浅谈发电企业物资库存管理及其改进对策

文/祝翔 北京京能招标集采中心有限责任公司 北京 100041

传统的发电企业管理核心为保证安全生产、提升盈利能力。此种管理理念管理目标相对单一，当大环境发生变化时应变能力较差，与现代企业管理的最新发展要求有一定差距，使企业很难在竞争环境中占得先机。近年来，煤炭等原材料市场波动较大，煤价长期处于高位水平给发电企业的经营带来了不小的冲剂，许多发电企业由盈利转为大幅亏损。为能够尽快摆脱困境，发电企业不得不压缩人力、原材料、技术改造、生产物资库存管理成本，努力采取一切措施，最大幅度地减少亏损争取盈利，优化物资库存管理迫在眉睫。

1、发电企业物资库存管理现实意义

首先，优化库存管理会降低建设、运营成本。常规条件下，项目建设伊始，向银行申请贷款是资金筹集最常用的形式，然而在现实中，生产物资与设备购置成本较高，若未及时应用，形成长期库存，则等同于长期占用贷款，贷款年限将有所增长，利息同步增加。若物资库存管理成效较差，则会使物资库存量与日俱增，加大物资管理成本。而先进的物资库存管理模式将减少上述情况的出现，降低成本，降低库容比，提高物资库存综合利用水平。其次，降低物资库存可盘活企业资金。企业流动资金通过物资采购的方式转变为资产，从某种意义上来讲，这部分资产的流动性在一定程度上被削弱。为降低影响，我们应将物资利库工作纳入经营管理重点范围，提升资金流转能力，使库存物资及时获得利用，这样可以加快效益转化效率。对发电企业而言，其资产中通常包含物资库存，若仓储管理不善，库存物资灭世或失效，则将会使发电企业生产经营遭受严重的损失，降低了利润水平。因此，提升物资库存管理水平，加强物资平衡利库，将会提升企业资金周转能力，对经营效益的提升会有很大的帮助。

2、发电企业物资库存管理改进对策

2.1 加强现代化管理技术与方法的应用

随着信息科技的进步，在当今我国各个行业中，信息技术逐渐在各个行业的生产过程中得到广泛应用，在发电企业中也不例外。信息技术在发电企业中的合理应用将大幅提升发电企业生产经营、物资库存管理的整体效率，并且也能够降低管理过程中存在的各类问题。维持发电企业运行的物资较为庞杂，物资管理难度较高，采用信息化管理手段将提升物资管理工作的质量和效率。降低物资管理流程中的人力、物力、损耗，都能够降低发电企业经营成本，提升管理效率及质量。同时，就当前实际情况来看，各个发电企业的物资库存管理过程中涉及的物资种类比较多，并且各种物资的数量也比较庞大。因此发电企业的物资库存管理往往比较繁琐，所需要的时间成本也比较高。信息化技术在发电企业物资库存管理中的应用深度还不足，还有部分企业都没有进行全面的推广。因此对于各个发电企业来说，在物资库存管理体系中深度推行现代化技术还存在很大的发展空间，可以考虑充分借鉴其他行业处于领先水平企业的管理模式，比如一些较为优秀的电商企业，这样有利于提高发电企业库存管理、物资管理工作的最终成效。

2.2 提升物资采购过程管理水平（ERP 系统、SRM 系统、供应商管理系统等的应用）

2.2.1 供应商选取

发电企业物资采购采的是什么？从本质上来说，采的就是供应商，所以供应商管理工作非常重要。选取供应商时，利用SRM 系统进行公开询比价，“货比三家”，将各个供应商响应的结果进行比较，对质量、价格等因素进行综合比对，选取最适宜的合格供方。在此过程中，要保证供应商管理系统中信息的时效性、准确性。供应商入库前应进行严格认证，审查其营业执照等证件及其业绩材料。最终采购订单执行前，让供应商与最终用户进行确认的过程是必要的，采购项目技术相对复杂时，在签订合同之前，应要求针对项目签订技术协议。

2.2.2 采购订单制作

采购订单是由采购人员在询比价系统或录入创建订单所需信息（净价、税额、采购方式、供应商等）候在ER 系统中生成的。为保证采购订单准确性，必须确定订单信息中的数量、价格、供应时间、供货地点、采购方式等的正确性，其制作基础数据为采购计划，其余信息为人工录入，订单生成后信息固化，对后续合同签订、入票结算等流程均会产生影响。如果后续工作中遇到不可抗力需要修改采购订单，需要计划、采购、数据、供应商管理等各个部门共同进行协调、确认。

2.2.3 供应商筛选

供应商管理模块是发电企业ERP 系统中的重要模块之一。发电企业采购人员通过评审系统内合格供应商的报价响应文件，对比各供货进度、产品报价、产品品牌、附加服务等因素，选择订单中标候选人。为有效避免供应商在入库后第一次中标供货时出现问题，对新增供应商的审查应该加强，确保进入合格供应商库的供应商满足相关财务、业绩等的要求。在第一次合作时，也可以在合同条款中增加履约保证金等条款，防止项目的执行风险。

2.2.4 订单下达

发电企业物资采购人员确认采购结果后，在系统中生成采购订单。采购订单生成后，供应商即可登录供应商管理系统查询到该订单各项信息，维护发货计划，并开始执行。供应商送货之前，仅需从系统中自助打印送货单即可。如采购订单在执行过程中由于实际生产状况变动导致采购订单变更，应与供应商及时沟通，并进行变更、处理。

2.2.5 订单执行跟踪

发电企业物资采购人员应建立项目台账，跟踪采购订单执行情况，设定项目执行进度节点并进行检查，及时记录订单货物生产进度等的信息，对于突发状况要及时进行组织协调会议进行处理。为了确保采购过程的顺利执行，要做好订单信息跟踪、到货验收工作，并且最终对采购活动及供应商进行评价。

2.2.6 货物验收

到货验收时，应认真核实送货单中的订单信息并对送达的货物进行详细检查，核对，检查数量、质量、随机附带资料（合格证明、质保证明等）。从采用ERP 系统进行项目技术、商务统筹管理的角度，货物验收应由库房管理员、专业工程师等人员共同负责。如供货中出现数量不足、质量不合格、延迟交货等情况，应根据相关管理规定对供货商进行处理。

2.2.7 采购订单结算

货物验收完毕、入库后，采购人员应按照供应商实际交货数量在ERP 系统中进行过账、预制发票等操作并制作付款单，按照合同中约定的付款比例进行支付，质保金则在质量保证期满后再行支付。

结语：

物资库存管理为发电企业日常生产经营活动中的关键环节，其管理情况决定着发电企业的整体效益。做好物资库存管理可加快资金流转速度，降低生产、运行成本。为此，我们应高度重视发电企业物资、库存管理工作，积极推进现金技术应用，进而将发电企业物资库存管理带到新的发展高度。