浅谈如何加强水利工程档案的管理

郭力明

（湖北省汉江河道管理局，湖北 潜江 433100）

一、水利工程档案管理的内涵和重要性

水利工程档案资料管理的对象是在水利工程建设活动中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，主要包括基建文件、设计图、可行性评估报告、施工资料、监理资料、质量评估资料、工程验收报告等，是水利工程建设永久的原始记录。水利工程档案贯穿了整个工程建设的全过程，是对工程施工全部过程、全方位的记录，在一定程度上反映了工程质量的安全性和可靠性，它保留了最准确的历史痕迹，能够为工程技术人员提供参考，对加强工程质量控制，追究工程质量责任以及工程 竣工后维修、扩建等具有重要作用，间接影响企业和社会经济效益。

二、水利工程档案管理的现状

（一）信息化建设还处于初级阶段

随着工程项目的日益增长，档案数量的突飞猛进，信息化作为档案管理的一种重要手段越来越受到人们的重视。各地水利部门及档案管理部门正积极努力地探索档案信息化管理方式。但是我们也必须清醒的认识到，水利档案管理信息化任重而道远。我国信息化管理目前还处于初级阶段，数据库容量要求高、档案信息来源分散，在规范化管理方面我们始终难以突破，导致目前水利工程档案信息化建设仍较为缓慢，无法满足经济发展和社会建设的需求。加之社会区域发展差别较大，很多中小型水利建设项目承包单位资质不高，档案管理水平也不高。信息化管理得不到有效推广。

（二）档案利用价值还没有充分体现

目前国内对水利工程档案的利用效率还较低，导致档案保存无法达到预期的目的。一方面水利工程档案是建设过程的真实、系统反映，通过档案记录的查询能够直接反映建设过程中各个环节的运行情况，当建设出现质量问题后应首先对建设档案进行分析，从中查找原因。很多水利工程建设出现质量问题后并没有对建设档案进行查找和分析，使工程建设档案的保存失去了应有的作用和价值。另方面，每一个水利建设工程从设计到施工都凝聚了人们的大量心血，但在实际过程中，人们往往忽略了建设档案在同类项目中的参考和示范作用，使水利工程档案的功能无法得到充分的发挥。

三、高效管理措施探讨

导致水利工程建设档案信息化建设进度迟缓、实际利用率不高、档案作用发挥不充分现状的原因是多方面的。其中，对档案重视程度不够、管理理念落后、信息体系不规范、施工档案收集的不完整、不齐全，档案编制不规范等则是主要原因。急需我们在今后的水利工程建设档案管理工作中加以改进，使其能够充分发挥工程建设档案在水利项目建设管理中的作用。

（一）提高对档案管理工作的重视程度。正确认识档案管理的重要性和必要性，加强对档案管理的重视程度。一方面必须建立健全档案的管理制度和具体措施，明确每个人的工作职责，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序，将档案管理工作落到实处。另一方面要设置专门的资料管理部门，配备专职档案管理人员，加大对档案管理人员的培训力度，不断提高档案管理人员的专业水平和管理观念，在档案整理过程中应明确自身的责任，保证归档质量。

（二）建立信息共享平台。将水利工程建设档案管理与信息化建设进行有机的结合，开发能够实现数据之间交流和互动的新型信息化管理软件。比如按照档案建设目标及内容，结合当前信息化建设工作的实际，进行数字档案馆管理系统的建设。要在构架设计阶段采用开放的设计方案，充分考虑现有各类档案管理系统的集成，将输出形式分为结构化数据和非结构化数据，并以文件流的格式输出以便解析使用。

（三）提高编制管理水平。在水利工程建设档案管理当中，应该按档案管理规章制度对档案材料进行编制，这是工程建设单位的基本标准。形成一个高质量的工程档案的材料，主要是取决于档案材料的编制过程。要努力更新旧观念，探讨档案编制技术创新方式，努力提高档案编制水平。可以根据水利建设工程档案规程规范要求，对水利工程原始档案整编及扫描工作流程进行优化调整，将工程原始档案按标准分类，单件扫描，每份文件对应一个电子文件。在管理模式优化提升之后，件级管理的工程原始档案电子文件条目信息与卷内目录保持一致，卷内文件信息直观，点击相关文件即可进行相应的浏览，节省了检索时间，提高了工作效率。