高校学生档案服务提升的对策研究

王克付

（南阳医学高等专科学校，河南 南阳 473000）

2016年，国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》将发展目标定为：到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和“五位一体”建设的档案事业发展体系。“提高档案公共服务能力”“持续推进数字档案馆建设”“加快提升电子档案管理水平”，这份文件也给我们的档案研究提供了很多思路。

一、及时转变档案观，强化学生的档案意识

当前，对高校有诸多的考评和硬性指标，管理者在制定计划、开展工作的时候对上级部门要求比较严格的任务或是利害关系比较大的工作往往优先考虑，比如党建评估、办学质量评估、就业质量的考评等。档案管理这一块工作从未有过什么单独考评，综合考评也往往不涉及。高校管理者首先应该转变观念，认识到档案对学校发展、学生职业发展的重要性。主动加强教育，以多种生动活泼的方式，去强化学生的档案意识。

二、更新档案管理体制，规范和高效并重

管理体制直接决定着管理效果，是管理水平高低的重要指标。要想真正提高高校的档案管理水平，首先要更新管理理念，然后便是对管理体制进行大刀阔斧的改革。衡量管理体制的另一个维度是高效，单有规范是不够的，高效同样至关重要。高校若是管理通畅，各项档案材料会在特定的时间节点顺利地汇聚到档案管理部门；若是疏于管理，档案管理部门就不得不四处催交材料，所搜集的材料既然是应付工作得来的，质量也必然参差不齐。学生的每一个需求，都可以看作对档案管理部门发出的具体指令。

三、以生为本，重视档案的开发利用

每个学生都是一个鲜活的个体，投射在档案里也应该是多姿多彩，个性化极强的。从档案袋制作、纸张的选取，到相关资料的填写、奖证的收集，再到个性化资料的制作，档案的含金量体现在档案的各个流程和每个层面。重视档案的开发利用，拓展增值服务。服务对象的需求可能是确定的，但服务是无止境的。如何给服务对象提供更多优质高效的服务，高校档案管理部门需要好好思考。若是在服务中增加一些人文关怀，这就难能可贵了，比如学生毕业时可以发放一些贴心的小册子，网站及时更新档案转寄信息，微信公众号及时推送最新的档案政策或办理须知，给校友赠送一些有纪念意义的小礼品等。

四、重视人才培养，依靠科技和互联网的力量

人才是关键，再好的理念也需要人去贯彻，再好的设备也得有人会用才行，高校学生档案管理要想实现转型和提升，就必须重视人才的培养，必须重视档案管理人才队伍的建设。作为新时期的档案工作人员，首先要有较强的政治素质和高度的责任感，有的高校要求必须是党员，虽有些矫枉过正，但出发点是好的。学生档案也属于国家机密文件，收集、整理、转递都有具有的法规要求，一定要照章办事，以高度负责的态度去完成各项工作。

五、保密工作不能放松，加强安全防范

归根结底，学生档案是学生个人信息的综合体，工作之后人事档案的管理更是严格，国家法律规定档案管理人员必须严格保密。从道德层面来看，档案管理人员也有义务为学生保密。倘若发生泄密，可能会对学生利益造成不同程度的损害。除了法律约束、制度建设、安全教育外，学校网络中心也应加强安全防范工作，保障校园网的网络安全。档案管理部门要保证计算机环境安全，指派专人对计算机进行维护。

六、推广电子档案，实现信息互通

《高等学校档案管理办法》规定“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”，以后电子档案（数字档案）的地位将变得日益重要，很可能取代纸质档案。如今，电子身份证、电子社保卡、电子驾照已经出现，诸多信息已经联网，时代对电子档案的需求也变得清晰可见了。纸质档案的制作和保存需要大量的成本，如人员、场地、物资等。在转递时比较麻烦，也容易丢失。电子档案制作起来可控性更强，携带方便，转递时也比较安全，并且能够做到随时调取。

七、增强服务意识，全面提升高校的档案服务水平

一提到增强服务意识，人们自然而然地想到档案工作人员要增强服务意识，或是档案服务窗口工作人员要增强服务意识。实际上，上至主管校长，下至档案工作人员、辅导员，也包括参与档案工作的其他部门、各级人员都应增强服务意识。前面提到，学生档案管理虽不是重大项目，但也是一个系统工程，任何环节出了问题，都会对档案的质量产生直接影响。

我们要正视当前高校档案管理中存在的诸多问题，要看到档案服务提升的必要性，认识到“互联网+”的时代走向及其磅礴的价值驱动力。高校应立足于实际，补齐短板，将学生档案的服务提升彻底融入到高校的改革大局中。