加强全员档案意识，促进企业档案工作有效开展

朱缨

档案意识属社会意识范畴，其实质上是一种精神系统，指社会全体对档案和档案工作这一客观事物的主观映像和能动制约。具体地说：就是人们如何看待档案的性质和价值。企业档案意识是指企业工作者，包括决策者、管理、经营及档案工作者，对档案和档案工作这一客观事物的主观认识。即是对档案性质和价值的认识，也是对档案工作地位、作用、规律的认识。意识是主观的、是无形的，然而其表现形式是客观的，有形的。意识可以决定企业管理人员的决策水平和行为方式，也决定了企业档案工作的生存方式和发展后劲。因此树立科学、合理的档案意识又应该从加强领导干部的档案意识、提升全员的档案意识入手，把强化档案意识提升到企业可持续发展、企业文化建设高度上。

1 提高法制意识，依法建立档案制度

江泽民同志曾指出，“要看到档案工作是对历史负责，是对子孙后代负责，功在当代利在千秋”。正因为档案工作具有重要 的现实意义和深远的历史意义，国家才通过立法来保障档案工作。《档案法》是我国档案事业，包括企业档案工作科学发展的强大动力，自觉地增强档案法治意识，就能为企业注入持续发展的活力。对于企业来说强调档案法治意识，首先是企业依据《档案法》及相关法规建立与本企业的档案工作规章制度和标准体系。依法将档案工作纳入企业的发展规划和工作计划中，使企业档案工作的可持续发展得到有力的法律保障。其次，要在原有制度基础上，建立档案监督考核制度，对档案管理中取得成绩，以及造成经济损失的，制定切实有效的奖惩办法，做到有法必依，执法必严。比如企业重大事项进行工商变更后，未归档资料，致使企业网站、各类资质、银行信息等管理各个环节迟迟未能跟上，对外投标时，因企业信息不准确而受阻，甚至影响公司信誉。类似事件如有考核奖惩制度，定会降低管理成本，提高工作效率。

2 加强领导干部档案意识，推动企业档案工作的持续发展

档案管理是一个系统工程，涉及到公司各部门，领导干部要重视和关怀档案工作。各级领导干部要将档案工作列入工作计划，树立档案工作无小事的思想，把档案工作做为重要事情来管理，把档案工作列入日程。在年度计划中加入档案工作内容，年终总結里体现档案工作开展情况，将档案工作列为考核指标之一。

加大对档案工作经费投入的力度，把档案工作经费规划进每年财务预算，在此基础上逐年增加资金投入，解决档案工作中存在的问题和困难，为档案事业创造良好的发展环境，真正使档案事业同步于经济社会中各项事业的建设发展。加强档案工作者的队伍建设，真正培养出素质高、业务熟练、管理规范的现代化档案管理人才队伍。

积极宣传档案工作，强化领导干部的档案意识。调查中可见，大部分领导干部对档案工作不够重视，其中很大一部分原因是认为档案工作不是中心工作，不产生经济效益，认识不到档案工作的重要性。这就需要档案人员强化档案宣传工作。首先，要及时向领导干部汇报本单位的档案工作实际情况，使领导受触动、受启发； 其次，档案人员自身要努力做好档案本职工作，积极为领导提供有效的档案利用信息，使领导逐渐认识到档案工作的重要性。

3 发挥档案人员主动性，提高档案工作质量

企业中的档案人员普遍因不受重视而感到位卑言轻，从而对个人工作能力缺乏自信，往往将改善工作状况寄希望于领导和各职能业务人员的支持，企业领导者重视固然重要，但是若要引起重视还在于档案人员的自身努力。以笔者所在在光电公司档案管理为例，只要是档案资料不出错，档案工作就会沉寂在基础管理工作，这种状态具有普遍性。想改变现状，档案工作人员首先要自己重视，从自身作起，锐意进步，以实际成效服务企业，提高业务能力，以专业知识教育他人，以勤勉敬业的精神感召他人，才能赢得领导的重视和企业上下的肯定。为此，档案管理人员要作到：勤于动脑勤思考——千方百计提供利用档案，充分挖掘企业档案的价值；勤于动手——及时收集整理档案资料，从烦琐日常工作中创造档案价值；勤跑腿——深入业务部门跟踪项目进程，与基层建立相互沟通，保持工作主动性和有效性；勤于听——听取上级部门意见，听领导工作思路和工作部署，听管理、技术人员的呼声，及时获知企业重大活动和重大项目工程进度，以便于档案收集，倾听各方需求和意见，以此来确定工作目标；勤动嘴——利用各种机会宣传档案知识法规，搜集工作中企业利用档案的得失案进行宣传，使公司自上而下心悦诚服地认可档案的重要性，对档案工作多一份理解多一份支持。

4 利用多种宣传手段，提高全员参与意识

企业档案意识必须由上至下全员普及。在档案管理流程中，收集是基础，提供利用是目的，而要抓好这一头一尾，不仅靠专兼职档案管理人员，还有赖于全员参与。要做到全员皆知，档案宣传必不可少。

1）应该采取一些大众化的宣传方式， 比如利用企业内部刊物，宣传栏、标语、网站、微信平台等定期发布一些档案法规、知识，企业档案信息。

2）分门别类地采取专题讲座、展览（借助企业文化宣传展示档案利用效果）、对基层进行业务指导、工作汇报等形式，这就需要档案工作者努力整合档案资源，挖掘企业档案价值。

3）举办培训，比如档案相关法律法规及业务培训，培训中应各有侧重，比如对项目组成员进行项目档案培训、研发人员进行科技档案培训、职能部室和基层文书进行文书档案培训。组织档案管理人员进行交流、开展档案工作检查，进一步提高档案管理水平。通过诸如此类的手段，使档案概念深入人心，使档案工作得到全员的支持和肯定。