如何做好住房档案的信息化管理工作

蒋晓红

（宁夏医科大学，宁夏 银川 750004）

引言：房产产权的确认、房屋所有人与使用权人合法权益的保障都需要有住房档案作为重要的依据，并且在城市的规划与建设过程中，住房档案也是重要的信息材料。随着社会经济以及房地产市场的发展，房屋的买卖与租赁越来越频繁，这给住房档案管理工作带来了一定的难度，所以住房档案的信息化管理势在必行，既是住房档案管理工作的发展需求，也能够为社会经济的发展提供重要的支持。

一、住房方案管理信息化的意义

（一）可以确保相关权利人的合法权益。传统的纸质档案管理存在着真实性不足的问题，使得住房档案的记载并不去准确、全面，这样就会在房屋确权或变更权利的过程中存在问题，而若是能够实现信息化管理，就能够有效改善这一问题，为行政管理机构的合法、规范开展工作奠定基础，从而保证了相关权利人的合法权益；

（二）可以促进房产市场的健康发展。房地产市场的正常运行过程中，需要等级管理住房档案，对其产权归属进行明确。这样就能够使产权人在合法的情况下去任意处理房屋，这在很大程度上促进了房地产市场的稳定、健康发展；

（三）有利于社会的和谐与稳定。随着房产价值的不断上升，关于房屋产权的纠纷事件也越来越多，在住房档案信息化管理的背景下，就可以随时将来查询与确权，出具相关的物权证明，这在很大程度上减少了这类纠纷事件的发生，对于社会的和谐与稳定具有不可忽视的作用[1]；

（四）能够保证房产调控政策的科学。了解房地产市场的第一手资料就是住房登记档案，但是传统的纸质档案无论是查询还是数据信息的汇总都会比较费时费力，通过实施信息化管理，可以准确、快速了解当前房地产市场的实际情况，了解居民的实际需求，这样也保证了做制定与实施的房产调控政策科学、合理。

二、住房档案信息化管理的具体措施

（一）制定住房档案信息化的相关标准

不管是哪种类型的档案管理，今后的发展趋势都是以信息化为主，而信息化的发展则是需要建立在标准化的基础之上。简单来说，就是现代档案信息化管理工作要以计算机技术应用为中心，建立在各项业务工作标准的前提下实行。所以，档案信息化实现的基础要素就是档案管理工作的标准化实现。因此，在加工大量住房档案信息化工作中，要严格遵循相关的规范与标准。如，文件的排放顺序、著录格式、拆除方法以及目录格式等，都要保证有相关的标准，并规范这类工作的实施。不过，在制定住房档案信息化的相关标准时，除了要考虑到整个行业的档案信息化管理规范与标准的内容，也必须结合不同的情况，具体到每一个环节中去。例如，档案扫描的清晰度、存储的格式等都应该有具体的标准[2]。

（二）选用合适的住房档案管理软件

做好住房档案信息化管理是需要有专门的软件来实现，这对于信息化处理工作的有序进行提供了重要的保障。在住房档案信息化管理的过程中，管理软件具有不可替代的作用，所以选择合适的管理软件对实行住房档案信息化管理有着至关重要的作用与价值，如果选择的管理软件不合适，就可能会造成应有的价值无法得到发挥。另外，由于计算型号、运行硬件环境等因素的影响，即便是同一个软件系统也不能确保它的有效应用。所以，这就需要相关的人员能够结合实际的情况，选择适宜、配套的档案管理软件，为后续工作的开展打下坚实的基础。

（三）做好住房档案的数字化加工

对住房档案信息的数字化加工，不是简单的数字转化，而是有着比较严格的要求。在住房档案的数字化加工过程中，会涉及到扫描技术、计算机技术、存储技术以及多媒体技术等的应用，在处理的过程中主要分为音频、视频资料的数字化处理与纸质档案的数字化处理。处理纸质档案的过程中，一般只用扫描技术就可以完成；而对于音频与视频档案，则需要相关的软件来进行转化，并将其录入数据库，这样既保证了档案的信息的真实性、全面性，也减少了人力、物力以及财力的消耗[3]。

（四）加强住房档案信息化的安全管理

虽然住房档案管理的信息化在很大程度上促进了档案工作的进步与发展，但还是存在着一定的安全隐患，主要来自于计算机软件、硬件以及网络与数据等方面。由于计算机与互联网的特征，如果对没有及时更新与维护安全防护软件，就有可能遭受到外界的侵入，这样就会可能出现住房档案信息的丢失、被篡改以及泄漏等。同时，计算机的硬件也同样会受到外界环境的影响，如雷击、潮湿等，会造成计算机数据存储硬盘的损坏，使得住房档案信息丢失。因此，住房档案管理的工作人员在信息化管理中，要时刻保持着警惕，要尽心尽力去保证档案的安全。首先，要为住房档案数据库配备先进的病毒防控系统与防火墙，并需要定期进行检查与维护，保证不会受到病毒的感染与不法份子的攻击；其次，要对档案数据进行动态的监控，避免出现恶意操作。另外，要针对住房档案信息的保密等级进行分类，根据不同的保密等级来采取相应的安全防护措施，最大程度保证住房档案信息的完整性、安全性。除此之外，还应该注意硬件方面的更新与维护，要根据住房档案信息化管理的具体情况，对计算机硬件设施进行及时的更新与维护，并且要做好防潮、防雷击以及防火等工作。

结束语：在传统的住房档案管理工作中，基本都是以纸质档案管理为主，这种模式存在着真实性不高、管理效率低下，会降低档案的有效利用。随着社会的快速发展，传统的住房档案管理模式已经无法满足社会的需求，要想有效统筹住房信息资源的查询与利用，就必须实行住房档案的信息化管理，以此来有效保障房产开发、旧城改造以及城市建设，为房地产调控政策的制定与实施提供有效的支持。