对提升电子档案使用价值的探析

摘 要：随着信息化时代的迅速发展，计算机技术的应用已深入到档案管理领域，电子档案已成了档案的重要组成部分。电子档案有如下优点：查找快捷、利用方便、节省了储存空间，但存在网络及信息安全问题。为提高电子档案的使用价值，建议：1.纸质档案与电子档案目录标识相同，同时使用规范的档案管理系统；2.提高计算机的网格管理及信息安全；3.提高档案工作人员综合素质和计算机操作水平。通过这些举措，进一步提升电子档案使用价值，使电子档案更好地为人们学习生活服务，为社会发展做出贡献。

关键词：电子档案；信息化；档案管理

随着信息化时代迅速发展，计算机技术的应用已深入到现代生产、管理工作各领域，同时也进入档案管理领域。大量的电子文件产生，使人们对电子档案的探索、利用，更为重视，如何把电子文件转化为电子档案已成为当今档案界的新课题。根据《电子文件归档与管理规范》的定义，电子文件是指在数字设备及环境中生存，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、U盘、硬盘等载体，依赖计算机、录像机等数码设备阅读、处理，并可以在通信、网络上传送的文件。电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

电子档案也是档案的重要组成部分，其利用方便、快捷，其价值不亚于纸质档案。笔者结合多年档案管理工作经验，对电子文件生成方式和特性的优点、缺点进行论析，对其缺点寻求解决方法，并就如何充分利用电子档案进行探析。

1 电子档案在档案利用中的优点

1.1 电子档案查找快捷

传统的纸质档案完全依赖手工操作，手工编目，统一储存在档案库房专用的档案柜里，查阅档案时，也只能通过手工翻阅纸质档案目录，再进入档案库房打开相对应的档案柜、档案盒，才能拿到相关的纸质档案进行查阅，这样的操作既费时，又费力，工作效率不高。而电子档案经过整理、分类、编目等一系列处理，上传到档案管理系统，查阅时，只需要运用计算机检索主题词、文件编号等关键词进行检索，即能迅速查找到相关的电子文件。这样查找电子档案既快捷，又方便，大大提高了档案工作人员的工作效率和服务水平。

1.2 电子档案利用方便

传统的纸质档案借阅时，必须由查阅人亲自到档案室或档案馆申请借阅，经过档案工作人员查阅目录，确定有其资料再进入库房查找所需要资料。而经过鉴定、审批的电子档案可以通过网络平台共享。查阅人只需要通过网络检索其相关信息，就能确定其资料是否归档，并通过网络查阅电子文件，不受时间和距离的限制或影响，利用方便、快捷，从而提高了档案利用率，极大地发挥了档案的功能作用，使档案更好地服务于人们学习生活，服务于社会发展。

1.3 电子档案节省了储存空间

纸质档案是统一按要求储存在档案库房的文件柜子里，占地面积广，储存空间大，层层叠叠的档案文件柜把整个档案库房都填满了。而电子档案是借助计算机系统识别、处理、传输，提供具有保存价值的电子文件转换而来，按一定的格式储存在光盘、磁盘、U盘、硬盘等介质上，其特点是信息存储量大，而且密度高，只占用几个电子文件柜即可，大大地节省了储存空间。

1.4 充分利用电子档案，能保护纸质档案原件

档案是历史面貌和人类活动的真实记录，是一种不可再生资源，具有原始性、真实性、唯一性。由于历史变迁、储存环境變化，或者是利用过程中磨损等因素，已造成部分纸质档案出现不同程度的破损。因此，笔者认为查阅档案时，尽量利用电子档案，在计算机上查阅电子档案，不需直接接触纸质档案原件，减少了对纸质档案查阅时对纸质原件的磨损，保护了纸质档案原件，延长了纸质档案寿命，使其有参考和保存价值的纸质档案得以永久、长期保存，供后人参考与利用，保护了有限的档案资源。

2 电子档案利用中存在的问题与缺点

2.1 电子档案对设备依赖性强

电子档案需要借助现代办公设备（如计算机、录像机、摄影机）等数字设备才能读取、利用。它不再是直观的纸质材料，需要借助设备才能读取利用，所以它受设备条件影响。如果没有合适的设备，将无法查阅电子档案。因此，档案工作人员必须对电子档案的储存载体及设备，进行日常维护，使电子档案在常态下得以充分利用。

2.2 电子档案储存载体需要及时更新

随着信息化迅速发展，计算机技术发展更是突飞猛进，办公设备和办公自动化系统不断更新，使其产生的电子文件格式和载体也在不断地变化与更新。因此，电子档案储存载体需要及时更新，否则就无法读取原储存的电子文件，这样将造成电子档案严重受损，失去其利用价值。

2.3 电子档案管理存在网络信息安全问题

随着网络信息化的发展，电子档案在网络共享时，其安全性、可靠性等问题也日益突出。一般来说，目前构成对计算机网络系统的安全威胁主要有网上黑客攻击、计算机病毒感染、信息泄露等因素。因此，电子档案管理存在网络信息安全问题，所以提高计算机网络管理及信息安全是电子档案管理中刻不容缓的任务。

3 综合电子档案的优点与缺点，探索其解决办法及电子档案归档方法，提高电子档案利用价值

3.1 建议纸质档案与电子档案目录标识相同，同时使用规范的档案管理系统

完善电子档案管理，笔者建议纸质档案与电子档案目录标识相同。主要做到纸质档案目录与电子档案目录能互相兼用，同时使用规范的档案管理系统管理。运用规范的档案管理系统管理质纸档案和电子档案，如在整理归档纸质档案时，把纸质档案的案卷目录和卷内目录输入规范的档案管理系统，生成其案卷目录和卷内目录表格，并打印出来，附装在每一卷纸质档案上，这样规范纸质档案目录，也节省手工抄写时间，提高了纸质归档的工作效率。同时，将归档的电子文件按纸质档案分类要求，上传到档案管理系统相应的目录上，这样做到纸质档案目录与电子档案目录能互用，电子档案与纸质档案共存。需要查阅档案时，只要在档案管理系统上检索关键词，就能准确、快捷地检索到电子文件，同时也检索到纸质档案标识所在案卷。因此，无论是查找纸质档案还是电子档案，都能准确地查阅到所需文件。所以，做到纸质档案与电子档案目录标识相同，能迅速查找到纸质档案和电子档案，大大提高档案利用效率。

3.2 提高计算机的网络管理及信息安全

随着信息化时代迅速发展，我们已形成了办公自动化局域网。因此，要保护电子档案的安全，必须提高计算机网络管理及信息安全。一般来说，构成对计算机网络系统的安全威胁主要有网上黑客攻击、计算机病毒感染、信息泄露等。因此，在内部办公局域网和外网之间，必须设置路由器、防火墙等物理隔离，保护办公自动化的网络安全。同时，电子档案在内部局域网络共享时，必须通过严格处理其文件格式，并加密以防文件被改动等措施。同时，做好档案数据备份工作，一套本地备份保存，一套异地备份储存。这样，两手工作准备齐全，做好防备外界入侵，破坏其数据，保护电子档案的信息安全。

3.3 提高档案工作人员综合素质和计算机操作水平

现代的档案工作人员，在做好纸质档案归档工作的同时，也能做好电子档案归档工作。要做好电子档案管理必须提高自身的综合素质，能与时俱进，要勇于接受新观念和先进的管理设备和科学技术，跟上信息化时代迅速发展步伐，掌握先进计算机操作技术，做好电子档案鉴定、标识、归档、上传、监控等工作。同时，能及时更新电子档案储存载体与设备。使电子档案得以永久、长期供查阅、利用，发挥电子档案功能作用和保存价值，使电子档案更好地为人们学习生活服务，为社会发展做出贡献。

参考文献

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作者简介

梁仪娣（1977-），女，汉，广东惠州，档案管理员，本科，惠州经济职业技术学院，研究方向：档案学。