浅析文秘人员素质与文档管理

侯坤

摘 要： 随着社会的不断发展和进步，文档管理工作在企事业单位工作中的地位和作用越来越重要。对文秘人员的质量要求也越来越高。 本文对文秘人员如何加强自身素质修养，从而高质量地完成文书档案管理工作做了充分的分析和探讨。

关键词： 文秘人员 素质修养 文档管理

引 言

文秘是党政机关和企业事业单位的必备工作人员。 作为一种职务，不仅是抄写文章、接收和发送文件，还通过处理事务担任领导助理和参谋； 同时，一般而言，机关和机构的文本秘书是文件档案的管理员。 文档文件的价值在于档案的质量，档案的质量取决于文本秘书和文件管理人员的素质。为此，我们现在谈谈秘书的修养， 然后谈谈自己对秘书培养与文件档案管理之间关系的理解。

1.文件管理的基本条件要求文本秘书具有更高的素质修养

文字秘书的工作，一是记录和抄写； 二，稿件的起草和记录，领导的听写记录， 接待访客的记录，会议记录和电话记录等；抄写，即对字迹不清楚的在起草过程中反复审查， 修改以便于后期的使用。 文本秘书有责任帮助领导者撰写稿件，以便领导能够腾出时间做其他工作。 起草手稿是秘书工作的主要部分。在起草稿件时，文秘在审议和讨论稿件时，不仅可以为领导参考提出自己的意见。你可以在起草时直接写出自己的想法，形成初稿，让领导者决定。

要达到上述目的，文字秘书就必须具备较高的素质。除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。因此，文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员。

2.文秘人员如何提高自身素质

2.1努力提高政治理论水平

每个秘书工作者都应该具有良好的政治素质，包括坚定不移的政治立场和敏锐的政治辨识能力。要长期不懈地坚持理论学习，才能更好地领会中央和上级领导机构的指示精神，从而在实际工作中才能做到一切从大局出发，自觉遵守政治纪律。

2.2坚持培育优秀道德品质

优秀的道德素质是秘书人员主观约束力的重要组成部分。保持良好的工作条件，忠于职守，履行职责，诚实守信，取得进步。只有拥有良好的道德品质，才能有意识地维护大局的利益，自觉抵制工作中遇到的不利影响； 才能在在工作中做到求真务实。

2.3完善自身的综合业务能力

这反映了秘书工作者的工作能力。最好地反映秘书人员的基本文化素质，具备良好的语言和写作技巧，为了简洁和简洁，文字得体，写作精致，写作流畅，格式标准化，内容丰富。 其次，秘书工作者应掌握使用现代办公设备的能力，提高办公效率，在掌握信息方面取得质的飞跃，否则可能跟不上时代的发展。第三，秘书人员应具备 泛的社会沟通技巧和组织协调能力，这将有助于沟通，打好领导与群众的关系。

3.文本秘书也应该是一名出色的文件档案管理工作者

许多企业和机构的文件档案管理由文秘兼职。根据档案管理的有关规定，文件档案管理业务又属于当地档案局领导。因此，文书秘书应按照档案管理坚持党性，实践性和科学性。根据文档文件管理中统一管理，完整性和安全性以及易用性的原则，努力提高文档文件管理中的业务管理水平。

文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、 利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它 环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。

4.加强文秘人员培训的必要性

总之，文本秘书的质量直接影响了稿件的质量和文件管理的水平。文秘工作和文档文件管理工作，从专业角度讲，虽然存在差异，但业务关系是相互关联的，更重要的是，两者的工作结果往往在同一个载体中。 而且，要做好文档文件的管理，使文件档案发挥作用，这是事物之间必不可少的联系。

经过20年的努力，作为文件管理的一个重要方面，文档文件的管理得到了极大的发展。 但是，文档文件管理团队的建设，特别是基层部门的文档文件管理团队。 其文档文件的构建和管理水平仍然存在明显不符合时代要求的方面。 它在能够胜任书写秘书和文件档案管理的人数中占有突出地位，并且职位数量不稳定。 造成这种情况存在的主要原因是相关领导对文秘的要求不高，对文书档案工作不重视，认为文秘人员只 是抄抄寫写，无足轻重，文书档案管理工作只是收收发发、装装订订，无须专业。其次，是不关心对他们的培训教育，专业水平得不到提高。

5.加强文秘人员队伍建设的对策

首先，以基本质量要求为基本条件，配备秘书和文件管理人员时，应选择与专业和文件相 关的人员； 其次，在职专业人员应定期开展教育培训，不断提高道德，业务和技能，以适应 新形势的要求，三是在业务管理部门的指导下，文字秘书，文件管理人员，特别是对文秘和文件管理人员将定期进行评估。通过资格的，应当出具相应的职业资格证书， 并享受规定的工资津贴，鼓励他们做好相关工作；第四，秘书工作者应积极提高整体素质。

结束语

文秘是机关和企业不可缺少的一部分，随着社会的不断发展和进步，对秘书工作者的要求会越来越高。作为一名文秘人员，在工作中要不断积累经验，在下班后要不断学习与自己相关方面的知识，不断充实完善自我，一方面提高自身综合素质，另一方面，也要提高自己的政治思想觉悟，只有这样在工作中才能够更好的领会领导的意思，才能做到不被时代遗弃，才能适应新形势的需要，也才能成为一名合格的文秘从业者。

参考文献：

[1] 《文秘基础实训教程》，谭多幸，济南大学出版社，2009.07

[2] 《文书与档案管理》，刘萌，电子工业出版社，2010.01