电子档案OFD格式转换的若干要务

周 枫 吕东伟 邓晶京 黄丽萍/上海证券交易所

2016年10月，国家正式颁布《电子文件存储与交换格式 版式文档》（Open Fixed-layout Document，简称OFD），该标准提出以OFD格式作为版式电子文件存储与交换格式。OFD格式具有自主性、安全性、技术先进性等优势，目前正在电子公文、电子证照、电子档案、电子票据等领域推广应用。在档案领域，OFD格式的一个主要应用场景为格式转换。应当注意的是，OFD格式转换绝非简单地将源格式转换为OFD格式，它需要综合考虑格式类型、档案价值、转换时间数量等诸多要素。当前加强OFD格式转换的研究，将有效促进OFD格式的推广应用。

1 OFD格式转换意义

一是长期保存。由于技术、认知等多方面原因，早先归档的电子文件或多或少存在不适合长期保存的问题。对于档案馆而言，一旦保存的电子档案不完整、不可读，那么电子档案将成为“数据垃圾”，其承载的数字记忆将被抹去。为实现电子档案的长期保存，需要对不符合长期保存要求的文件格式进行格式转换，而电子档案转换成OFD格式，能够满足长期保存的需要。

二是共享利用。OFD格式能够有效防止文件被篡改，并能根据用户的操作习惯提供视图、注释、工具等功能，满足利用过程中的文档处理需要，因此以OFD格式作为利用格式，可以促进电子档案的共享利用，确保档案的安全与利用的便捷。

三是自主可控。OFD格式的出现，使我国第一次有了自主可控的国家级版式格式。为推动OFD格式在档案领域的应用，国家档案局相继颁布了《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价办法》等文件。尽管OFD格式的全面应用尚有待时日，但当前将归档文件转换为OFD格式，以OFD格式文件作为一种档案备份，也具有战略意义。

2 OFD格式转换要点

2.1 转换格式选择：区分格式。进行OFD格式转换，并不意味着所有的电子档案都要转换，在实践中要区分其格式。具体来说，有些电子档案源格式本身就是长期保存格式，而且包含了文件形成过程中的相关信息，统一转换为其他的长期保存格式没有必要，而且如果转换将会丢失相关信息；有些电子档案源格式本身不适合转换，如文档代码，如果转换，之后的利用将极为不便；最后，有些文件格式目前还不支持转换为OFD格式，也无法进行有效转换，如caj、xmind、vsd等。因此，在进行OFD转换时应优先选择那些不适合长期保存的流式文档，如doc、xls、ppt等格式的文件。

2.2 转换对象选择：区分价值。如某一批word格式的电子档案，因为价值相对较低、保管期限较短且利用较少，且若转换，需同时保留源文件和新增的OFD副本，必将极大地增加存储成本，因此没有转换必要。

2.3 转换时间选择：及时转换。OFD格式转换应及时进行。对于纸质档案数字化副本，应在数字化的同时直接转换；对于已入库的电子档案，可按批次逐步转换；对于增量电子档案，在归档的同时进行转换。

2.4 转换数量选择：分批分类转换。一方面，当某一批次格式转换文件较多时，为保证转换质量，可分批次进行；另一方面，进行OFD格式转换时需要读取文件内容，由于不同格式文件的构成各不相同，如txt格式以纯文本形式存在，而ppt格式一般包含图形图像和文本，因此转化的效果也不相同，这就需要综合考虑各类格式文件的特性，有针对性地制定转换策略。

2.5 格式转换集成：OCR识别、添加水印、元数据嵌入。对各类图像文件进行OCR识别，便于对档案内容进行检索；转换时添加文字或图片水印，便于后续文档利用过程中的安全控制；进行元数据嵌入，将档案系统中的相关元数据信息嵌入到转换后的OFD文件中，实现OFD文件与其相关元数据的集成。

2.6 转换格式处理：“各司其职”。OFD格式转换后，一般会形成源格式和OFD格式两种格式。其中源格式最能体现电子档案的“四性”特征，应继续妥善保存，但一般不建议作为利用格式；OFD格式作为版式文档，主要用于发布利用和长期保存。如果单位OFD应用条件还不成熟，可同时转换为OFD和PDF格式，将OFD格式作为长期保存格式、PDF格式作为利用格式。