高职院校基本科研经费管理中的问题和对策探析—以北京电子科技职业学院为例

杨彦如 吕倩娜

北京电子科技职业学院 北京 100176

高职院校基本科研经费主要是高职院校主管部门为促进高职院校教师专业成长、服务地方经济，提高高职教学水平和学生的技能水平而投入的用于科学研究的经费，属于财政性投入，此经费不包括横向课题经费及省部级以上课题经费。高职院校科研基本经费主要用于支持校级教育教学、专业发展、技能提高等应用型科研课题的开展，通常包括校级课题和高职院校主管部门一般课题。基本科研经费支持课题具有培育性。

高职院校校级科研经费的高效管理有利于防止科研经费滥用情况的发生，预防财政资源的流失，提高科研经费使用的绩效[1]。科研经费的高效管理，有利于保护课题负责人，用制度来保障课题负责人在经费使用上不触碰红线，同时给课题负责人创造比较宽松的研究环境，保障科研人员将主要精力放在科研上，提高科研人员的积极性和创造性，增加获得感。

北京电子科技职业学院(以下简称“北电科院”)作为高职院校，对校级科研经费管理中出现的问题进行了认真梳理，并尝试性地进行了有益的探索。

1 科研经费管理中出现的主要问题

科研经费管理中的问题主要是绑得过紧和激励过少。

1.1 预算支撑烦琐 支出审批程序多

一般情况下，为了保证科研经费的专款专用，科研项目申报人在申报之初就被要求提供较为详细的支出预算表，其精确的程度让申报人哭笑不得。以差旅费为例，不仅需要详细填写相关各项信息，甚至还要求所提供的支撑材料与科目预算金额分毫不差。

科研项目立项后，经费的支出需要的审批程序多。问题集中在单张支出几十元、几百元的发票，就需要找几位领导签字。一张发票最终完成审批手续需要几天时间。此外，项目经费支出时预算变更手续多。科研项目或课题执行过程中，需求会出现一些变化，例如，随着通信条件的便利化，问题简单的专家咨询可以通过微信访谈等形式进行，此外负责人教学任务繁重，如计划有变，无暇按时外出调研，就需要进行差旅费经费科目的变更。经费变更要执行严格的审批程序，一事一批，让科研人员不胜其烦。

1.2 突击支出比较明显

科研项目立项后，科研经费突击支出现象比较明显。科研经费支出的理想状态是科研经费划归到科研课题负责人名下，根据科研需求，经费持续支出，结项时经费支出完毕。但实际情况和理想状态有很大的差距。以北电科院2018年校级课题为例，截至2018年8月，经费支出中最慢的项目占22.63%，最快的占50.6%。差旅费集中在暑假发生，其他经费多集中在11月底发生。

突击支出的客观原因是科研人员同为一线教师，课时多，分身乏术，使得差旅费等需要时间投入的经费支出困难。教师可利用的闲暇时间集中在寒假和暑假，但是寒假通常是课题经费年终冻结的时间，故差旅主要集中在暑假进行，数额比较大。突击支出的另一个原因是年底经费收回。财政部门对科研经费支出的时间要求近乎苛刻，到了年底，虽然项目仍在进行，未支出的当年结余经费必须停止使用，由上级财政部门暂时收回，待到第二年解冻。课题负责人为了避免研究经费年底被收回，便在11月底突击支出。突击支出的另一个原因是票面较小的发票集中，例如，市内交通费，教师因为怕麻烦而积攒很长时间，最终在年底“井喷式”报销。

1.3 各科研管理部门之间的要求出现错位

高职院校科研课题的立项、结项管理和经费管理通常主要由科技处和财务处两个部门承担，在科研管理过程中对经费使用含义的理解有时会出现差异。校级课题的日常管理部门科技处通常在课题预算制订时按照支出的性质进行预算；而课题立项后的经费管理部门财务处有时以金额数量为依据进行经费使用的管理。例如，基于课题需要购买的用于存储资料的移动硬盘(价格在1 000元左右)，科技处和课题组成员根据用途将其定义为必要的办公用品，并放在其他科目里。而经费管理部门将单件少于1 000元的费用归为其他，将等于或大于1 000元的费用视为设备费。由于数额的不同，造成了报销科目的差异，给科研人员的经费使用带来了困惑。

高职院校资产管理部门对科研课题研究过程中采购实验用的耗材等实验材料的程序也有相关的要求。根据资产管理规定，项目采购金额超过50万元，将要实行政府集中采购，这对由很多小项目组成的基本科研项目来讲，无疑是很大的挑战。北电科院2018年基本科研经费500多万元，涵盖了近200项的小课题，各个小项目的品种和时间需求多种多样，政府集中采购显然不能很好地满足需求。

1.4 奖励性经费明显不足

科研经费历来用于给非课题组成员发专家费、咨询费，而给课题组成员发绩效是不可逾越的底线，课题负责人只能望经费而兴叹。有时课题组组长想根据课题组成员的贡献而进行一些绩效的发放，也因为“不能发放给财政供养的课题组成员”之规定而放弃。目前情况而言，可用来发放给课题组成员绩效的间接经费，仅限于具有竞争性的省部级以上课题。

对可执行范围内的劳务费支出，具有严格的比例限制，项目聘用的研究人员、科研辅助人员等，在开支劳务费时比较困难。另一方面，由于基本科研经费属于培育性经费，覆盖的范围比较广，有普惠的性质，对其中优秀课题的结项奖励力度不够大。这在某种程度上导致课题负责人对课题的要求多集中在满足合格条件，能结项即可。

2 科研经费管理的对策探析

如何解决绑得紧和激励少的问题？北电科院根据中共北京市委办公厅和北京市人民政府办公厅发布的文件精神，结合广大科研工作者的合理诉求，进行了有益探索。

2.1 比较彻底地执行课题负责人制

基本科研经费支持课题经费预算全额编制、劳务费规定以及发票报销制度等方面存在着显著的刚性特征，校级课题作为非竞争性项目，使用刚性要求不符合科学研究的软性性质。科研活动具有较强的不确定性和复杂性特征，科研人员的需求及行为动机多样，内驱性较强，因而柔性管理符合科研活动及科研人员的活动规律[2]。另一方面，在科研进行过程中，加强科研诚信建设和信用管理，相信科研人员[3]。柔性管理和诚信建设为比较彻底地执行课题负责人制提供了有力支持。

北电科院2017年新出台了经费管理办法，对项目负责人制进行了明确规定：项目负责人是科研项目经费使用的直接责任人。项目负责人要熟悉并掌握有关财经法律法规和科研项目经费管理制度，依法、据实编制科研项目经费预算和决算，按照批复预算、任务书或合同使用经费，接受项目主管单位和学校相关部门的监督检查[4]。项目负责人对经费支出的合理性和真实性负法律责任，利用虚假票据套取资金即属违法行为。不再要求提供过多的支撑材料，同时对经费使用的审批权限做出相应规定。5 000元以下的签字权限可以由课题负责人执行，由此解决了90%以上的经费报销问题。这可谓一改而牵全局，节约了大量的时间和精力。经费的变更手续签字也应尽量简化，由负责人负主要责任。

2.2 针对性地解决突击支出问题

针对差旅费暑假支出比较集中的问题，科技处通过会议、微信等途径进行宣传，引导、鼓励课题负责人利用周末以跨周五、周一的方式进行调研；针对负责人不及时整理票面比较小的发票(如交通费)造成报销大面积延迟的问题，财务管理部门规定出租车票等时效性强的交通费票据必须在两个月内报销完毕。

针对年底收回资金而产生的突击支出现象，北电科院根据上级文件精神，对科研项目结余的经费，变生硬收回为先结转后收回的方式。科研经费管理办法中明确规定：“科研项目实施期间，年度剩余资金可结转至下一年度继续使用。对按要求完成任务目标并通过验收的科研项目，结余资金留归学校使用，在两年内由科技处统筹安排用于科研活动的直接支出；两年后未使用完的，按规定收回。”[4]根据研究周期的不同，实行不同的经费使用期限，对周期为一年以上的课题经费结转的规定既保证了足额经费用于科研课题研究，同时也在某种程度上解决了因为担心经费被收回而盲目采购的问题，为科研项目或课题的研究提供宽松的环境，有利于解决突击支付的问题。

2.3 加强科研管理相关部门之间的协调

加强科研日常管理和科研经费管理部门之间的协调。北电科院科技处在制订课题经费管理文件时和财务部门进行交流沟通，对经费支出科目、限额、支出进度，结转经费的处理等环节进行协商。在日常管理中，北电科院科技处和财务处定期召开联席会议，对科研经费管理中的诸如突击支付等问题进行研讨，提出切实可行的解决办法。每学期初，上级经费政策调整时，两部门联合就课题经费管理中的普遍问题、政策的变化等对课题负责人等科研人员集中进行一揽子的面对面培训，加强交流，当场解决课题负责人在经费使用中的困惑。同时通过微信群、现代办公系统等先进的信息技术为科研人员答疑解惑。

加强科研日常管理部门和科研资产管理部门之间的协调。北电科院资产处负责对使用科研经费开展的政府采购业务组织实施。对采购的进口仪器设备实行备案制管理。科研经费购置形成的固定和无形资产均属于国有资产，统一纳入学校资产管理。针对比较突出的集中政府采购无法满足不同课题使用材料需求的问题，北电科院在预算之初，和资产处进行协商，对由需求各异的小项目组成的上百万的项目进行专用材料采购时，实行协议采购、自行采购，而不是政府采购，切实满足科研人员的多样化需求。

2.4 减少劳务费的限制和提高劳务费比例 提高对优秀课题的奖励力度

高职院校科研项目大体可分为人文社科项目和科技项目，多为应用型项目。北电科院对于做实验较少的人文社科项目，尤其是对于需要用到访谈法的课题，减少劳务费的限制，提高劳务费比例。劳务费和专家咨询费比例之和不超过30%，如果确实需要，可以在提出具体说明方案并获得批准的情况下，提高劳务费比例。

针对劳务费比例过低的问题，北电科院从结题环节提出了自己的解决方案：加大对结题优秀课题的奖励力度。对结题评价等级为一般的课题不给予结题奖励，对结题评价等级为优秀和良好的课题给予相应金额的奖励。课题组负责人可以根据课题组成员贡献大小，进行结题奖励的分配，弥补劳务费的不足。

3 结语

对于科研管理经费支出报销手续等由科研活动衍生出来的问题，有条件的高职院校可以尝试设立专门的财务助理，主要从事课题研究的报销工作，以使课题负责人从每次报销都要重新熟悉管理规定和流程的尴尬中解放出来，释放出更多的科研活力和创造性。高职基本科研经费课题不支持列支会务费，使得研究人员参加一些高水平的会议困难重重，不利于科研基础能力提升；不支持专利代理费，加大了在专利申请方面不太熟悉的科研人员的申报难度，不利于激励科研人员将主要精力集中在“核心技术”上。

为科研人员创造宽松的经费支出环境，并不意味着对经费的使用可以随心所欲，课题负责人一定要增强责任意识，合理、合法地使用科研经费，经受得住最严格的审计。