大型国企跨国经营档案工作创新与实践

赵 娟

（金川集团股份有限公司，甘肃金昌737100）

1 引言

走国际化发展道路，实施跨国经营活动，参与国际市场竞争，是我国大型国有企业在发展壮大中的必由之路，也是世界经济发展的必然趋势。

党的十八大后，树立新发展理念，转变发展方式，以供给侧结构性改革为主线，国有企业发展进入了由国内生产向全球化、国际产能合作、开放型产业发展的新时代。“十三五”期间，随着国家“一带一路”倡议,我国国有企业“走出去”的脚步坚实稳妥地向前迈进，纷纷参与国际竞争，利用国内及国外两种资源，打开国际与国内两个市场，促进社会主义经济建设。

在这个过程中，对于企业国际化、市场化、集团化管理体系的要求越来越高。档案管理工作作为企业基础管理工作之一，也面临巨大的挑战。固有的企业档案管理机制已经不能适应新时代企业跨国经营的要求，亟待创新工作机制。本文以某大型国企为例，探讨了跨国经营过程中的档案管理工作的创新与实践。

2 创新档案工作的意义

2.1 服务企业健康发展，健全企业档案管理体系的需要。

档案管理工作是大型国有企业的一项重要的基础性管理工作，基本都伴随着企业的发展，历经计划经济到市场经济的变革，经历了工厂制到公司制的转变，档案管理工作的体制机制也在不断更新。

随着企业走出国门，实施跨国经营，企业发展的内涵和外延不断扩大，管理体系向着国际化、市场化、集团化不断迈进，作为基础性管理工作的档案管理的内涵和外延也在不断发展和变化，企业档案管理体系也要及时健全完善，以适应新时代企业健康发展、管理提升的需要。

2.2 助力企业跨国经营，加强企业境外档案管理的需要。

随着海外业务不断拓展和国际化经营战略稳步实施，很多企业已经形成了国际化经营格局。因此，作为企业管理的一项重要基础性工作，企业档案管理工作也跨出国门，越来越多地涉及到包括企业在境外设立的分支机构、全资公司、合资公司在内的各种机构。

按照企业档案分级管理的总体要求，多数企业国内经营主体均能够贯彻落实档案集中统一管理的原则，各类档案收集完整、归档科学，档案案卷质量符合规范化、标准化管理的要求。但这种档案管理工作机制体制并不能完全适合境外不同国家和地区的管理要求，企业境外经营主体需要进行探索创新符合境外不同管理要求的档案工作模式，通过实践加以固化。

2.3 融入企业属地管理，规范企业境外投资工作的需要。

企业在跨国经营中不断探索实践，在中西方两种不同管理体制、运作机制互动中寻求契合点，借鉴吸收国际成熟有效经验和制度成果，发挥后发优势和创新动能，紧盯市场化、国际化、集团化方向，持续优化档案管理的原则，以属地化管理为抓手，将档案管理工作纳入跨国经营的全流程管理中，确保各项工作各个环节按照制度体系管理流程实施到位、有据可查。

一揽子推进跨国经营中档案管理理念、管理模式的创新改造，建立具有企业特色的且行之有效的境外投资档案管理体系。

3 内涵和主要做法

3.1 建立全员档案管理文化培育

档案管理文化是企业文化的重要组成部分，首先要坚持将档案管理文化融入公司企业文化之中，同部署同考核同宣贯，不断加强从领导决策层到普通员工的培训和宣传。其次，采用正确的档案管理理念，把档案管理思想贯穿于企业的整个生产、经营和管理过程，内化为所有员工的自觉意识和行为习惯。最后，建立统一的、标准化的档案管理语言，融入企业日常管理之中，开展流程化设计，加强日常沟通、交流和运用，实现系统化运作。

3.2 充分发挥各级档案管理组织体系作用

一是要强化企业总部档案主管部门的职能发挥，对企业档案工作总体进行规划、组织、协调、指导、服务和监督。构建档案管理体系框架，制定档案管理相关制度、标准、方法和流程等管理机制板，指导并开展企业档案管理日常工作，监督和考核企业档案管理体系运行效果和质量，提升档案统筹管理能力和档案管理的有效性。在具体业务流程中将资料整理归档固化，引导各经营主体快速、准确、合理的掌握档案管理工作流程和方法，结合各自不同属地特点开展档案管理体系建设工作。

二是要发挥业务归口管理部门专业管理优势，加强专业档案管理。业务归口管理部门负责建立本业务的档案管理子系统，持续开展专业档案日常业务。把专业档案管理融入到战略管理、生产运营、营销贸易、期货管理、安全环保、投资管理、财务管理、质量管理、项目建设等各项管理工作之中。

三是要强化经营主体责任，推动档案管理体系向纵深延伸。经营主体构筑档案管理体系，既要体现企业系统性、一体化原则，更要结合本单位的实际情况，体现个性化、差异化，并通过实践做好对体系的改进提升，进一步提升档案管理体系的健全性和有效性。

3.3 完善档案管理制度体系建设

一是要修订企业层面的档案管理制度，强化制度执行力。按照国家及行业对企业档案管理的要求，结合企业经营战略发展方向和境外档案管理开展情况，持续健全档案管理制度体系。

二是要完善业务归口管理部门内部制度体系。业务归口管理部门遵照执行企业的档案管理相关制度,落实细化与本单位（部门）相关的档案管理制度建设，按照内部控制流程开展各项业务工作。

三是要建设各经营主体档案管理制度体系。各经营主体应结合本单位的实际业务需要，根据本单位经营管理实际和职责分工，依据企业档案管理制度的要求，按照流程梳理并制定本单位档案管理制度，开展内部控制体系建设，完善档案管理制度体系。重点规范业务的合规性和有效性，将相关的管理要求和控制点嵌入流程的各个环节，明确岗位职责和人员，并建立相应的管控、复核手段。在实际管理工作中，境外经营主体可结合自身特点和属地化管理需要，另行制定本单位的专项档案管理制度,或者在其他业务制度中体现档案管理要求、流程和方法。

3.4 完善档案管理工作机制

一是要以信息化手段促进企业各级档案管理能力提升。档案管理信息化以档案业务需求为导向，以优化档案管理业务流程为出发点，构建高效、便捷、一体化的企业档案管理信息化平台。

二是要加强档案管理人员队伍建设，构建企业档案管理全员参与模式，建立风险管理人员信息库。建立以各组织层级的专兼职档案管理人员为基础，以具体业务管理人员为主体，发挥归口管理部门和经营主体单位的档案管理主体作用。各部门、经营主体应根据业务实际、管理要求，配备专兼职的档案管理人员，形成总部与经营主体单位二元的档案管理人员队伍。

三是打造学习型档案管理组织，建立企业档案管理工作交流机制。通过召开档案管理工作会议，加强对档案管理工作理解和落实执行的效果；通过档案管理专题讲座和培训等形式，通过档案从业人员业务水平；鼓励和促进各部门和各单位的对外交流，主动向外部优秀企业取经。

3.5 加强监督评价和考核问责机制

一是要加强档案管理的监督评价检查，确保各级档案管理工作及时高效。经营主体应加强本单位档案管理的监督检查，形成档案管理的闭环运行；业务归口管理部门加强对专业档案管理工作评估、管理和监督等，查找存在的不足和隐患，提出合理化管理建议；档案管理职能部门加强档案管理的监督检查，着力落实档案管理的主体责任。

二是建立档案管理考核问责体系，加大对档案管理过程中存在的违规行为考核问责的力度。按照档案管理考核标准、程序、步骤和方法，对各责任主体的档案管理工作进行评价，并提出考核意见。

4 思考

新时代的国有企业档案管理工作，必须适应和符合企业开展跨国经营的需要，这就需要相关企业在走出去实施跨国经营的过程中，结合自身行业特点、属地管理需要和我国国企档案管理的要求，经过不断从创新到实践，在实践基础上再创新，不断摸索出了一套具有企业特色的且行之有效的跨国经营档案管理体系。

这套体系的建设是在企业改革发展不断取得重大进展，初步构建起适应跨国经营的海外管控体系的过程中形成的，是整个管控体系不可分割的一部分。企业通过海外管控体系的实施，实现互联互通、深度融合，提升了跨国经营新高度，为创建主业突出、治理规范、技术领先、管理先进、绩效卓越，全球资源配置能力强的世界一流企业奠定了基础。