广州地铁智慧档案库房建设的实践与思考

陈艳艳

(广州地铁集团有限公司，广东 广州 510330)

建设新时代轨道交通体系是以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，以互联网思维模式与轨道交通行业的深度融合为支点，建立全信息环境的“智慧”轨道交通。以数据驱动实现智能化的服务，加大智慧系统、智能设备的建设，实现服务智能化、精准化。档案数据作为最原始、最有效的精确信息数据，有力地支撑新时代广州地铁建设。广州地铁配合“智慧地铁”的建设，打造了广州地铁智慧档案库房，保障了档案数据的安全，促进了新时代地铁建设、智慧运营。

1 建设背景与意义

档案库房是档案馆(室)的主要组成部分，收藏着大量珍贵的历史文献，作为储藏和保护档案的物理环境，直接影响着档案文件的安全，关系到档案信息资源的有效利用。档案库房是档案事业发展的重要内容，为了更好地保护和开发利用档案信息资源，开展库房建设研究，加强智慧化档案库房建设，具有十分重要的意义。

传统的手工管理或者半自动管理的方式，主要依据人来观测库房环境是否在规定范围内，不仅增大了人员工作量，而且不能及时地发现问题。构建智慧档案库房综合管理系统，能有效避免传统的手工或半自动管理方式的弊病，节约运行成本和管理成本，提高档案管理人员对档案库房情况的精确控制程度和档案库房环境的科学监管水平，确保区域内所有档案安全保管，从而提高档案管理的工作质量和效率。

智慧档案库房的出现，一个最重要的推动因素是大量新型档案的问世及其保管要求的提升。科技、社会的高速发展催生了大量新型载体材料，这些材料性能各异、化学稳定程度不同，对温、湿度及防光、防尘、防水、防霉、防虫、防盗方面的要求十分严格，对档案库房的保管条件更为苛刻。在保管过程中，必须根据不同档案材料的特点，分门别类，分库保管，有针对性地管理。为了保管好这些不同类型的档案，必须对档案库房实行智能化管理。

2 建设目标

广州地铁智慧档案库房建设是档案资源建设的重要内容，旨在通过构建广州地铁档案实体管理体系，提升档案实体管理水平，优化档案工作组织方式，提高档案工作效率。

(1)实现档案库房管理流程智能化。为档案库房管理流程提供智能化的辅助管理，覆盖从档案入库登记、上架安排、环境监测、安全防控、自动盘点、出入库记录、调阅传送到后台记录、数据分析、辅助决策等一系列流程，为档案实体管理及其优化提供全面支撑。

(2)建立档案资源统一管理平台。为包括纸质档案、照片档案、音视频档案、实物档案在内的各类型档案提供集中统一的保管环境与相应的管理设施。一方面，按照国家、行业对各类档案的保管要求，建立档案资源统一管理的馆库环境；另一方面，结合档案库房智能化系统的部署应用，建立档案资源统一管理的智能化平台，实现对各类档案的统一管控。

(3)构建馆库物联网云服务体系。采用物联网技术对所有馆库设备实行统一管理和监控，并构建馆库管理的云服务体系，实现档案库房无人值守、智能监控、安全可靠、远程可控。

(4)实现双套制档案管理一体化。纸质与电子档案双套制管理是目前档案管理的主要模式，纸质档案与电子档案的关联对应是档案管理面临的一大问题。通过与数字档案馆的集成关联，实现双套制档案管理一体化。例如，在实体档案入库清点时，与电子档案进行自动匹配检查，以辅助档案管理人员掌握档案的双套双轨入库情况，实现双套制档案管理一体化有利于优化档案资源建设结构与档案利用策略。

3 总体设计

整体上是对多个子系统的智能化集成，包括平台设计、技术设施应用与网络架构三大部分。其中，平台设计的重点包括档案实体管理平台与档案资源利用平台的构建，技术设施应用的重点则包括智能密集架的应用。

(1)智能化集成系统。智慧档案库房是一个智能化集成系统，对包括建筑设备管理系统、安全技术防范系统、库房环境自动测控系统、火灾自动报警系统、RFID实体档案智能管理系统、UPS系统等在内的多个子系统进行集成。应达到如下效果：实现对各智能化子系统进行集中监测、控制和管理；实现对全局事件管理功能，实现跨子系统的联动，提供开放的数据结构，共享信息资源，提高工作效率，降低运行成本。

(2)档案实体管理平台构建。档案实体管理平台的构建，是要对档案库中的档案实体管理流程实行智能化。档案库中的档案实体管理流程包括档案的入库、检查、整理、上架、统计、保管、监控、调阅、鉴定、处置等内容。结合RFID技术的应用，档案实体管理平台可以实现档案实体全流程管理，可以进一步实现纸质与电子档案实体入库提醒、档案鉴定提醒、利用请求、档案盘点、出入库处理等业务，通过工作流引擎审批后，系统能够自动完成相关的后续处理。

(3)档案资源利用平台构建。档案资源利用平台由三个部分构成，一是利用管理系统，承担档案利用申请、审核与登记的职能；二是档案查询系统，承担内部网环境下档案检索与调阅申请的职能；三是档案自助利用系统，承担互联网环境下的档案查询与调阅申请的职能。其中，档案查询系统与自助利用系统均和档案实体管理平台及档案数据管理平台相对接。档案自助利用系统是面向公众提供的一个自助档案查阅平台，利用者根据管理员发放的利用卡登录系统，进行档案的查询，并可以提交利用申请和收藏，可以管理自己的利用请求。主要包括档案查询、我的申请、我的收藏等模块。

(4)智能密集架系统。智能档案密集架系统除了提供基本的开架、闭架、禁止、允许功能外，还支持多通道打开功能，可提供语音或灯光形式的档案位置指引功能，具有以架体内部温湿度监测为基础的环境报警与输出联动功能，大功率LED节能绿色通道照明系统，带触摸屏的高级固定列选件。上位机管理软件在架体控制系统的支持下可完成所有的控制功能，并能向第三方应用软件提供WebService控制接口。

4 建设内容

广州地铁智慧档案库房依托于地铁线网指挥中心建设，由多个子系统构成，主要包括实体档案智能管理系统、库房环境自动测控系统、安全技术防范系统、监控中心、综合布线系统、弱电综合管路系统等。

其中的实体档案智能管理系统采用RFID自动识别技术和计算机软件技术，以RFID电子标签作为信息存储媒介并粘贴在实物档案或档案袋上，在RFID芯片中存储该档案的基本信息和领用归还记录，利用非接触式的智能馆员工作站、智能书架、便携式档案点检仪等RFID读写设备，与后台数据库管理系统相配合，可以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时系统在档案库房和查阅出入口处安装智能安全门，通过远距离RFID认证，可以实现自动防盗与档案出入库确认功能。档案库房环境自动测控系统主要用于确保档案安全、延长档案寿命。

档案库房环境自动测控系统主要用于确保档案安全、延长档案寿命。库房环境的自动测控主要包括以下实现方式：采用建筑设备管理系统(楼宇自控系统)；采用传感器、上位机与下位机、控制模块结构形式的测控系统，库房温湿度、消毒灭菌自动化控制系统；库房漏水检测报警系统；库房二氧化碳检测报警系统；中央控制系统管理系统。

5 建设思考

(1)提前规划。智慧档案库房建设是一项比较大的工程，要提前做好规划，包括选址、费用、规模等，加大智慧系统、智能设备的投入，根据本单位业务需求，做好长远规划。同时，在立项后，按照库房建设标准，进行初步设计，施工设计等，确保项目顺利开展。

(2)深入调研。目前市场上的智能库房、智能密集柜的厂家较多，要进行充分的市场调研，向标杆学习，通过招标等方式，确定施工、监理单位，确保工程质量和品质。

(3)技术领先。信息技术的发展日新月异，智能库房的建设也要有前瞻性，运用先进的技术，解放劳动力，以建设“智慧档案馆”思路，节约成本的理念开展项目的建设与实施。

(4)系统集成。智慧档案库房集档案库房管理与档案实体管理于一体，不要各自为政，要遵循系统集成的理念，将各个系统集成到一个平台管理，打破“信息孤岛”，提高管理效率，实现信息共享，数据共通。