档案管理信息系统建设中的问题分析

刘银雪

(巨野县康复中心，山东 巨野 274900)

档案管理信息系统作为事业单位信息管理的重要工具，能够帮助事业单位实现专业化、系统化的信息管理模式，促进事业单位档案信息管理质量的提升。根据档案管理信息系统的建设现状来看，影响档案管理信息系统建设的因素存在复杂性和多样性。但是由于相关档案系统建设单位对影响因素的复杂性和认识不足，没有做好充分的建设准备，导致构建出的档案管理信息系统达不到预想效果，体现不了实际的应用价值。

一、系统规划不够科学，无法保障系统建设进程

在近几年的发展中，档案管理信息系统化建设虽然已经取得一定成就，但是针对社会发展而急速增加的管理需求，当前档案管理系统仍然存在一些局限和问题。例如：系统建设与档案管理需求不协调、系统结构不完善、系统性能低、投资多受益少等等，都是当前档案管理信息系统建设需要改善的问题。因而，在进行档案管理系统建设时，需要综合考虑社会发展变迁、部门未来规划、系统功能需求、系统性能等多方面的因素，结合档案管理工作的情况，构建岀科学合理的系统建设规划方案，为系统建设树立明确的目标和方向。通过这样的方式，可以让档案管理信息系统建设的整体过程更加规范，实现系统建设与事业单位协同并进的发展。另一方面，随着时代的发展和变迁，档案管理工作内容、结构也会随之变化，想要实现档案管理信息完全系统化，需要对档案管理信息系统建设进行科学规划，这样才能提升系统的使用价值。与此同时，在档案管理信息系统建设中，包括有系统概要设计、程序开发、系统测试等基础环节，而且还会涉及系统维护、系统更新等工作任务。由此可见，档案管理系统建设不是一朝一夕就能完成的，而是一项长期性的工程，构建科学规划是非常必要的。

二、用户参与程度低，无法充分满足管理需求

档案管理信息系统建设的最终目的是满足单位档案管理需求，提升档索管理的效率和质量。但是在实际的系统建设过程中，由于系统需求用户参与程度不足，而系统建设人员对档案管理需求业务了解又较少，进而导致系统达不到预想的建设效果。另一方面，由于系统用户与建设人员缺乏有效的沟通，导致系统功能技术无法全面反映用户需求，同时也不利于用户对系统制约条件、建设问题进行深入了解，影响了档案管理系统的质量。基于这样的现状问题，在档案管理信息系统过程中，需要强化系统技术人员与用户的沟通，确保系统技术人员全面深入地掌握档案管理信息系统所需功能。由此，系统技术人员可以结合业务需求、使用特点等信息，完善档案管理信息系统的功能，最大限度地优化系统的运行效果。与此同时，在档案管理信息系统应用时，用户也需要有效掌握系统的功能、结构以及运行条件，以系统建设者的身份参与到系统开发的各个不节，这样才能构建出档案管理需求的信息系统。

三、系统测试过于形式化，无法保障系统运行质量

在档案管理信息系统建设中，大部分事业单位由于自身软件技术的局限性，会将系统开发业务委托给专业软件开发公司进行建设。与此同时，系统测试作为软件开发的重要环节，做好系统测试环节不仅能够保障系统质量和性能，而且还是实现系统功能的最后关卡。但是，系统测试工作需要花费大量的人力和时间，由此部分软件开发企业在系统开发时，为了追求开发时间和速度，忽视系统软件的测试环节，影响了档案系统使用质量。因此，事业单位在进行档案管理系统建设时，可以安排专业技术人员监督系统测试环节，定期检查系统测试的成果物，有效解决测试中出现的问题，避免影响后期的测试质量。这样，既可以及时解决纠正系统中的问题，优化系统性能，还可以提升档案管理信息系统的开发质量，为档案管理信息系统的实际应用提供保障。另一方面，档案管理信息系统维护工作不到位，无法保障系统的稳定性。“系统维护”是档案管理信息系统建设中非常关键的一部分，不仅影响着系统的使用年限，而且还关乎系统的运行质量和性能。将系统维护工作落实到位，可以保障系统要素及时更新和完善，优化系统的运行质量。但是在栏案管理信息建设过程中，部分事业单位由于缺乏专业技术人员而忽视了系统维护工作，一旦系统发生故障，系统用户不仅无法及时解决，还会影响了档案信息的管理。因此，在档案管理信息系统建设中，强化系统维护的重视程度，培养专属的技术维护人员，保障系统软件能够及时更新，才能进一步保障档案管理信息系统的运行质量。

四、结束语

总而言之，在信息化时代不断推进的过程中，落实档案管理信息系统建设是事业单位发展的必经之路，对提升信息管理质量有着积极作用。与此同时，通过分析档案管理信息系统建设的问题，加强用户的系统开发体验，构建出合理科学的系统建设方案，落实每个环节的系统质量检测，可以全面提高档案管理信息系统的质量，优化档案信息管理环境，促进事业单位的健康成长。