试论如何让事业单位数字档案“活”起来

沈玉莹

（长江武汉航道局，湖北 武汉 430000）

引言

事业单位的档案建设对单位的工作开展提供了重要的条件，通过档案管理使单位中的信息资料得到规范化的管理，在各项工作中可以将档案作为参考的依据，为了使档案管理的效果加强，结合数字档案管理进行分析，采取有效的措施对档案管理进行改善，使数字档案管理的效果加强，促进单位的发展。

一、事业单位数字档案的应用价值

（一）满足时代发展需求

数字档案使资料的形式发生了变化，使档案的应用能够不受时空的限制，加强了档案使用的效果。事业单位的档案管理中数字档案的使用对社会的发展具有重要的作用，同时符合时代发展的需求，使数字化档案的应用范围扩大。

（二）提高档案资源质量

改善档案建设管理工作，使用数字化档案，可以使档案的质量提高。通过计算机和网络的应用，使档案的存储空间扩大，并且能够提高管理的效率，节省了人力的投入，体现了自动化管理的优点，为社会群众提供了更好的档案存储需求。另外，档案的管理中的信息资料也对档案管理的质量有着较大的影响，为了使单位的档案建设速度加快，应结合数字化档案，使档案管理的效率和质量提高，促进档案管理的发展。

（三）提升档案安全性

事业单位的档案资源对单位的发展和社会发展都有着重要的作用，通过数字化的档案管理方式开展工作，可以使档案管理得到创新，同时能够满足社会对档案管理的需求，使事业单位的档案管理工作更加开放，使事业单位的档案使用价值提升，加强了档案管理的安全性，使档案管理更加符合时代发展规律。

（四）维持档案的原始性

事业单位的档案资源管理需要具有原始的特点，使档案保持原始性，这样可以体现出档案资料的价值。利用数字化方式对档案进行管理，可以使档案的安全性提升，结合网络技术的应用，使档案得到完好的保存，可以避免对文件造成影响。这种当时使档案的管理维持了原始性和安全性，使档案资源发挥出有效的作用，使交互性加强，因此具有重要的意义。

二、数字档案应用中存在的问题

（一）安全问题

数字档案的安全隐患是其中的重要问题，由于信息化技术的发展使档案管理中面临着一定的安全隐患影响。网络的开放性使其中的协议和系统都属于开放空间，导致档案资源的网络管理中具有不安全因素。档案在网络中的传播缺少私密的保护，这使信息容易在传输中遭到窃取。在管理中随着档案问题的增加，档案管理的质量也会降低，安全问题导致档案信息得不到有效的保护，难以使其具有安全保障。需要通过安全技术的加强，使档案管理能够避免安全问题的出现，保证档案信息的安全。

（二）共享问题

事业单位需要通过加强档案信息的共享性使档案管理得到改善，在单位中档案管理的信息化水平还没有达到实际的要求，数字档案管理中缺少备份，同时没有得到充分利用，所以没有使数字档案信息的管理质量提高，影响了档案的自身价值。

（三）人员问题

目前的事业单位中没有专业的管理队伍，人员缺少数字化技术的了解，在实际管理中不能达到管理的要求，一些人员对数字档案的开发方式不能掌握，管理人员缺少档案管理工作的素质，另外人员在工作中没有得到专业的培训，这使人员在数字化档案管理中难以发挥出有效的作用。

三、加强数字档案应用的效果的策略

（一）大力开发数字档案

为了使数字档案的管理质量提高，需要对数字档案进行深入的挖掘，充分利用数字档案信息，使数字档案资源变的更加丰富，提升档案的价值。首先需要对数字档案管理进行科学化改善，使档案管理具有良好的环境和先进的设施，通过硬件技术的结合，使档案管理能够顺利开展，通过数字化的办公系统和共享体系，使档案信息得到共享，从而加强档案管理的质量。其次，需要将数字档案的收入、存储等相关体系完善，并且对基层档案进行开发和研究，使档案管理的开展更加具有全面性，以信息化技术作为基础，对档案信息进行补充，加强数字档案管理的效果。

（二）建立档案安全环境

数字档案应用的加强需要通过安全的环境实现，使档案能够为事业单位发展和其他方面起到有效的作用，因此应提高数字档案管理的安全性。首先需要对档案建设的外包机制进行完善，和软件开发公司进行合作，使档案共享系统建立，通过系统对数字档案进行高效的管理。其次，需要在工作中体现出档案的自身特色，根据当地的发展情况，开发具有本地特色的档案内容，使档案管理能够具有更好的效果。对数字档案的安全管理采取有效的的措施，使管理信息具有安全保障，提升了管理的质量。

（三）提升档案人员能力

档案数字化建设中需要人才队伍的支持，在管理中应大力引进人才，结合单位的工作需求以及实际情况，对人员进行合理的分配，加强档案管理的质量。首先需要建立专业的档案管理队伍，对人才资源进行科学的配置，使档案管理能够具有创新的特点，实现数字档案管理的目标。其次，对档案管理人员进行培训，使人员的专业性加强，能够具有专业的管理知识，通过培训具有综合的能力，结合讲座和专家指导等方式使人员在培训中完善自身的知识和能力，在工作中发挥出自己的能力。还需要对档案管理建立综合体系，使档案的数字化管理水平提高，采取合理的绩效考核方式，对人员进行考评，使档案管理得到全面的改善，从而使单位的数字档案管理逐渐完善，促进单位的快速发展。

结语

数字档案的管理作为事业单位发展中的重要部分，通过数字档案的建设和应用，使档案发挥出更好的作用，对事业单位的决策等提供参考，同时能够满足社会的需求。应对数字档案进行大力开发，采取有效的制度进行管理，提升管理人员的专业能力，使数字档案发展水平提高，体现出档案自身的价值，促进事业单位的档案管理发展。