大数据背景下煤炭企业多系统融合办公的实践与思考

文 /张思明 张 琦

办公自动化技术是将计算机网络技术融合到现代化办公中的一种新型办公模式。企业通过引入办公自动化技术，使企业的办公效率和管理方法得到提升，员工主要工作从事务型转向管理型。随着大数据的不断发展，数据呈现爆炸式增长，以往通过互联网查询或知识库检索的方式已远远无法满足企业的需求。企业要想在大数据时代生存下去，就必须借助大数据技术建立自身发展所需的数据中心，对信息进行有效的搜集、处理和分析，挖掘出对企业有用的讯息以推动企业高质量发展。因此，在大数据背景下，企业要不断推动办公自动化技术的升级改造，实现多系统融合，朝着智能化办公的方向迈进，为企业发展提供支撑。兖矿集团借助大数据技术将协同OA系统与SAP、MDM等多个系统进行集成，形成多公司、多业务、多维度统一管理的业务平台，打破了组织内的信息壁垒，为增强企业的核心竞争力提供了强有力的大数据支持。

一、增强大数据背景下多系统融合办公的建设理念

大数据技术是经济时代的产物，是对爆炸式增长的大量数据进行搜集、分析、处理、应用的技术，为企业的转型创新提供了可靠的途径。要想推动大数据背景下的多系统融合办公，必须要提升理念、达成共识、形成合力。

一是动员部署，大力宣贯。为推动多系统融合办公，兖矿集团召开大数据融合启动动员大会，集团主要领导作了动员报告，号召各级组织和全体员工提升境界、树立潮头意识，积极投身大数据融合的各项工作中；集团各媒体对推动多系统融合办公进行大力宣贯，阐述了实施数字兖矿、智慧兖矿、共享兖矿对集团公司发展的重大战略意义。

二是落实责任，有序推进。多系统融合办公是关系到集团公司各方面工作的一项系统工程。为此，兖矿集团成立了领导小组，明确分工，落实责任，有序推进，从组织上为推动多系统融合办公的顺利实施提供了强有力保证。

三是领导重视，模范带头。推动大数据背景下的多系统融合办公是信息化建设的必然趋势。公司领导层面要充分意识到这一变革的重要性和必要性。首先，兖矿集团领导层面发挥模范带头作用，积极落实多系统融合办公的理念，并积极引导员工变更工作方式，提升计算机应用技术，深化企业数据治理发展工作；其次，配合绩效考核和制度管理对员工提出要求，通过新的管理标准来保证工作顺利开展；再次，对企业员工安排相关的技术培训，帮助员工了解先进的信息技术，掌握SAP、IDM等各个系统所需的基本技能，提升工作效率。

二、着力打造全覆盖的多系统融合办公平台

当前，传统的单一计算机办公已无法满足需求，越来越多的人期待随时接收信息，实现移动端APP、微信、钉钉等多种渠道移动办公。对此，兖矿集团充分依托与IBM公司、SAP公司和华为等先进企业合作的优势，建立大数据中心，实现数据分析、数据挖掘及数据整合，从而构建完善的数据存储，实现信息共享，打造全覆盖的多系统融合办公平台。

一是统一规划，分步实施。构建开放性好、兼容性强的整体解决方案一体化平台，要充分考虑企业未来发展需要。兖矿集团在构建大数据融合办公平台的过程中以“统一规划、分步实施、逐步扩展”为基本准则，保证系统完整性，做到统一标准、统一交换、统一管理、统一认证、互联互通和资源共享。通过有效的实施，规范工作行为，提高工作效率，提高执行力，同时能够有效汇集各方面的资源，为领导和员工提供安全可靠的交流交互的网络平台，并最终实现大数据时代的办公自动化功能。

二是加强基础设施建设。要想全面深化多系统融合办公的理念，在需求调研、项目论证、研发实施以及上线运行等阶段均需要有充分的资金来保证软硬件及时更新。兖矿集团把构建多系统融合办公平台作为重点工程，投入了充足的资金，引进了先进的办公设备，保障信息网络畅通无阻，为后续工作的顺利开展及落实提供了充足的资金保障。

三是加强数据安全保障。在构建多系统融合办公平台的过程中，保障数据的安全性是至关重要的。一方面要保障数据中心的安全设备充分发挥作用；另一方面，要在移动终端的数据传输中进行远程监控和数据同步，对终端身份进行严格的审核和校验，只有保证网络安全才能使移动办公平台真正发挥其高效办公的作用。

四是加强人才队伍建设。为打造素质过硬的人才队伍，兖矿集团组织专业技术人员学习业务知识，为大数据项目建设提供有力的人才保障。

三、系统推进多系统融合办公的高效运作

多系统融合办公有效整合了信息资源，实现了系统间的信息交换，解决了管理制度与业务处理融合过程中的各类矛盾，提高了工作质量和效率。在推动多系统融合办公的过程中，兖矿集团坚持统筹考虑、整体部署、分步实施，推进多系统融合办公的高效运作。

一是建立完备的协同OA系统。OA系统具备先进性和成熟性、安全性和可靠性、易用性、支持VPN访问、完备的日志管理等重要特性。协同OA办公系统的核心功能是业务审批流功能，除此之外，还包括业务管理功能、公文流转功能、知识管理功能、职能管理功能、信息传递功能、移动办公功能。兖矿集团建立了完备的协同OA系统，提高了办公效率，保障了办公管理向规范化、信息化、和谐化发展，同时提高了公司的管理水平，为集团公司提供良好的办公手段和沟通协作平台。

二是在协同OA系统的基础上，集成SAP、MDM、IDM等多个业务系统。通过单点登录、统一待办、统一门户等技术，实现多个系统一次登录、多种待办统一展示、多个系统集成于同一门户。兖矿集团改变传统办公模式，采用视频连线、现场连线等方式，充分考虑多终端多方式办公的信息共享和互通，探索推行移动化办公，为专业人员配备专用移动终端设备，在保证数据完整性和安全性的基础上，打破地域界限缺陷，与此同时，监控协同办公系统各流程的审批效率，各类任务及时提醒实时督办，构建了全过程全覆盖一体化高效运作的信息管理体系。

在大数据、云计算、物联网等技术的不断发展过程中，办公模式必须与时俱进，在不断加强基础建设的同时，强化管理思维创新和信息技术应用，全方位合理推动大数据时代多系统融合办公的安全、高效、稳定运行，提升企业办公效率，促进企业增值创效，提升企业竞争力。