信息化背景下高职院校学生档案意识培养

张 露

(武汉铁路职业技术学院，湖北 武汉 430205)

0 引言

学生是高校档案用户中重要的一类，随着高校档案服务信息化的转变及社会对档案重视程度的提高，高校档案查询利用的用户数越来越多。对于他们来说，档案在不同时期有不同的需求，比如在刚毕业时需要的是个人档案的流转程序；在进入社会后需要的是档案在转户口、福利保险、职场工作、学习再深造等各方面相关的重要凭证；在有感情需求时档案则是生活学习的纪念。高职学生的档案意识强弱在一定意义上决定了高职实体档案的质量及价值，而高职学生档案意识和素养一直是高校学生档案意识中比较薄弱的部分。所以，加强高职学生档案意识不仅有利于学校档案的标准化与科学化建设，更有利于高职学生与档案部门之间互动交流，从而促进学校档案工作的发展。

1 信息化背景下档案意识的特点

过去大学生对档案的意识一直停留在学校档案馆(室)，或是一盒盒密封文件上。但随着档案管理信息化的影响，越来越多的民生档案走向了大众视野，档案的定义不再高冷而是一个个活生生发生在身边的文化形象。特别是在信息化的背景下，档案题材、形式都发生了改变，同时由于档案信息内容与载体的可分离性，除了传统对档案利用的查阅，高校档案机构从各个角度提供的信息资源更加便捷、实用，能更好地满足人们对知识储备、扩展视野等更高层次的信息需求。这样的需求促使我们对档案实体有更全面、更充实的体系建设，也要求用户对档案的了解不再仅仅停留在什么是档案的意义上面，而是能在大数据时代有足够的信息素养。另外，信息安全也对档案意识也提出了新的调整，档案信息安全不仅仅是档案机构需要考虑，更是每位社会成员都需要关注的事情。

2 学生对档案意识不足的内因分析

2.1 学生对档案的意识模糊

高职学生在填写入学登记表和毕业登记表时都会出现一些问题，比如字迹潦草、涂改或是证件号码填写错误，甚至有其他人代写的情况；很多学籍档案不完整、不规范，导致档案质量不高。究其原因，是不明白这些填写材料的作用，没有引起足够的重视。高职院校大多没有硬性要求新生入校后有档案教育，比如参观校史馆或陈列室等，更没有要求了解档案的意义，对档案作用认识不到位，理解不深刻，最终导致学生档案意识薄弱。

2.2 学生对档案的认识有局限性和滞后性

对于与企业对接性更高的高职学生来说，档案利用程度不高，评聘也是在进入社会后才产生的需求，因此对档案的认知滞后。另外，档案的性质特殊，不像图书信息利用那么频繁，有的学生一辈子利用档案可能只有几次，所以会让学生产生档案离自己很遥远的思想。同时因为档案的特殊性，在查询时也比其他信息获取更加繁琐，导致高职学生对档案接触的渠道变窄，认识更加困难。

3 学生对档案意识不足的外因分析

3.1 档案教育缺乏创新

高职院校档案管理部门在档案教育时更多面向教职工，面向学生的档案教育相对较少。同时，档案课程仍然以传统的课堂讲授方式为主，利用信息平台、网页传播的较少，形式单一，导致学生兴趣不高。高职院校开通档案微平台服务不多，微视频、微课的就更少了，比起传统的静态传播方式学生更愿意接受动态的传播方式，教育方式的创新仍然没有跟上信息技术的发展。

3.2 社会对档案的重视程度不够

高校自身对档案的重视程度不高，而高职档案工作更是高校档案中的薄弱环节，在人财物上都无法与其他高校部门相比，导致学生档案意识宣传更加薄弱，形成恶性循环。社会信息开放程度及社会对凭证的关注都会直接影响学生的档案意识，如果学生工作后需要越来越多地保留求学时的痕迹，就会促使学生在档案形成时有意识地重视。

4 提高学生的档案意识途径

4.1 培养学生对档案的收集意识

在信息社会里，人们意识到痕迹档案对生活工作越来越重要，不管是大到非物质化遗产还是小到家庭档案的民生档案，档案收集逐渐形成人们生活中一件有意义的事情。信息技术影响着档案的传播途径。档案的管理更是个人素养的体现和文化观形成的重要媒介，比如培养学生从个人信息和自身有关档案形成阶段时进行自我收集，积极与民生档案教育接轨，通过实践教学让档案更加贴近学生的生活，让学生明白档案的意义及各种载体类型，丰富学生对档案的认识和体验。同时，在学校学籍档案形成中，目前学生填写个人档案信息已经电子化，虽然方便且同时能对笔迹、涂抹等方面进行控制，但也要注意电子学籍形成的个人权责及真实性问题，需要个人审核签字，避免有问题无法核实，重要信息不一致带来的各种麻烦。同时有意识的保管好自身的个人档案材料，养成好的习惯，进一步提供学校学籍档案收集质量。

4.2 加大学生对档案安全意识宣传

对学籍信息、获奖信息、还有科研信息等方面的保护，对个人隐私泄密等要着重加强宣传教育。由于大数据多维度和全面的特点，它可以从很多看似支离破碎的信息中完全复原一个人或者一个组织的全貌，所以社会将越来越注意数据的安全。个人信息属于隐私数据，在进行档案宣传教育时不能仅停留在让学生了解档案的重要性等浅层次需求上，更要深入地讲授个人档案泄密的危害，不管是在自己提取档案时，还是在网络上及公开场合对档案的利用，都要养成保证档案安全的习惯，加强对个人数据的保护。

4.3 增强学生对档案抓取利用意识

高校档案工作部门不仅是保管档案的机构，更是服务利用的工作单位，提高高职学生档案意识，也是高校档案工作的一部分。通过开授档案信息相关课程，让学生了解档案查阅的流程及获取信息的方式，引导他们充分利用档案中蕴藏的丰富资源，快速准确的获得档案信息，提高查阅利用率。同时，在网络平台上以微视频、图画、故事等方式推送档案知识，便于学生在碎片化的时间里，对档案的获取从被动状态转变为主动状态，进一步普及档案知识，开阔学生的视野和思维。

在开放的信息时代，高校学生档案意识培养迎来了新的挑战。人物档案、家庭档案等各类民生档案与个体越来越紧密联系在一起，从高职学生自身角度出发，用新的方法和渠道扩大，丰富档案工作的内涵及方式，让高职学生充分了解到档案收集、安全、利用的意义，才能让档案真正的走入到学生生活中。