加强人才档案管理，提高档案利用效率

徐春燕

（云南省 昆明市呈贡区统计局，云南 昆明 600500）

本文围绕着新时期人才档案管理涌现的问题，运用制度化、系统化和创新性的思维审视人才档案管理工作的优化路径，达到高质量开展人才档案管理目标。

一、人才档案管理的主要问题

（一）管理意识不强

人才档案管理工作不仅涉及到人才流转，更涉及到基层单位的用人质量，以及关系到人才的切身利益。有些基层档案管理部门对人才档案的管理意识不强，没能充分的重视人才档案管理工作，人事档案管理往往只局限在档案的妥善保管方面，没能在分类整理、人力资源数据挖掘、人才融合优化配置方面发挥人才档案的应用价值。由于基层单位人才档案管理意识不足，人才档案工作的目标与具体实施策略不明确，缺乏必要的人才档案管理工作制度，以及科学全面的人才档案管理标准，导致人才档案管理与相关部门配合不足，没能形成统一的人才档案的运转机制，因此影响了人才档案管理的运转效率和档案管理质量，没有建设符合国家有关人才档案管理的标准，影响了相关工作的质量。

（二）档案内容有限

人才档案数据信息资源的内容有限，人才档案的充实性不足，人才档案不能反映单位人才建设的全面真实情况。现有的人才档案数据信息的应用价值较低，人才档案数据信息的更新速度较慢，这些问题直接影响了人才价值挖掘。现有的人才档案不满足单位各项工作的需要，单位没能围绕着人才流转，人才优化配置提高档案数据信息的利用效率，不能有效的充分挖掘人才特长，没能对人才档案进行认真梳理，导致人才建设效率与质量不足。还有的基层人才档案管理部门的服务理念不足，没能针对企业与人才搭建人才档案的服务桥梁，现有的人才档案管理没能围绕着个性化服务与丰富人才档案开发专门的人才档案建设项目，人才档案运转复杂，人才档案应用过程中需要花费大量的时间精力。

（三）信息化不足

在数字化时代的人才档案管理更强调运用信息化的方式开展数字化和智能化的人才档案管理。由于有些单位的档案信息化建设体系不足，没能形成完善的数字化档案运转系统，因此影响基于单位人才档案管理的运转效率，没能发挥人才档案信息价值。有的单位没能从大数据角度进行人才档案数字化体系建设，数据存储、共享系统开发不足，导致人才档案数据信息传递不足，人才档案不能实现个性化的共享开发应用。当前基层单位还缺乏信息化的档案管理人才，档案管理系统的应用与开发不足，档案信息化运行存在一定的安全隐患，这在很大程度上导致人才档案在共享时容易造成数据被篡改，造成档案信息传递不及时问题。

二、人才档案管理的具体策略

（一）增强管理意识

提高人才档案管理工作水平，解决人才档案管理的现实问题，还要提高基层人才档案管理意识，形成完善的人才档案管理工作运转体系，促进人才档案管理工作有序运行。首先，加强对人才档案管理工作的领导，明确人才档案管理的重要性，在明确人才档案管理职责分工的基础上形成科学化的人才档案管理工作制度。其次，建立人才档案管理信息库，成立人才档案管理中心，由专职信息技术人员主要承担人才档案管理工作任务，并且加强对各部门人才档案管理工作的技术指导。

（二）强化信息建设

数字化、网络化、智能化已经成为新时期人才档案管理工作的主要发展方向，提高人才档案管理工作的质量，解决传统人才档案管理的实际问题，需要使用信息化的人才档案管理方法，形成科学的人才档案管理机制，从而解决人才档案管理的具体问题。首先，全面加强人才档案管理的信息技术更新，根据人才档案管理的运转需要开发系统的人才档案管理软件，逐步形成完善人才档案使用权限体系，在数字化档案存储系统的支持下实现档案数据信息的有效共享。其次，加强数字化人力资源档案的挖掘工作，在结构化数字库的基础上运用大数据的方式对数据信息进行整合，结合单位的具体项目发挥档案人员的辅助配合作用。

（三）提升管理素养

做好基层人才档案管理工作还要提升管理人员素养，促进人才档案管理人员掌握先进的档案管理技术，满足信息化环境下的人才档案管理操作需求。首先，全面加强档案管理人员的信息技术培训，要求档案管理人员掌握信息化的档案培训方法，提高档案管理工作的信息化与智能化水平。其次，加强对人才档案管理法规的培训，促进人才档案管理专业技术人员熟悉相关管理制度，保证人才档案管理的科学性和有效性。第三，还要加强对人才档案管理人员的专业技术考核与绩效测评，明确人才档案管理工作人员的具体问题，针对性的促进其改进提高工作质量

（四）加强安全工作

提高人才档案管理工作的质量，还要完善安全管理体系，注重根据现有的人才档案管理与运行机制形成必要的安全制度。首先，全面提高人才档案管理人员的安全意识，做好基层性的安全保障工作，满足人才档案管理的安全需求。其次，加强人才档案的安全设施设备的配置工作，加强信息化设施的建设，着力构建一个具有安全信息防控体系的档案智能化运行环境。第三，还要加强数字档案运转系统的实时监控工作，有效的划分档案使用权限，做好基础的备份工作，提高数字化档案的安全性。在满足数据共享需要的同时对档案安全形势进行评估。

（五）转变观念，提升价值

以往，我国事业单位在档案管理模式上经常是以清水衙门自居，故步自封，总认为事业单位的档案管理工作就是事业单位发展的后勤，不需要出头仅仅安心做个配角就可以了，因此事业单位中的员工和外界的很多人对于档案管理工作的印象就是只进不出默默无闻。这样的一种情况要求档案部门必须转变传统守旧的观念，使得档案工作的价值不断提升。

三、结语

加强人才档案管理工作，形成完善的人才档案数字化运转机制，需要创新人才档案管理方法，构建完善的人才档案管理工作体系，在满足人才档案管理信息化建设需要的基础上，全面提高人才档案的建设水平。