基层农业科研单位建立电子档案的方法和措施

左永梅，李海山，宋世佳，郑振宇，李欣明

（1.河北省农林科学院 滨海农业研究所，河北 唐山 063299；2.河北省农林科学院，河北 石家庄050031）

近年来，党和国家高度重视“三农”工作，在“科教兴农”发展战略的推动下，农业科研工作蓬勃发展。随着互联网的普及应用与信息技术的日新月异，各级农业科研单位办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。在新形势下，如何适应时代的变化，建立新型的电子档案管理模式，提高科技档案的归档效率，合理利用电子档案资源，更好地为现代化农业科技发展提供服务，成为农业档案工作者面临的新课题。

1 当前基层农业科研单位科技档案管理现状

1.1 电子档案管理体制尚未建立，缺乏规范有效的管理

有些农业科研单位因为长期受传统观念影响，存在“重科研、轻管理”的现象，对于档案管理重要性认识不足，管理方式过于传统。档案管理效率较低，科技档案管理的作用没有真正发挥出来，越来越难以满足时代的需要。大多数基层农业科研单位电子档案的管理和利用还在初级阶段，存在很多弊端，档案资料的采集、整理、归档管理混乱，仍然处于无序状态，相应管理体制尚未建立健全。

1.2 专职档案管理人员不足，综合素质有待提高

思想的传统与保守导致农业科研单位中的档案管理部门边缘化，专职档案管理人员年龄老化、人员短缺已经成为许多单位档案管理部门存在的普遍现象，大部分档案管理人员身兼数职，忙于其他业务，无法专心做好档案管理工作，思想保守，安于现状，管理水平不高，缺乏开拓创新的精神。在飞速发展的信息时代，农业科研单位的档案管理人员只有不断优化自身知识结构，提高自己的业务素质和管理水平，多方拓展档案管理、农业、计算机应用、外语等知识，才能满足农业科技档案现代化管理的需要，最大限度的挖掘科技档案中潜在的价值，开发出具有参考价值的档案信息，促进农业科学研究的深入开展，提高科研成果转化率，推动农业科研事业的全面发展。

1.3 电子档案管理方式简单，开发利用有待完善

目前，多数基层农业科研单位科技档案管理方法缺乏科学手段，检索工具单一，管理方式还停留在只是将电子文件转换成纸质文件归档保存，档案工作仍然是以纸质档案为重点。对电子档案没有实行统一管理，电子档案生成和归档环节严重脱节。在电子档案的存储环节上零散而随意，许多电子文件、多媒体等信息材料存于各部门或个人手中，给收集和整理带来了困难。档案管理部门即使保存了一些电子档案，也没有形成相应的本行业关于电子档案的原始性、真实性鉴定，以及相关管理的规范或业务标准[1]。

在传统档案管理的环境下，科技档案利用方式是以查阅纸质档案为主，信息的采集、检索处于传统的手工操作阶段，档案查全率和查准率低，工作效率不高。库存档案的频繁使用和查阅，也加速了原始文件损耗，甚至发生部分原件丢失、以复印件代替原件的情况，造成不可挽回的损失。由于电子档案管理尚未完全实现制度化、规范化和标准化，科研电子档案在收集、整理方面管理缺欠，在档案信息利用上不能提供快捷高效、准确及时、全面系统的服务。

2 建立农业科研电子档案管理的意义

在互联网时代到来的今天，计算机技术在档案管理中得到了越来越广泛的应用。以多媒体技术为标志的现代信息处理技术的推广和应用，正在改变科研档案的管理模式和服务手段[2]。与纸质档案相比较，电子档案有质轻、存留年限长、信息传送快捷以及易复制等众多优势，具备强劲生命力[3]。档案管理的模式正逐渐从纸质档案向磁盘、光盘、移动硬盘、音像等多种载体的电子档案进行转变，信息空间得到了有效拓展。目前，许多国家级、省级农业科研单位均成功构建了电子系统，院级单位也正在逐渐完善，构建独立信息库，以达到上下连动，共同管理的完善电子化管理农业科研档案管理新模式[4]。基层农业科研单位实行电子化管理档案的模式已成为大势所趋。它的建立是适应网络时代科研电子档案管理新环境的需要，会减轻管理者劳动强度，提高工作效率，推进农业科研单位档案管理事业的发展，加快基层农业科研单位工作步伐。

3 建立农业科研电子档案的方法和管理措施

3.1 更新传统观念，对电子化档案管理建章立制

面对信息时代对档案管理提出的新挑战，农业科研单位的管理者和科研人员当务之急是更新传统的管理观念，树立档案现代化、电子化的档案管理意识，提高对电子档案重要性的认识，逐步摆脱以纸质档案管理为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式[1]。通过成立相关的专门机构，建立健全一系列电子档案收集、检查审核、归档、利用等管理制度，明确专人和部门工作职责，对电子档案进行集中、统一管理，保证电子档案的真实、完整、安全，防止破坏和流失。

3.2 强化培训交流工作，提高档案管理人员综合素质

鉴于科研电子档案较高的专业性、机密性，农业科研单位必须确保从业人员岗位相对稳定，专业素质过硬，综合素质较高。就电子档案管理队伍的人才教育和素质培养来说，一是重视吸纳高层次、高学历的复合型人才充实到档案管理队伍，具备电子计算机软硬件技术或数字通信技术、档案管理等专业型的人才，是优化现有人才队伍结构的关键；二是加大培训、教育投入，改变电子档案管理人才缺乏的现状。对新上岗的档案管理人员应抓好岗前培训，使他们熟悉基本业务知识和岗位技能，增强团队协作意识，融入单位的文化，适应工作环境；对现有档案管理人员通过专业培训、继续教育等方式更新、完善知识结构，提高综合业务能力；三是提供机会让科研管理者“走出去”，多与同行进行业务交流，开阔视野，互相学习借鉴先进的管理经验，取长补短，共同提高。

3.3 加强信息化建设，夯实电子档案基础设施

在硬件管理上，一是加大电子档案库建设力度，采用移动硬盘、光盘等多种存储介质保存电子档案，提高电子文件、数据资料归档工作效率。二是进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，加强对防磁设施的完善和维护，尽量采用配置较高的计算机、扫描仪、刻录机等硬件设备。有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定[5]。

在软件建设方面，积极推进各级基础档案信息资源库建设。本着“利用优先、分步实施”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。以常用管理软件为平台，构建计算机档案信息管理系统，革新科研档案管理方式和管理内容[1]，有利于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率。加强档案部门内部局域网规范化建设，开发和应用统一规范的档案信息管理系统，规范科研电子档案的管理和利用平台。在统一的数据平台下，结合传统与现代化的档案信息传播技术手段和方法形成链接，在不同的访问权限内，跨地域收集档案和调阅档案，实现档案信息资源共享，保证信息交换通畅，提高档案的利用效率。

3.4 严控数据生成，做好电子文件收集与归档

科研档案是储备各种科技信息的载体，主要作用是为各种实际性科学研究提供相关的理论依据，具有重要的参考价值[4]。为农业科研工作提供全面、真实、有效的农业科研数据支持，是科研工作顺利开展和按时完成的重要保证。

一是要严格把控科研电子档案的生成制度以及程序设定的严谨性[6]。按照国家对电子档案生成的规定，对各类文件的接收、存储、承载形式、参数指标进行严格的规范管理。对原始数据和相关的环境资料同时存档，以便于查漏补缺。

二是按照电子档案形成规律，研究电子档案保存、保密、保真的技术方法和手段，使其得到科学保管和有效利用。在农业科研单位，电子文件一般是由研究室或课题组在科研活动中产生，按归档格式的要求，将其存储到符合保管期限的脱机载体上。然后根据农业科技文件材料归档范围，对研究数据和材料按照种类、形式、内容做进一步整理后，定期上交科研管理部门。科研管理部门将收集到的电子档案材料进行原始性、完整性、真实性鉴定，对符合归档条件的电子文件材料移交档案室集中管理，本部门和个人都不能私自保留。已归档的资料，电子文件的收集要与其相应的纸质文件之间建立标识关系，以确保文件的原始性、真实性、完整性。在归档时可运用多样化的编目方式和藏储器具，重要资料必要时在收集、积累过程中制作成纸质拷贝件或微缩品，方便查询和利用。在文件运行的程序中，电子文件收集、积累、归档和利用实施全过程动态管理，能切实保障电子文件的安全性与共享性，使其价值最大化。

3.5 注重护权降密，深化电子档案信息资源开发

管理者要树立电子档案信息资源开发新理念，正确处理好开发利用与科研档案密级降解以及知识产权的关系。在保证本单位工作查考外，充分利用规范化、可共享的数字档案资源，通过智能化的数据分析和信息整合，加大在档案利用的广度、深度及提供良好服务方面的力度。根据自身优势和档案利用者的实际需要，主动出击，实行多渠道、全方位、多层次开发利用科研档案信息资源，使其价值得到最大限度的开发与利用。如围绕农业科研和生产实际等重大专题，对电子档案信息进行深度加工，通过学术专题编研、跟进成果后期信息采集与发布、采用多形式科技咨询等方式，对农业科技档案信息资源进行更有效配置，实现资源共享，促进农业科技成果转化，增强农业科技与应用推广工作的密切配合。