企业档案的科学管理是企业发展的生命线

文·孔祥新 王惠敏

一、企业档案管理滞后原因

档案是历史的记录，具有重要的凭证和参考作用，不仅是重要的史料，而且是进行现代化科学管理的重要工具。档案对于企业来讲，同样是弥足珍贵的重要资料。然而，不是所有的企业都重视档案、科学地管理档案，更没有发挥档案的利用价值来发展企业、壮大企业。这其实是一个对档案管理的认识问题，说白了就是传统档案管理相对滞后的问题。具体说来有以下几个方面情况。

1. 档案管理理念落后直接影响了档案作用的发挥。档案的有效利用和企业利益最大化，取决于档案管理水平的高低。管理水平越高，档案对企业的发展壮大就会发挥的越好，反之亦然。许多企业，尤其是新建企业、家族企业，由于管理理念落后，管理制度空缺，导致档案管理存在许多问题。一是档案管理分散，没有建立综合的档案室进行集中统一管理，比如行政、财务、人事、产品、设备及其他各类档案实行分散管理，信息相对独立，信息资源的交流和共享难以发挥；二是存在文件材料收集不齐全、整理归档不规范、保管不安全等问题；三是存在档案录入不标准、录入项目不全、检索困难、查阅准确率低等问题，降低了档案的利用效率。

2. 企业管理层对档案的利用价值重视不够。主要体现在两个方面：一是企业领导把工作重心，主要放在了企业的发展和生产经营上，忽略了档案管理工作的重要性和科学利用价值；二是档案管理传统模式化较强，致使档案管理水平不高，档案在经营管理中的作用发挥不强，使企业高层没有体会到档案作用的重要性。

3. 缺乏高素质的档案管理人才也是影响档案利用效果的重要因素。一方面，由于档案专职人员少，学习、交流的机会不多，缺乏计算机、声像、法律等复合型知识及运用能力，素质水平参差不齐；另一方面，档案工作人员更换频繁，很难出成绩，部分档案工作人员工作积极性不高。上述原因导致档案管理人员素质提升缓慢，影响了档案的利用效果。如何对档案工作转变观念、提高认识、加强创新，是企业发展的生命线。如何改变这种困境呢？

二、转变观念，正确认识档案管理工作的地位和作用

企业档案是一个企业在发展壮大中形成的具有一定使用价值的文件资料，能够为企业经营决策提供重要依据，为参与市场竞争提供有效支持，为维护企业的自身利益提供有力武器。企业在深化改革、转换经营机制、提高经济效益等各个方面的实施过程中，都离不开对企业的历史和现状的分析，而档案是科学分析、研究、决策的重要载体，是可以挖掘和利用的战略资源。因此，服务于企业的发展方向、服务于企业的生产经营，是企业档案工作的最终目的。另外，企业档案是企业的无形资产，它具备真实性、唯一性、不可再生性，具有潜在的价值，特别体现在技术改造、技术引进、设备更新、产品开发、生产经营以及合同、法律纠纷等方面。它的潜在价值只有在利用中才能体现出来，以实现档案的利用价值最大化。

三、创新管理，发挥档案在企业经营中的支撑作用

企业的发展壮大，离不开企业档案的重要支撑作用，应当在统一管理、完善制度、转变服务、提高素质上下功夫。

1. 建立集中统一的档案管理模式。企业档案实行高效、集中、统一管理，目的是集中调度企业资源，提高档案管理效率，提升档案综合管理能力，从而提高档案管理水平。好处是既节约了人力、物力、财力，提高了利用效率，又便于全面、准确地了解本企业的发展历程和全貌。为了实行集中统一管理，一是要设置企业档案综合管理部门，它的设立应与企业发展相适应，同时要考虑企业规模的大小、经营场所的集中程度和档案使用频率；二是建立企业档案收集渠道，在企业各个职能部门安排专兼职档案信息员，各负其责对文件材料的整理归档工作。

2. 建立完善企业档案管理制度。目的是明确部门职责和工作流程，实现规范化管理，提高档案管理水平。档案管理制度也是企业规章制度的重要组成部分，是企业加强基础管理和档案集中统一管理的主要内容，是企业开展规范化管理的关键，也是在企业经营中发挥重要作用的关键。建立和完善企业档案管理制度，要以《中华人民共和国档案法》为基本依据，以其他法规为指导，结合企业的规模进行制定，做到符合企业生产经营的实际。建立企业档案管理制度主要包括文件归档范围、文件归档要求、文件立卷要求、档案著录要求、文件保管期限划分原则、档案保密制度、档案借阅制度、文件销毁制度以及档案管理考核制度等内容。

3. 创新档案管理服务理念。开展档案管理创新，变被动服务为主动管理，一是要明确企业文件材料的归档范围和归档要求，把档案管理工作贯穿于生产经营的全过程，把企业发展规划、经营计划、经营预算、投资预决算、各类经济合同等其他重要文件材料，一并纳入档案归档范围。二是要建立企业文件材料归档定期检查制度，要按照归档范围和具体要求，按照部门职能分工，定期检查各个部门文件材料的归档情况，督促各个部门及时办理文件归档业务，从而提高文件归档的及时性和完整性。三是要建立档案管理考核制度，落实档案管理责任制。档案管理考核制度是关键，对不能按照档案管理相关制度要求完成具体工作任务的，要进行审查和处罚，来保证档案管理制度的有效执行，变被动服务为主动管理，提高档案管理综合水平，才能最大限度的发挥档案在企业经营中的作用。

4. 提高档案管理人员的业务素质。企业档案管理人员的业务素质，是企业档案利用工作质量的根本保证。企业档案管理的新形势，对企业档案管理人员提出了新要求，既要具备专业知识，还要拥有一定的管理能力、沟通能力、团体协作能力。因此，一是要加强档案管理人员的继续教育，培养他们的现代企业管理意识；二是要对他们进行针对性的业务培训，让他们了解和掌握企业生产经营的特点，及时准确地收集归档各类文件材料，提高他们的整体业务水平能力，建立起一支高素质、高技能、高效率的企业档案管理人才队伍，为企业更好地生产经营工作提供强有力的准确服务和有力支撑。

企业档案的管理工作，是企业管理的一部分，必须适应现代企业发展的需要，树立新的理念，建立新的体制，实行新的管理制度。一个企业没有创新就没有活力和希望，档案管理工作也是如此。因此，档案工作管理人员必须创新思路，开拓档案管理的各项职能，积极探索档案管理新路径，加强企业档案的科学管理，为企业的健康发展提供强有力的支撑和保障，真正发挥生命线的作用。