如何做好企业档案管理工作

李吉丽

（黑龙江省方正高速公路管理处宾州收费站，黑龙江 哈尔滨 150400）

对于一个企业的发展过程来说，档案的管理工作不仅仅是记录其过去和现在的发展情况，便于对企业未来的发展提供一定的经验借鉴，更多是将信息和资料进行传递，在本质上具有一定的科学性和政治性，也属于是一个企业在长期发展过程中必须要进行落实的一项可持续性工作。需要从事档案管理工作的人员提升自己的专业意识，认识到推进企业档案管理工作的改革创新能够促进企业本身在激烈的市场竞争中实现自我的价值，并立足于时代的发展过程中。

一、我国企业档案管理工作现存的问题解析

（一）很多企业不重视档案管理工作

档案管理工作是对一个企业发展历程的记录和总结，一个优秀的领导者会根据之前的发展趋势来进行企业发展经验的总结，将一些雷区有效地避免开。但是大部分企业领导人认为发展的眼光应该是向前的，这样使得经济利益和眼前利益作为重要关注点，就造成了对企业档案管理工作的忽视。一旦企业在前进的过程中出现问题，无法在第一时间启动应急预案，会带来较大的经济损失。

（二）企业没有行之有效的档案管理制度

企业在档案管理制度方面，不论是档案的收集、整理还是保管工作，没有明确的档案管理制度，因此导致了执行力度不足，加之档案管理人员的责任心不强，偶有档案丢失的现象，在档案借出时的相关手续不健全，也存在档案丢失的现象。同时部分人员篡改档案中的资料和数据，档案的价值和真实性无法充分保证。

二、我国企业档案管理工作现存问题的解决策略

（一）提升对于企业档案管理工作的重视程度

提升对企业档案管理工作的重视程度一方面是对于企业的领导者来说，另一方面是对于从事相关工作的基础操作人员来说。只有提升其对于企业档案管理工作的重视度，才能够做好档案管理的基础建设。

（二）对企业档案管理制度要不断健全

目前我国企业档案管理制度建设中存在一定的滞后性，需要不断完善和更新，这就需要制定科学合理的档案管理制度，体现档案管理工作的规范化和制度化，保证了企业生产和经营。而在健全企业档案管理工作时，主要从以下几个方面入手完善：（1）企业档案收集制度，保证收集档案资料时的及时性和完整性。（2）企业档案借阅制度，避免档案丢失，确保借阅企业档案时的秩序。（3）企业档案的归档和整理，确保企业档案资料和文件的科学性和严谨性。

（三）做好文件资料的整理归档工作

在新形势下做好企业档案管理工作必须要重视文件资料的整理归档，企业要从以下几个方面加以注意：第一，对所要收集的文件资料进行筛选；第二，对于甄选的文件资料及时归档保存，而对于那些没有价值的文件资料要及时的销毁；第三，对于那些具有非常重要价值的文件资料要进行重点保存或者移交到相关部门并做好电子备份，从而避免文件资料丢失给企业带来损失。例如，要以规定性文件对档案资料的移交时间、移交资料、移交方式等要明确化，并做好电子版移交登记以便后期的查询使用。

（四）提高档案管理人员综合素质，逐步实现企业档案资源信息化

事实上，档案管理工作是一项专业要求很强的工作，多数企业档案兼职人员远远超过专职人员，特别是在小企业中，档案人员大部分是兼职，有的甚至身兼数职，结果是“兼而不管”现象非常严重。同时企业档案工作人员调动更换也很频繁。在这种情况下，企业档案工作人员就不能够把档案管理专业知识更好地融入企业档案管理中；新的档案工作人员不清楚如何进行收集、整理、登记、移交，只是被动地接收，以至于不清楚哪些资料已经归档，哪些尚未归档，即使收集到的资料也是杂乱无序，分类整理时无从下手，工作不能有序开展，给企业档案管理工作带来了时间和质量上的问题，这也是影响企业档案管理和利用工作的重要因素。因此，要有针对性地举办一些短期业务培训班，及时提高新进档案人员的业务水平。同时还要适度提高档案工作人员的待遇和工作环境，以减少档案人员流动性强更换频繁等现象。在现代科学技术不断进步与计算机网络技术飞速发展的推动作用下，各种计算机应用技术与网络通信技术开始在现代化企业建设与管理工作中得以应用与推广，对于企业档案的管理与利用工作而言更是如此。这也就意味着传统模式下企业档案的管理与利用工作已无法与这种先进的技术手段相适应，作出一定的改革与调整也正是企业档案资源信息化得以实现的必然选择。企业要推进档案工作的信息化、现代化建设，建立一个档案从收集、整理、管理到利用的信息化网络管理系统，实行档案纸质和电子“双套制”接收存档。实现企业内部档案信息化资源能够最大限度地共享与开发，使企业档案管理工作提升到一个新的水平。

（五）将现代信息技术与档案管理工作相融合，保证档案管理体系建设

我们进入信息化时代，将档案管理工作和现代信息技术相融合，能够有助于企业档案管理体系建设。这就需要不断更新传统档案管理的工作观念，实现信息化技术的管理方案，对传统不适应的手段和方法要进行不断的完善和改革。这就需要不断深层次开发现代信息技术在企业档案管理工作中的应用，档案管理和利用的价值能够得以不断提升，也在一定程度上完善了档案管理的评估体系，能够更好地服务于企业的发展和进步，促进企业获得更高的经济效益。

结语

综上所述，现代化的科学技术水平和经济水平的提升使得我国的企业档案管理工作必须要随着时代的进步而进行本质上的改革创新。促使企业档案管理工作的进行能够在办公自动化的情况下，将电子文件的管理和纸质文件的归档同时进行，建立起一种科学的信息管理体系，从而有效实现双轨制的工作方式，促进我国企业档案管理工作的科学性和合理性。为了实现这一目标就需要建立适合的制度，对相关的人才进行技术性的培养，从而促进企业档案管理工作稳定发展。