办公自动化上计算机信息处理技术的应用

程红霞 河南省洛阳市公安局老城分局

我国社会发展的进程在不断加快，这同时也使人们的生产生活节奏变快，尤其是工作节奏。办公室作为产生和处理信息的重要场所，工作进度更是不能耽误，这时计算机的信息处理技术就成为了办公室人员的好帮手，也对办公室工作的开展有着十分重要的意义，提高了办公室工作人员的工作效率，优化了工作方式，实现了资源的优化管理，使管理体制得到调整，最终工作质量和效率得到提升。

1 办公自动化

1.1 办公自动化系统

办公自动化指的是办公信息处理的自动化，这是通过利用高新科技，能够让办公的相关业务由人机系统来共同完成，是一种现代化的办公方式，高新科技的应用使办公人员对于信息的利用管理更为科学更为合理，进而达到提高办公效率的效果。大多数企业中的办公自动化系统的办公业务包括本企业日常的文字信息的处理工作、对于相关事件的申请和批复、档案信息的存档与管理、信息的发布等多项办公业务。

1.2 办公自动化系统的优势

第一，办公自动化系统基本可以满足各种类型的办公业务的需求，在企业公司办公室的工作人员能够在按照计划进行工作的开展的同时，还能够对于工作中所存在的问题进行在线交流，相比较传统的办公当时来说更加具有灵活性。

第二，可以使办公业务中所涉及到的信息变得公开化和保密化，同时也能让公共信息具有强大的扩展性。通过网络的应用可以使数百名公司员工对于会议信息和其他公开性信息共享，增强了信息的公开性。同时利用设置密码的方式对于重要信息加密，可以防止非法用户查看会议内容和重要信息，而且这些数据也会在电脑设备中得以永久保存，方便工作人员查阅和整理，在一定程度上也增加了信息的可靠性。

第三，还可以通过召开在线会议的方式来进行对于紧急信息进行及时的处理，增强了信息处理的及时性，具有即时通信的灵活性。

2 计算机信息处理技术在办公自动化上的应用优点

经济全球化的不断深入，扩大了企业用户的范围，企业的客户不仅仅局限于附近区域，而且还可以遍布整个国家甚至是全球，这就使得企业的运作方式变得可移动化和分散化。计算机处理信息在于办公室自动化上的应用是一种可以很好地适应当今经济形态的新型办公形式。大数据时代的背景下办公室人员的信息处理工作量也在不断增加，使处理办公业务文件的难度系数增加，工作负担也大幅度增加，如果没有对于计算机处理技术进行应用，人们自身将难以承受工作的难度和巨大的工程量。

2.1 使办公环境有所扩大

自办公室工作业务的开展以来，就收到了多种客观条件的限制，这使得办公环境有了很大的局限性，仅仅在于特定的时间点和地点，这一点在很大程度上影响着办公的效率，影响着办公工作的进度，进一步影响到公司工作的进度。但是随着办公技术的不断革新，计算机信息处理技术的应用使得办公可以不再受时间地点的影响，是办公环境得到极大的优化和扩展，可以让公共人员的机械化工作得以减少，更进一步的促进办公人员之间相互交流协作。

2.2 使办公信息的利用化得以提高

办公自动化的处理的主要内容就是对于信息的处理，通过计算机处理信息技术的应用，可以使当下信息量较大的的情况下，对于较为重要的信息进行及时的辨识和掌握，这一点遂于公司领导层进行决策具有十分重要的参考作用，互联网下的大数据时代，可以使办公人员遂于个中国数据进行搜集，而信息处理技术可以提高人们对于数据的利用率，进而使办公效率得以提高。

2.3 使办公成本降低

原来的办公交流工作就是办公内部人员进行面对面的交流或者是利用纸张来进行交流，如此一来，不但会使非重要参与人员的时间受到影响，还增加了办公的不必要时间，同时浪费纸张资源，增加了办公成本。但是采用了先进的计算机处理技后，就减少了不必要的见面时间，节约了办公时间，同时加以交流软件的应用（QQ、微信、邮箱、邮箱）可以使交流工作变得更加便利，减少了纸张的应用，使办公方式更为环保，进而也使公办的成本得以降低，优化了人力资源的管理，使办公流程的运行效率提高。

3 办公自动化上计算机处理信息技术的应用技术

3.1 BS的结构在于计算机信息处理技术的应用

随着互联网技术的广泛应用和普及，传统的S模式已经不能适用于当下的互联网的发展，于是就由此扩展出来一种新的BD结构。BS系统所中包括三层结构：第一层是连接在某种浏览器上相关软件上的接口；第二层是就是后台的Web服务器，服务其得工作就是接受接口层所发出的请求信号，并使用相关的处理程序来对于信息给予处理和回复；第三层是对于数据进行处理的数据服务器，该服务器能够对于关键的信息进行及时的处理、保存和保密，以更好的保证数据的精确性、可靠性、安全性。BS结构在于计算机信息处理技术的应用主要是对于便于办公工作的流程和数据后期的维护和整理工作，但是这种模式也存在不好的一面，就是用户要对于网络环境有极大的要求，要保持网络通畅。如果网络环境较差，网络的中断会造成数据和整个系统的正常运行。与此同时，利用BS模式仅仅需要操作者安装一个服务器和相关的数据库，就可以实现数据信息的处理和转换，并且此模式并不需要相关工作人员拥有专业性的知识和操作能力，且对于设备的规格要求也不高，拥有较好的界面，这便于办公人员的操作及后期的维护工作的进行，使办公工作变得简单，是工作人员对于办公工作不再那么抵触。

3.2 Web 2.0技术在于计算机信息处理技术的应用

随着互联网时代的不断发展和不断深入，使数据在这个时代得以广泛传播，从而形成了大数据时代，随着信息量的迅猛增长，随之而来的就是相关信息处理技术的不断革新，于是Web 2.0新兴的办公技术得以开发出来。该技术主要使应用于现代化的商业模式上，与之前的办公方式相比较来说，提供了更为丰富多样的服务内容和形式，在此基础上还可以实现服务的连续性，结合电子商务的应用，使服务的范围变得更为广阔。企业可以利用Web 2.0技术来进一步使服务更加人性化，更能满足客户的需求，使用户与企业之间的的交流更为方便、快捷，也可以使交流与沟通间所产生的业务问题得到缓解和消除，具有之前的方式所没有的较强的互动性。此外，还提高了办公的自动化水平，在和大程度上使办公效率得以提升。

3.3 视频技术在于计算机信息处理技术上的应用

随着科学技术的提高和视频技术的不断发展以及相关应用的普及和广泛使用，视频会议在把办工活动中起着传统会议所不具备的多种优势条件。办公活动通过视频会议的形式展开，可以使会议的时间、地点、人员不受限制，可以使领导和员工之间的沟通更为方便，也可以使员工降低与领导面对面谈话的压力，并结合此来进行问题的决策，进而使会议中的沟通变得更有效。当前我国的视频技术在交通管理方面得到普遍的应用，相关工作人员只要作在监察室内就可以对于各道路的交行驶通情况进行全方位的观察，以使紧急的交通问题得到及时的解决，同时对于减少交通事故也有很大的作用。近几年来企业也在应用视频技术，以减少时间地域的限制问题，节约时间，在新的网络时代下应用新型的交流方式，更可以提高交流和办公效率。

3.4 Ajax和RIA技术在于计算机信息处理技术方面的应用

Ajax是采用CSS和XHTML来进行表示，运用DOM模式来进行相关内容的显示，运用XMLHttpRequest系统来实现异步通信，再结合javascript的技术来实现信息绑定和调用。它具有区分与其他技术明显的特征：可以实现动态化的加载、可以使来信息的浏览变得自动化，较之传统的网络应用模式来说，提供了更加自动化的服务。RIA技术就是丰富的因特网应用程序，这一程序可以结合传统的应用程序来实现灵活性的部署和企业与客户之间相互交流的便捷性。作为新型的网络应用程序，RIA具有便捷的开发速度、成本较低的部署、配置良好的个性化、有好的用户界面和可以及进行多次调用的特点。

其主要可分为五个板块：登陆与注册板块、公文信息处理板块、公文审批流程板块、公文信息反馈板块以及用户管理权限板块。

在第一板块中，用户需要在使用程序系统之前进行相关信息的注册，只有在注册完信息后才可以登陆程序并按照操作步骤来进行操作；第二板块，是办公业务问题得以解决的关键此板块就是对于多个文件进行分类、内容的补充和提交工作，在整理和补充工作完成后，添加到相应的审批部门，使其进行下一个板块的工作；在第三板块中，审批人员应该在登陆时设置好自己的身份，以便于拥有查阅和审批文件的权限，并对数据中的文件进行批阅，之后再发到客服端，让客户对其进行操作；在第四板块中，不仅需要审批人员，还需要申请人员，以实现相关的交流和对话，实现进一步的沟通和协作。在审批过程中，会设有“反馈栏”，若没有“反馈栏”的 出现，那么审批人员应该打开追加文件将反馈信息进行填写和补充，以附文的形式发给申请人；最后一个板块就是应用于客户对于自身文件的管理，可包括，文件的创建、文件的修改、打开和追加工作的进行，也可以删除和重建用户，具有很大的灵活性。

4 结语

随着社会的发展，科学技术的不断提高，人们的办公质量和水平也应在网络计算机应用时代给予改革和发展，办公自动化系统的应用结合计算机信息处理技术的应用，使办公的条件和环境都有极大的改善，是新世代下办公人员的办公方式，我们应该根据时代的发展要求，对于办公自动化进行更深一步的改良和优化，以有利于办公业务的进一步发展。