外贸单证操作流程解析

摘要：外贸单证工作是外贸合同履行的必要手段，单证工作的质量与外贸企业的经济效益密切相关。本文以TT结算方式为例，解析了出口单证工作的操作流程。

关键词：外贸单证；订舱；报关

单证员是外贸企业的一个重要岗位，外贸单证工作是完成合同履行的必要手段。通俗地讲，出口单证工作直接关系到企业能否顺利出货与收款。不同结算方式下外贸单证的流程有所区别，下面以企业比较常见的结算方式TT为例，介绍出口单证工作流程。

一、订舱

一般在出货前七天订舱，如船期紧张还要提早15天。单证员要询问公司的跟单，货物什么时候好。工作中一般是在包装快完成时订舱。

订舱一般都是委托货代进行，单证员要与业务员沟通，客户是有自己的指定货代还是直接找货代。现在订舱有二种形式，电子订舱和纸质订舱，如是电子订舱，只要在货代的网页上进行操作就可，如是纸质订舱，只需要提供他们订舱发委托书就好。订舱委托书的格式可以由货代指定，也有的是企业自己选择。

订舱后，会收到货代回复放舱，可将货代发的进仓单发给跟单。由跟单员依照实际情况填写时间、产品信息，再将其发给工厂。

二、商检

报检工作不是每笔合同都需要的。如果是法定检验的商品一定要报检。还有的虽然不是法定检验的商品，但进口商要求提供检验证书，也需要报检。报检可以自理报检和代理报检。现在很多企业选择代理报检。以出口竹木草制品为例，如委托报检的，提供报检公司的单据有商业发票，装箱单，合同，报检委托书，出境竹木草制品符合性声明和出境竹木草制品厂检记录单等单据委托报检。报检后拿到出境货物通关单，在下面的报关环节用。

三、报关

报关可以是自理报关，也可委托报关。目前企业一般都有合作的自拉自报货代，一般也是委托他们进行报关。在订舱之后会有一个截关日期，一般都是船开的前两日，在这之前报关就行。报关需要提供的单据有商业发票，装箱单，合同，报关委托书等。如法定检验的，还要加上之前商检拿到的出境货物通关单。现在一般都在电子口岸网站上进行电子委托报关。

四、产地证

产地证是否需要申领是根据客户的需求的。产地证的种类比较多，主要有一般原产地证、普惠制原产地证和区域性的优惠原产地证，可到贸促会或出入境检验检疫局办理。有的客户有可能同时还需要做几种产地证，如货物抵达智利，有的客户要求提供一般原产地证和中智产地证。总而言之，是否申领产地证以及申领哪类产地证，一定要与进口商沟通，还有如进口商对产地证的内容如特殊要求的，在申领时一定要及时注明。

五、出货

货代订舱后会告知单证员具体的船期和拿集装箱装箱单及提集装箱的地址。集装箱装箱单应明确列出此次出货产品的品名、规格、数量、净重、毛重。其中毛净重应计算准确，它涉及报关出口的顺利与否。包装尺寸的准确性涉及整批货物的体积。出口货物的唛头一般都是客户提供，有正唛和侧唛，装箱单上的唛头必须照纸箱单上打。装箱单上的铅封号还有集装箱号一定要核对清楚，不然后续的问题就很复杂，会影响报关，甚至产生改单费用。

出货前一天，须到成品仓库清点数量，防止多出、少出或漏掉。另外，还要检查内外包装是否按照要求包装。

如是指定货代的，装货的当天要给指定货代提供ENS（出口欧洲）和VGM等数据。

货物在装船出运后，应该告知客户货物已经装船，并且把ETA（预计到达时间）和ETD（预计开航时间）等相关信息发给客户，以便客户知道这批货什么时候会到港。如果是前后T/T付款的，在船到港之前提醒客户付尾款。

六、确认提单

货物开船后几天，货代会提供提单的确认样，单证员要仔细核对，如有错误马上告知货代更改。主要是确认Shipper，Consignee，Port of loading，Port of Discharge，Mark，Description of Goods等，有的客户还有一些特殊要求，如需要在提单上显示HS code，在确认提单的时候写上去。

提单确认好之后告知货代，付给货代一系列费用后就可以拿到正本提单。有的客户要求是电放，只要把提单的扫描件发给客户即可。电放之后，通知客户及时去目的港提货，以免产生滞箱费等一系列不必要的费用。

七、投保

如果是CIF贸易术语，单证员收到船公司签署的配舱回单后，填制投保单向保险公司投保。保险公司对此审核无误后，以此为依据出具保险单。有的企业也可直接委托货代投保。

八、寄清关资料

注意清关用的商业发票和装箱单与国内环节用的会有区别。如客户对商业发票和装箱单有特殊要求，要根据客户的提供的格式做好商業发票和装箱单，打印盖章后和其他清关资料一起寄出。一般合同的清关文件包括提单、保险单、产地证、商业发票、装箱单。还要注意提单和保险单的抬头，提单的抬头（Consignee一栏）如是TO ORDER或者是TO ORDER，保单的抬头（被保险人一栏）如是出口商，如需要出口商背书。

九、整理总结

在清关资料寄出以后，一票合同基本算完成了。剩下的就是单据归档工作。

最后通过船公司的网站随时跟踪货物行程，告知客户大概什么时候可以清关，有始有终，给客户留下好印象。

参考文献：

[1]张艳.外贸跟单实训教程.北京：经济管理出版社，2016.

[2]蔡俊芳.新编外贸单证实操.北京：北京大学出版社，2015.

[3]张兵.进出口报关实务（第三版）.北京：清华大学出版社，2016.

作者简介：

程文吉（1964- ），女，汉族，浙江台州人，台州职业技术学院副教授，学士学位，研究方向：国际贸易专业教学与科研。