浅谈如何提升基层档案管理效率

陈伟

（河北省滦平县人力资源和社会保障局，河北 滦平 068250）

一、基层档案管理工作的主要内容和现状

基层档案管理工作的主要内容如下：第一，负责制定本单位档案管理的制度，实现档案管理标准化、操作规范化。第二，做好本单位文件资料的收集、整理、鉴定工作。第三，开展档案业务指导工作，主动敦促各部门保证文件的齐全与完整。第四，做好移交档案的登记、统计和保管。第五，编制多种检索工具，做到各种门类载体的档案分类科学、排列有序、编目规范，以迅速准确地查调档案并汇编档案资料。在生产和经营过程中形成的档案种类有科技档案、文书档案、财务档案、证书档案、声像档案、照片档案、实物档案等。在具体的档案管理工作中，可分为实体管理和信息化管理两方面。在实体管理方面，本单位1997年在上级档案业务部门的指导下，通过了国家二级档案管理标准，同时根据上级颁发的文件建立健全了本单位的科技档案分类办法和档案管理制度。

二、基层档案管理工作的现存问题

（一）档案管理意识不足

目前，在档案管理岗位上坚持多年的档案管理人员主要靠的是自身的素养和责任心，他们能安心于档案管理工作，坚持按照达标要求监督各类档案及时归档。但仅靠档案人员的微薄力量只能维持最基础的实物档案管理达标标准几十年不走样，没有上级领导的支持，库房空间不足，难以再配置。档案人员退休后招不到合适的人来接班，使档案管理的标准化局面无法维持，最终陷入混乱状态。1997年达标时，本单位的信息化水平在行业内还是领先地位，文书资料输入电脑后和档案录入时，输入收发文号就可把文件的文号、标题、作者、制作时间等信息自动显示在表格里，不用再手动输入。但几十年过去，本单位目前使用的档案管理软件仍停留在手动输入和打印案卷目录和封面的层面上。

（二）数据无法共享，降低工作效率

目前，办公室的文书管理系统和档案管理系统是两个独立的软件。文书人员在文书管理系统上登记收发文时，第一次输入的文件信息，档案管理人员在档案软件上是不能共享的，需要再次输入到档案管理系统软件中。随着科技的进步，文书人员将文件以扫描件的形式存储在文书管理系统中，档案管理系统无法调阅。提供档案管理系统中搜索到的文件不能立即打印出来给利用者，而是必须去库房调阅实体档案案卷，对其进行复印或拍照，不能共享前端文件资料的数据，大幅降低了档案的输入效率和利用率。

（三）档案管理人员业务水平有待提高

档案管理是一项随着社会发展不断改进的工作，无论是工作方式还是工作效率，都在不断的改进与提升.因此，对于档案管理人员的要求也在不断提高。目前，很多档案管理人员对档案管理信息化的接受能力一般，甚至有为难情绪。档案管理的专业知识和信息化知识更新不及时，缺乏上级领导及时精准的业务指导，这些都会影响档案管理水平的提升。

三、提升基层档案管理工作效率的有效策略

（一）强化档案管理意识

基层领导和档案工作人员要加强自身的责任意识，档案管理工作人员要尽心尽力，不辱使命。档案管理机构必须通过文书部门立卷制度将档案的重要性灌输到中层领导和经办人员的意识里。部门领导要深入各部门督促应归档的资料不可漏归或不归。档案管理人员必须亲自指导各部门的文书和科技档案的归档工作，保持达标标准不变。单位应将档案工作列入年度考核，这可以从根本上保证档案的完整性，各部门的经办人员才会真正重视平时文件资料的搜集和保管，从而丰富库藏，提高档案利用的经济效益，为本单位的各项活动提供最坚实的保障。同时，还应建立健全档案管理的各项规章制度，日常工作做到有章可循，档案工作做到规范化和标准化。

（二）实现档案信息数据共享

当前社会正朝着数字化、网络化、资源化的方向发展，实现档案信息数据共享，提高资源共享率已成为促进基层档案管理工作效率提升的必要途径。因此，基层单位应充分认识到这一点，积极引进信息共享软件，将能共享的文件资料和档案数据充分结合起来，实现云数据信息管理。这样不仅能解放档案工作人员手工输入的负担，还能提高档案的远程利用率，在安全的网络环境下，能快速提供给出差在外的利用者。

（三）提升档案管理人员的工作业务水平

档案管理人员的综合业务素质关系到档案的安全和质量。首先，要提升档案管理工作人员的宏观管理能力，把档案管理工作的法律法规、行业标准稔熟于心，确保基层档案的安全。其次，要提升档案管理的专业知识水平。基层单位应招录档案管理的专业人才并形成人才梯队，以提高对文件资料的鉴定能力，保证紧张的库房空间里存储的每一份档案都是精华，还能保证一个单位的档案管理标准长期不走样。最后，要加强对在岗档案管理人员的继续教育培训，可组织外派学习或参加对外交流活动等来拓宽档案管理工作人员的眼界，这样才有能力创新出档案管理的新方式。

（四）提高特殊载体的档案利用率

基层单位特殊载体的档案利用率不高，主要原因是信息化技术手段过于落后。应对收集和存储的声像档案配备先进的信息化设备，同时配备熟悉档案管理的信息化技术人员，及时处理存储介质损失的问题，确保信息读取顺畅。对档案信息进行云数据管理，利用关键词搜索海量档案文件可大幅提高库藏档案的利用率。

综上所述，面对社会科学生产力的快速发展，信息化技术在档案管理领域中得到普及离不开各级领导对基层档案的关注，离不开基层档案管理人员默默的坚守和奉献，更离不开信息化专业技术人员的帮助。档案管理机构应把档案信息化管理工作推动起来，提升基层档案管理的工作效率和管理水平。