嵌入性理论在档案管理与服务中的应用探讨

曾 敏， 肖 波

(1.湖北省教育考试院，湖北 武汉 430074；2.华中科技大学档案馆，湖北 武汉 430074)

在互联网信息化时代背景下，嵌入性理论运用到档案管理与服务等工作当中，促进了现阶段档案管理理念和管理模式创新，形成一种新型的嵌入式档案管理模式和档案信息服务模式，不断嵌入社会空间、技术空间、业务空间，提升了我国档案管理效率和管理质量，为客户提供更加优质的档案信息服务，促进档案管理的可持续发展。

1 嵌入式网络形成动力分析

1.1 知识资源供需位势差

知识主体通过传播、被应用、更新以及创新等活动，将所有资源聚集起来，具有独特的市场经济发展优势，形成一种独特的知识主体发展趋势；知识势差主要是指不同知识主体在某个特定时期同种类型的知识上存在知识位势的差异，知识势差能够表明不同主体知识之间支配能力存在显著的差异性，其中包括纵向势差和横向势差等两种类型，就知识势差而言，存在知识数量和知识质量等两大影响因素，其中知识的质量主要是指知识主体在某单种知识面所占据的地位，也称作是知识的深度，知识的数量是指知识的多元化，同样称作是知识的广度，在现代化社会网络发展趋势下，不同知识主体的生活环境、教育环境以及经济环境等方面均不尽相同，除此之外，不同专业领域形成的知识结构也存在差异性，具有一定的专业化发展趋势，所以存在不同程度的知识位势差，由于知识主体存在不同的深度和广度，直接关系到知识主体在社会网络中的知识位势，不同知识主体的知识位势差异，使得不同知识主体之间进行交叉作用，促进不同知识主体之间进行知识传播、知识共享等。

1.2 技术资源供需位势差

技术位势差主要体现在嵌入式社会网络各节点成员单位之间存在一定的技术差异，出现技术资源供需位势差现象，可以促进各节点成员单位之间进行相互嵌入，倘若技术位势差距适当，信息服务机构具有较高位势的网络化信息技术，则此信息服务机构的嵌入性显著增大，反之，技术位势较差的单位机构，其嵌入性显著减少，换言之，技术差过高或者过低，都会影响嵌入双方机构对技术的吸收消化功能，进而直接决定此机构的嵌入性，技术位势差还体现在技术改革和创新的时间差距方面，若嵌入的各方在技术改革速度比较相近，那么双方嵌入的可能较大，反之，如果嵌入的双方在技术改革速度存在较大的差异性，则双方嵌入性的可能性较低；就档案专业化技术服务来看，其主要依赖于档案中技术资源的系统化组织，以及不断提升现代技术应用水平，使得档案信息管理工作过程中的科学服务含量较高，在市场经济发展中占据强有力的地位，通过全面实施嵌入式管理模式，对原有的档案信息管理理念和管理模式等方面进行改革和创新，为实现科学化、规范化的档案信息管理和服务等方面奠定坚实的基础。

1.3 物质资源供需位势差

物质资源供需位势差主要体现在社会网络节点成员单位所拥有的物质资源供需的不平衡性和差异性，其主要作用于组织联合关系、集合网络社会群体以及处理人际网络关系等方面，部分专家认为所拥有的物质资源形成不同的社会网络环境，并且对组织群体拥有不同的知识结构体系，以及存在差异性的价值观体系，由于主要是为了获得对自身有利用价值的社会物资资源，则会更加趋向于认可合作对象的知识结构体系和价值观体系，进而双方如愿达到互相嵌入的目标，因而形成一定形式的社会网络团队，或者是社会组织信息网络群体，然而，任何事情均有特殊情况，物资资源供需方面当然也有特殊情形，由于人们除了物质资源以外，还有社会地位、权利、信仰以及身份等，统称为非经济动机，这些非经济动机不一定会随着物质资源的变化而发生相应的改变，价值观体系与知识体系存在明显的差距，其很难产生相互嵌入的动机，换言之，双方难以达成相互嵌入的目的；物质资源供需位势在应用嵌入性理论，实施嵌入式档案管理模式，以及嵌入式档案信息服务模式，虽然其在档案管理和信息服务等方面工作当中的嵌入动机作用不够显著，但是，仍然可以从知识体系和价值观体系的角度出发，建立嵌入式档案社会组织信息网络，将各级各类的档案馆与高等院校进行有机结合，为大学生构建社会实践基地，为社会培养出更多高素质综合型社会人才。

2 嵌入式管理机制分析

将嵌入性理论应用在档案管理工作当中，有利于促进构建嵌入式档案管理制度，将档案管理工作融入到所处社会环境当中，才能充分发挥档案部门与社会各领域的沟通、交流以及协作等功能，共同促进高效率、高质量地开展档案管理工作；其中嵌入式管理机制主要包含了嵌入社会空间、技术空间以及业务空间等方面，其中还包括文化空间、虚拟空间以及认知空间等，对档案管理工作的社会空间、技术空间以及业务空间等嵌入式管理机制展开探讨和研究。

2.1 社会空间的嵌入

随着互联网信息时代的到来，使得嵌入性理论被广泛运用到社会发展的各个领域当中，尤其是将嵌入性理论应用到档案管理工作之中，有效促进档案管理理念和管理模式等方面进行改革和创新，因为档案管理工作涉及到我国政府机构、高等院校以及社会组织等机构方面具有紧密的联系，在互联网信息时代背景下，为档案管理工作提供了更多有利的信息资源和优势，档案管理部门充分利用嵌入性理论，加强工作人员的社会网络化意识，有利于扩宽档案管理与互联网两者之间有效、及时的沟通交流，巩固和维护档案管理部门与社会各组织机构中的个体或群体，众多群体在信息资源共享中的共生关系，增强档案用户之间的互动性、参与性以及共享性，逐渐形成一种新型的嵌入式档案管理机制；通过采取社会空间嵌入式的管理措施，有利于建立档案网络组织信息体系，形成档案管理网络系统，加强人与人、组织于组织之间的交流互动，将一些正式或非正式的组织群体联系起来，从多角度和多层面出发，构建高质量的网络信息桥梁，不断完善非正式群体的档案管理体系。

2.2 技术空间的嵌入

现阶段，在互联网信息化时代发展背景下，促进了档案管理工作的信息化发展进程，使得档案管理逐渐朝着信息化方向发展，在实际的档案管理工作当中，充分利用各种各样的现代化信息技术手段，以及实施现代化档案管理理念，实现在虚拟空间内开展档案管理工作和档案信息服务工作，所以，不断在档案管理工作中嵌入技术空间，有效提高档案管理的效率和管理的质量，以及提高档案管理信息服务的效应，将技术空间嵌入至档案管理工作当中，首先，档案信息网络能够无缝连接移动通信网络、政务网络以及广播电视网络当中，使得更加高效率、高质量地开展档案管理工作和档案信息服务工作，使得档案管理工作变得更深层次，其次，将现有的科学信息技术和相关应用嵌入到档案管理信息化工作当中，比如利用嵌入式系统和结果融合等信息化技术，将与之相关的网络信息资源有效地运用到档案管理工作当中，设定相对应的档案用户情境，对用户需求量较大的数据进行数据挖掘等措施，将档案信息资源定向推送给制定用户。

2.3 业务空间的嵌入

在档案管理工作中嵌入业务空间，主要表现在档案管理工作全面参与各专业领域具体业务工作当中，将档案管理工作有效地融入进去，从管理制度、创新团队以及组织体系等方面建立良性业务双向互动关系，有效提高档案管理工作的规范性和科学性，业务空间的嵌入主要包含了四个部分，分别为：业务人员嵌入、部门嵌入、业务内容嵌入以及业务平台嵌入等，将业务空间全面嵌入到档案管理工作当中，形成新型的业务工作组织管理体系，传统的被动式或订单式的档案信息服务模式，根据用户提出的实际需求开展档案管理工作，使得在档案管理和信息服务过程中遇到很大的困难，如档案用户需求不够明确、业务空间不足以及用户信息资源遗失等诸多方面问题，通过在档案管理工作中嵌入业务空间，建立业务空间嵌入式管理模式，促进形成订单式、合同式以及伙伴式等新型的档案管理模式，通过不断挖掘用户的实际需求，开展档案管理和服务活动，使得档案管理工作更加系统化，能够更加全面地掌握用户的真实需求，形成新型的嵌入式、零距离的档案信息服务模式，为档案管理的稳定、可持续以及健康发展提供强有力的保障。

3 嵌入式档案信息服务

3.1 嵌入式专业服务

嵌入式专业服务主要指的是建立参与用户专业活动的档案信息服务，从社会网络结构出发，将群体、个体以及组织网络等三者之间的互相作用关系作为发展动力，致力于研究客户对专业活动的信息需求，构建全新的档案信息服务体系，通过群体、个体以及组织网络等三者之间进行互动交流，开展档案信息服务，将嵌入性理论引入信息资源服务模式研究范围之内，经过我国档案管理专家和学者的不断努力，就嵌入式专业服务展开探讨和研究，提出了嵌入式图书馆服务及嵌入式图书馆员等管理理念，并且组织相关专家和学者展开研究会议，部分专家提出了组织嵌入、虚拟嵌入、功能嵌入以及目标嵌入等等嵌入式服务思路，对实现嵌入式专业服务目标奠定了坚实的基础；现阶段，我国还没有对嵌入式档案信息服务展开真正的分析，也没有针对档案信息嵌入专业服务方面展开研究，档案信息资源与图书情报信息资源在开发、利用以及服务等诸多方面具有一定的共通性，所以，可以通过参考图书情报领域在嵌入式服务方面已有的研究成果，以社会网络组织结构为基础，研究各种空间中开展嵌入式档案信息服务的制度和模式，真正深入到专业领域进行信息需求的认真分析，从分析和判断用户的行为开始，以此为基础开展个性化、针对性的档案信息服务，促进有效提升档案信息服务质量和服务水平。

3.2 嵌入式专题服务

专题信息服务主要是指档案服务开展管理工作的一个关键环节，传统的档案专题服务通常是以领导、各部门以及群众的真实信息为中心展开的信息服务工作，不断挖掘全新的档案信息资源，有助于规划和设计创新型的档案服务项目，促进研究和开发档案信息，形成汇编成果和科研成果等形式，在开展专题档案信息服务工作过程中，主要是以观察档案用户的当前信息需求，定向为用户提供档案研究成果的主动式信息服务，与被动式信息服务相比较，其具有灵活性较强、空间广泛等优势，但是，定向不是代表个体化、专业化，而是使得档案信息服务变得更加互动化，具有双向性和共建共享性，使得档案信息服务更加具有广度和深入，促进提升档案信息服务的质量和服务的水平，有效提高档案信息服务的绩效，促进档案信息服务模式进行不断的改革和创新，形成一种新型的嵌入式档案信息服务模式，突破了传统档案信息服务的“枷锁”，具有全过程融入用户真实信息需求的优点，促进高效率、高质量地开展档案信息服务工作。

4 结语

总而言之，随着我国国民经济的飞速发展，推动了我国信息互联网技术的不断发展，我国逐渐朝着信息互联网方向发展，已经进入信息化互联网时代，在信息化互联网时代发展背景下，使得嵌入性理论受到社会各界人士的广泛关注，尤其是将嵌入性理论应用到档案管理与服务当中，取得了良好的成果，促进形成了嵌入式档案管理机制和嵌入式档案信息服务模式，促进提升档案信息管理质量和档案信息服务水平，促进高效率、高质量地开展档案管理与信息服务等方面工作。