不动产档案管理浅析——以山东省日照市为例

邱玉霞

（山东省日照市自然资源与规划局，山东 日照276800）

1 引言

不动产登记档案是针对不动产物权进行登记、管理、申请以及查询等一系列的活动而形成的信息记录，其中包括的内容有不动产物权的原始信息资源和机关登记信息，这些信息就形成了不动产登记薄和相应的材料集合。利用不动产登记档案，可以使得不动产管理机关对不动产产权进行有效的管理，是不动产所有者所有权的重要凭证。不动产一旦没有进行不动产登记，不存在不动产登记档案，那么就会导致物权受不到保护，容易发生混乱的问题。

可以说，国家进行不动产登记档案的管理，是当前行政机关需要履行的岗位职责，更是行政机关体现为民服务的重要原则，满足了广大人民的诉求。

2 不动产登记档案现状及存在问题

第一，不动产登记档案数量多，更新速度快。由于不动产登记档案是动态档案，随时更新，经统计，2016年市本级及市辖区共产生不动产档案2.98万卷，2017年产生不动产档案3.18万卷，2018年产生不动产档案5.72万卷。经测算，2019年预计产生不动产档案8万卷。由此可知，全市不动产档案数量一直呈暴增趋势，其递增的速度给档案整理归档工作带来了很大压力。

第二，不动产登记档案管理尚未形成完整的服务链条。不动产登记档案管理工作作为一项新生事物，与以往的土地登记档案管理有着很大区别，不但分类不同，而且市场服务链条尚不成熟，缺乏必要的软硬件支持，也没有可参照的成熟管理经验、方法。

第三，档案管理人员对不动产登记档案管理缺乏经验，不够专业。不动产档案包含的内容比较广泛，包括土地登记、房产登记、矿产资源登记、海洋登记、农林资源登记等，且登记流程不一样，具有动态性、法律性、专业性较强的特点，加之是新生事物，这就对档案管理人员的专业素质提出了较高要求，需要时间磨合，经验探索。

第四，档案管理缺乏开发利用意识。当前，我国在不动产登记档案管理方面已经取得了明显的成效，档案利用率也得到了进一步提高。但是，如今国家对不动产档案的开发和利用的要求更高，我们在档案利用方面仍然存在一些问题需要改进。一是不动产登记档案没有完全实行对外开放，大部分档案也是只能让内容进行使用和查阅；二是不动产档案的利用范围过于狭窄，相应工作人员也没有很好地对不动产档案进行有效开发和应用，缺乏主动性，这就从一定程度上减少了档案的利用率。

3 不动产登记档案管理应对措施

第一，加大投入，不断强化不动产登记档案管理工作。争取财政资金支持，改建一处不动产登记资料专用档案室，安排专人管理，对不动产档案采取“应收尽收，应归尽归”的原则。为更好地向社会提供不动产查询服务，根据档案管理规范及档案查询利用业务需求，把现有重要实体纸质档案资源转变成数字化信息资源，建成全方位、多层次的档案管理及服务体系，按照上级档案部门要求及实际工作需求，实施档案即时整理归档、扫描及录入项目，对新增的业务档案进行数字化整理扫描。

第二，进一步规范完善不动产登记档案管理。首先是明确不动产登记档案整理归档的分类，把不动产登记档案分五部分八类。五部分是指：土地登记、房产登记、矿产资源登记、海洋登记、农林资源登记。八大类是指：首次登记；变更登记；抵押登记；封解封登记；预告登记；大宗转移登记；二手房转移登记；注销登记。按照年度，每年从档案案卷000001起,例如，2018年度000001案卷起，编写档案案卷。其次，进一步规范了不动产登记档案整理的工作流程：档案信息核对、档案排序、编写页码、信息著录、打印目录、扫描、修改扫描件，挂接，批量挂接，检索目录、检测系统、打印封皮、档案装订成册、档案装盒、编写盒子信息，最后档案上架入库。

第三，切实加强对不动产登记档案管理人员的培训。多次组织对不动产登记档案管理人员的培训，系统学习《不动产登记暂行条例》《不动产暂行条例实施细则》《不动产登记操作规范》（试行）等有关法律法规及相关规定制度，帮助工作人员及时更新、增长专业知识。积极创造条件，拓宽培训渠道，采取“请进来”与“走出去”相结合、集中培训与分类指导相结合、专家授课与个人自学相结合等培训方式，不断提高不动产登记档案管理工作人员的综合素质和业务水平。

4 不动产登记档案管理工作展望

随着全市不动产登记档案管理制度的不断完善、工作流程的优化规范及档案库房的升级改造，不动产登记档案管理工作已逐步纳入科学化管理的轨道。今后，应根据上级要求并结合本市不动产登记发展需要，切实加强不动产登记信息化建设工作，选好适合自己业务需求的技术合作单位，按照统一的不动产登记信息管理基础平台建设要求和技术标准，做好数据整合、系统建设和信息服务等工作。同时，广泛借鉴不动产登记档案管理工作建设先进地区的成功经验，进一步加强不动产登记信息产品开发和技术创新，提高不动产登记的社会综合效益，让不动产登记档案管理体系发挥出更大的作用。

第一，不动产档案管理日趋科学化、信息化和规范化。深入学习档案管理的有关法律法规以及不动产档案的有关规定，及时总结不动产档案管理的经验，进一步加强档案管理工作人员的业务培训，努力提高档案管理工作人员的业务水平，强化档案工作人员的科学化、规范化档案管理意识，利用数字化平台，科学化、规范化地管理档案的数字运行。

第二，创新工作思路，提升档案的管理水平。在不动产档案管理上加大力度，利用智慧和力量不断创新档案管理的理念、方式和方法，更好地科学管理不动产档案。各级领导高度重视档案工作，注重培养档案管理工作人员，在档案工作中优先支持、保障档案工作需要。第一时间解决档案管理工作中存在的问题。把档案工作放在更加突出的位置，最大程度激发档案工作人员的工作积极性。使其开拓创新，努力工作，勤勤恳恳，促使档案工作迈上一个新的台阶。

第三，积极发挥不动产档案查询和利用作用。为发挥登记档案的作用，在做好提供利用的同时，充分接受社会监督，做好保密工作，公示查询程序和查询范围，使产权档案查询更加规范、公开，切实维护产权人合法权益。充分利用档案信息资源，使档案资源合理配置与有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。加强对档案信息资源的发掘，增强信息转化意识和档案使用的效率意识，最大限度发挥档案利用效率，从中提取有价值的信息并通过现代化信息手段和渠道，摒弃以往“重藏轻用”的落后观念，使其更好地为经济建设服务。

5 结语

总而言之，新时期不动产登记档案管理工作是十分重要的。相关工作人员在具体的工作过程中要认真分析不足和问题，才能更好地运用现代化的管理方式和手段，推动我国不动产登记档案管理工作朝着更为高效、科学、规范的方向发展。