发挥档案管理在合理配置资源，科学整合资源的作用。接着以创新的档案管理方式为基础，创建开放性档案管理服务体系，适当拓宽档案管理工作范围，利用科学化、合理化更具操作性的工作方式进行管理，通过在服务中发现不足和问题，采用合理的方式解决，进而更好的为企业、为单位、为他人进行档案服务，增强档案管理工作的有效性、可靠性和科学性。最后，在上述前提下做好创新评价工作，根据评价工作要求，合理使用科学技术在先进的档案管理工具以及方式的基础上，提升整体的档案科学化管理水平，增强档案管理力度，进一步优化管理体系，推动档案管理科学化水平的提高。

3 结语

随着社会的不断进步对档案管理的要求越来越高，在新时代的背景下，对档案进行科学化管理能够有效的提高企业或部门单位的工作效率，全面促进社会的稳定发展。一套有效的科学化档案管理体系，不仅能够保证档案管理工作的顺利进行，还能够让日常工作达到删繁就简的目的，提高决策的科学性，优化整个管理工作的模式，以推动企业稳定长远的发展。