谈机关档案信息化管理

张婕

（南宁市工业和信息化综合行政执法支队，广西 南宁 530000）

档案是记录机关、组织及个人的载体，其充分体现社会在政治、经济、民生等方面的发展历程，对其进行安全妥善的管理是各单位、各行业、各领域的重要职责。然而，许多机关单位档案数量众多，保管环境及安全性较差，且管理人员对档案管理的重要程度认识不够深刻。从而导致档案管理比较混乱，不够条理，查找时耗时耗力，不能达到事半功倍的效果，增加工作人员的工作量。本文从机关档案信息化管理现存问题及改进措施两方面进行简单分析。

一、机关档案信息化管理现存问题

（一）对机关档案信息化管理的重视度不够

机关档案记录了党和国家对社会各种业务的政策制度，以及在实施过程中所发生的各种情况，对社会的稳步发展具有极其重要的作用。但是一些机关单位的领导却认为档案管理并不是其本职工作，只需进行简单抄写、保存，保证不丢失就可以，不愿投入时间与精力对档案进行管理。而对于档案的信息化管理更没有正确的认识，有些甚至认为这是一种资源浪费，不愿将人力物力财物花费在这方面。因此导致档案管理人员对档案资料不及时进行收集、整理、归档及备查，不能保证档案的准确性、完整性与安全性，从而降低档案的利用率。

（二）机关档案信息化管理制度不健全，档案管理人员素质较低、管理水平不够

由于对档案管理的重视程度不够，有些机关单位并没有规范、健全的档案信息化管理制度，也没有严格执行现有制度，对其实施办法和检查措施未认真贯彻落实。对于档案管理人员也没有进行严格的专业培训，其素质参差不齐，有些档案管理人员甚至不能熟练运用电脑，这对档案信息化管理难上加难。同时档案管理人员对档案的重要性和安全性没有足够的认识，对档案的收集整理意识不强，进而使档案资料不完整，不能发挥其应有的作用。

（三）机关档案信息化管理平台具有局限性

当今社会是互联网时代，生活中方方面面均离不开信息技术。合理有效地运用互联网可以提高工作效率，使生活、工作更加便捷。然而许多机关单位并未认识到这一变化，对互联网仍没有充分利用，对于档案的保管仍采用传统的纸质收集、归档，增加了档案管理人员的工作量。除此之外，有些机关单位的档案信息化管理平台存在诸多漏洞，其在安全性方面仍有许多问题，且并不规范、健全在查询方面仍有欠缺，大大降低了档案利用率。

二、机关档信息化管理改进措施

（一）加强对机关档案信息化管理的认识

领导者在机关单位中具有绝对的决策权，因此首先要提高机关单位领导者对档案信息化管理的认识，对其多进行一些现代化档案信息管理的培训，提高其现代化管理水平，使其认识到现代信息化管理对档案管理的潜在重要性，从而加快档案信息化管理的建设，进而使档案管理与现代经济社会的发展保持一致。其次，提升员工对档案信息化管理重要性的认识，多对员工进行培训。同时，随时抽查各档案管理人员所管理的档案，加快其调取档案的速度，完善其档案管理方法。领导者也可以就此举行比赛，从而提高档案管理人员对档案信息化管理的能力。最后，建立健全统一领导，分级建档，逐级负责的档案管理制度

（二）建立健全档案信息化管理制度

对现存的档案信息化管理制度进行充分的调查与研究，分析其利弊，积极进行改进，建立更加全面有效的管理制度。机关单位可以根据各自的特点、现有的业务等将其档案进行分类管理，并指定具体工作人员对其进行管理。对于重要电子档案可以设置密码或权限，只有特定人员才可以查看该档案，从而保证了档案的安全性。

（三）完善现有档案信息化管理系统

目前互联网技术飞速发展，出现众多高科技人才，其对各网络平台或利或弊。我国机关单位的档案记录了社会发展的方方面面，因此，其档案管理系统的安全性极为重要。机关单位要不断学习并完善现有的档案信息化管理系统，对其进行不定期的检查与维护，保证其安全有效的运行。同时，对于档案信息化管理平台的内容要进行及时更新，保证机关档案的准确性与完整性，使档案更加全面。另外，档案信息化管理的建设应合理、便捷，加快查询与利用档案的速度，使档案管理人员的工作更加轻松，提高服务质量。

结语

综上所述，机关档案信息化管理是符合现代社会发展的，其不仅提高了档案管理人员的工作效率，还保证了档案的安全性与完整性。如今，档案管理已不再只是简单的抄写、保存，还要保证快速有效的查询、利用。机关档案管理人员要认真对待每一份档案，保证其完整准确，对于档案的信息化管理也要高度重视，使每一份档案都发挥其应有的作用。