档案网站建设应注意的若干问题

赵晓光

（黑龙江省尚志高速公路管理处，黑龙江 尚志 150600）

档案网站是档案馆(室) 在互联网上建立的站点，它以主页方式提供相关信息和相关服务，构成公共信息网络的一个节点。从微观讲，档案网站建设是档案馆(室) 网络化建设的第一步，是档案馆(室) 面向网络世界的窗口；从宏观讲，档案网站建设是国家档案信息化建设的基础，数字化、网络化是信息时代发展的趋势和社会信息化的必然要求。因此，如何去建设具有中国特色的档案网站，已成为档案界关注的热点问题。

一、档案网站的功能定位

（一）宣传功能。档案部门收集保管档案的目的是为了利用，而在充分了解认识档案及档案工作的基础上则能更好地加以利用。宣传、介绍档案工作，扩大档案工作的影响，是档案利用工作的基础，而档案网站正是利用网络这一信息共享平台，打破时间和地域限制，通过档案馆指南、档案部门机构设置、职能简介、服务利用指南、档案政策研究等栏目的设置，全方位、多角度地宣传。

（二）展示功能。档案真实地记录和反映了社会政治、经济、文化等各个领域的活动，具有原始真实性、较高的美学价值、一定的可欣赏性。档案网站通过对馆藏的展示，展现了社会的精神文化财富，反映了一种社会资源的共享性，体现了档案部门对人类文明的保护和推动作用，而且这种展示，可以通过国际互联网传到世界各地，对宣扬中华民族的璀璨文化起到事半功倍的效果。展示功能是突出档案部门自身文化内涵的一个重要方面。

（三）服务利用功能。服务利用是发挥档案价值的直接途径。提高档案的利用效率，增强档案部门的服务水平，是档案部门需要深入研究的问题。档案网站的建设对档案利用的服务方式有了全新的突破，一改过去“坐等上门”、“面对面查档”的传统服务方式，通过档案网站利用窗口的设立，可让利用者上网查找、搜索档案目录，调出要查找的档案，达到自己的利用目的。

（四）交互功能。档案网站能够广开言路，倾听访问者的意见和建议，在服务提供者与服务对象之间架起一座信息沟通的桥梁。通过网站点击次数以及档案工作论坛、利用者信箱、建言献策等栏目的设置，建立起与网站访问者的交互园地，尽可能满足访问者的需求，使档案网站打破单向的输出方式，达到吸引访问者的目的，增加点击率和访问量，从而使档案网站不断注入新的活力，步入良性发展轨道。

二、档案网站的建设要点

（一）总体框架结构规范，布局合理。档案网站的总体布局应规范，档案主页的形式适宜选择信息罗列型，网站名称、导航栏目、重点栏目展示、互动信息、版权说明等，均应在主页罗列。按照人常规思维模式和浏览习惯，网站名称一定要放头条醒目位置，且通栏布局。栏目设置要突出重点栏目，重点栏目有正文栏（包括新闻动态和图片）及导航条等。正文栏将及时把最重要的信息和反映本站特色的信息发布出去，图片为档案文化特色的图片，并配以文字说明。导航栏目是主页布局一个必须认真考虑的问题，它不仅可使浏览者迅速了解所在网站的基本结构，还能快捷地找到自己感兴趣的内容。因此，导航栏目一定要紧承网站名称后第一屏出现。

（二）服务功能要强。一是体现易用性。网站有丰富的信息资源，只有能提供强有力的检索工具，才能有效查阅信息。如在导航栏点击“档案检索”就会提供各类全宗和检索途径，选择点击进入查询；为了帮助浏览者更好地了解档案检索工具的使用，网站可提供档案目录数据库简介、全宗分类介绍查询、检索实例选登、热门档案检索等。网站应尽可能提供“站内检索”、“站外检索”，，甚至向“复合检索”发展。此外，易用性还体现在网站设计要结构合乎逻辑、界面友好。二是建立档案特色服务。进入档案网站如进入历史的长河，可感受到历史的瞬间。三是增强互动性。通过互动信息，增强浏览者与网站的交流，如开设读者意见和建议、在线咨询等栏目，力求在互动中增强服务功能。

（三）保持内页设计的协调一致

1.结构的一致性。网站主内页结构的统一，是网站风格统一的重要手段，也是当前网站普遍采用的结构。包括网站布局、文字排版、装饰性元素出现的位置、导航、图片位置的统一，其优点是减少设计、开发的工作量，更有利于以后的网站维护与更新，并能在一定程度上缓解当前档案馆技术人员缺乏所产生的压力。

2.色彩的一致性。人的视觉对色彩要比布局更敏感。一个特独色彩的网站会给人留下深刻的印象，因此，应选取一两种主要色彩，保持站点主体色彩一致，几种辅助色彩只是为改变局部色块。

3.文字背景的统一协调。网页背景包括背景色和背景图像。当浏览者一进入档案网站主页，一张张珍贵的历史相片就在眼前滚动，提醒浏览者已进入历史长河。但应注意的是，背景图像要注意控制文件字节大小，以免影响下载速度。

三、档案网站的内容设置

针对我国档案网站内容级别差距明显的问题，笔者建议档案网站内容的建设不仅要包括大量的一次文献信息，还应包括大量的二次、三次文献信息，以便满足不同用户的不同需要以及同一用户的不同程度的需要。

针对档案信息类型少的问题，笔者建议不仅要提供文本和图像信息，还应提供多媒体档案信息，让档案信息资源能够全方位展现在利用者面前，还原档案，还原历史。

针对我国档案馆（室）布局相对分散的问题，考虑到因时间、空间和人力、物力、财力的限制，很多情况下需要利用档案也不得不放弃，给学术和科学研究造成很多的不便，因而笔者认为在提倡建设公共档案馆、休闲档案馆的今天，实现档案信息资源的网络共享，档案网站建设是重中之重。

针对我国少数民族众多，在档案利用方面还要考虑到档案信息互译问题，最大限度地消除语言障碍。例如，对于藏文档案我们可以增加相关翻译工具链接，针对经常性的、使用频率较高的档案信息还可以考虑提供网络在线服务，由专业人士在线解答问题。