从采购角度看降本增效

杨 铃

(深圳市中核海得威生物科技有限公司,广东 深圳 518055)

著名的供应链管理专家马丁·克里斯多弗曾说：“真正的竞争不是企业与企业之间的竞争,而是供应链和供应链之间的竞争。”从而可以看出,供应链管理对企业发展的重要性。

美国先进制造研究报告表明,采购成本在企业总成本中占据着相当大的比重,对美国制造企业而言,原材料采购成本一般占产品单位成本的40%～60%。因此,供应商作为供应链中的结盟企业直接关系着产品的最终成本。

站在采购角度看降本增效,应首先加强供应精细化管理。结合多年的采购工作经验,笔者从以下几个方面进行分析。

1 降低产品设计成本

1.1 采购员前期介入

在研发阶段,研发人员会更加在意所使用的物料是不是最好的,而忽视物料采购成本。也有一些比较追求产品个性鲜明的研发人员,会提出一些过高或过度的采购需求,这无疑增加了企业的采购成本,从而推高了产品制造成本和生产营运成本。

采购员应当在产品研发初期提前介入,主动、充分地去了解研发产品所需要实现的功能和产品材料结构的组成部分,结合自身的采购工作经验去进行市场调查与分析。通过前期的市场调查与分析,掌握详细和充分的市场信息,罗列出常规产品和定制产品的成本分析以及产品之间的优劣对比数据,提供给研发部门,协助研发部门尽可能地选用既符合产品性能设计要求,又能满足产品质量的常规产品。必要时采购员也可以充分地利用工作环境所带来的便利,借助于供应商的专业知识,通过供应商对产品的了解和认识,给出对产品设计有建设性的意见或建议,从而大大地降低采购成本,提高产品的市场竞争力。

1.2 供应商前期介入

在采购工作中,采购员会经常遇到定制产品的采购需求。定制产品的诸多不可预测性增加了供应商选择的难度,以及对产品价格合理的预测和控制。同时,定制产品由于不同的设计理念与思路,往往又决定了产品生产出来以后是否获得成功以及满足生产需求。当然,不同的产品设计方案也是跟产品的采购成本直接挂钩的。这更是增加了采购工作的难度。为了解决这个问题,在接到采购需求以后,采购部门应当认真地了解和熟悉采购需求,组织和协调公司相关部门,开一个产品需求的发布会,向潜在或意向供应商发布产品需求信息,让供应商可以充分地了解客户需求。然后,再组织公司相关技术专家对所有的设计方案进行一次评审,甄选出符合企业自身利益和需求的产品设计方案和报价,也可以最大限度地避免定制产品的研发失败。

在产品研发阶段采购员适当地早期介入,协助研发部门尽可能采购标准通用的常规产品,采购价格合适的产品,减少或降低使用非标定制产品,达到降低采购成本的目的。同时,通过供应商的早期介入,给出不同的设计方案和报价,再通过对设计方案的对比,性价比的考量进行择优录取,同样也是可以达到降低采购成本的目的。

2 集中采购

集中采购的优势显而易见,采购数量大、采购金额高。相对于小批量、多品种的采购,集中采购规模效应明显,有足够的吸引力和众多的潜在供应商。例如：海得威公司与养和公司都生产集气卡,集气卡生产都需要用到集气卡塑料壳、无纺布、氢氧化锂、不干胶贴膜、复合铝箔包装袋、包装用彩盒和纸箱等物料,虽然两家公司在集气卡生产中有各自的技术特点和产品特征,但物料需求种类大致相同,完全可以集中起来进行采购。以采购数量大、采购金额高的优势去跟供应商进行谈判,采用统谈分签的方式,既能满足和保证各自的产品特点,同时也能获得较好的数量折扣价格。

3 供应商成本分析

采购员要学会采购成本分析与控制,要具备分析和看懂供应商成本结构的能力。因为供应商就他所提供的产品而言,他是这方面的专家,比其他人还会分析成本和控制成本,但是,供应商一般都倾向于尽可能隐藏自己的成本结构与定价的方法。供应商通常会给出一份比较含糊或模棱两可的成本分析数据,让人难以厘清头绪,他才能掌握定价的主动权。或许他也可能会在他的成本分析中,故意把那些在市场上容易获取的原材料价格毫无保留地展示出来,而忽略他真正想掩盖的成本结构。

因此,采购员应当具备采购成本分析的能力,这样才能对供应商提供的成本分析数据进行剖析、辨明真假,去伪存真。甚至,采购员有必要去了解供应商上游产品的市场价格和信息,了解和领会供应商的成本分析,这样有利于采购成本的控制。

4 供应商开发策略

在开发供应商时,采购员首先要搞明白所采购的产品是一次性采购还是持续性采购,因为持续性采购对成本分析的要求远高于一次性采购。要善于通过沟通和交流,向供应商展示公司的发展战略和发展前景,让供应商看到公司的未来,并能充分地肯定和认同,愿意与公司共同发展。同时,更要有把供应商培养成战略合作伙伴的工作思路和方法。与供应商长期合作不仅可以降低供应商的学习成本,还能减少供货质量问题,确保准时到货率。

5 帮扶供应商降低生产成本

采购员需要一定程度地去了解市场和客户的需求。因为,只有市场与客户才是产品最终的评定者。另外，采购员还应该去工厂了解供应商生产工艺流程,利用从市场和客户那里了解到的实际情况,帮助供应商改善产品缺陷,避免过度加工浪费,从而降低产品成本。同时,采购员还应当在合适的时候组织公司技术部门、质量部门、需求部门去供应商那里进行供应商审计和考察,发挥群众智慧,群策群力,帮助供应商改善生产工艺流程、生产方式,提高生产效率、提升产品质量,降低供应商生产成本,从而降低采购成本。

6 日本丰田供应商管理模式带来的启发

日本丰田公司通过“零库存”与及时生产管理模式,与少数卓有绩效的供应商签订长期合作协议,保持供应商与订单的稳定,让供应商获得规模经济,从而降低采购成本。

目前公司医药生产基地已经建成,生产厂房五、六层为预留厂房,面积为5400 m2,近几年可能暂时还用不上。因此,可以尝试“零库存”与及时生产管理模式,将战略合作供应商整合为一个“企业家族”,上、下游一体化使其利益和目标完全一致。通过精确准时的送货和生产,在严格的质量控制体系管控下可以把库存和采购成本降到最低。这样,不仅可以使闲置的厂房产生效益,还可以因供应商省去物流运输等开支,而要求供应商降价。长期合同所带来的未来销售的确定性,也促进着供应商提高供货产品质量,降低采购成本,并且促进它们提高对顾客需求的响应能力。

7 结 论

总之,企业在经营发展的过程中,如何有效控制物资采购成本,降低企业经营成本,是我们每一个采购员都必须面对的问题。为了实现降本增效,企业应不断从自身的实际情况出发,灵活地运用适合自身实际情况的采购成本管理与控制策略,从而不断提升企业的物资采购成本管理水平,提高企业的市场竞争力。