信息化在合同档案管理中应用探讨

褚凤华

摘 要：本文主要对信息化在合同档案管理中应用进行了研究探讨。文章先介绍了研究背景和研究意义，接着对合同档案进行了概述，然后介绍了合同档案管理中应用信息化的重要意义，最后从四个方面分析了信息化在合同档案管理中的具体应用。

关键词：合同档案管理；信息化；应用

引言

合同是企业正常运转经营的重要保障与条件，还是记录企业和其它客户或合作伙伴权利、义务关系的一种书面凭证，同时还是现代企业日常业务收支的重要载体。可以说，合同档案管理质量的高低将会对企业实现业务收入以及防范经营风险产生非常重要的影响。应用信息化方式对合同档案进行科学的管理，有效实现合同档案管理的流程化与规范化，持续提升合同档案管理的质量，不仅是满足新形势对企业档案管理工作提出的新要求，也是为企业持续、稳定发展提供扎实的档案支撑。

一、合同档案概述

合同档案主要是对合同发起、审核、签订、履行、变更、转让、终止等所有环节和阶段进行全面详细记录、真实客观反映的一种文书材料。合同档案是企业进行日常经济活动的重要依据和参考，对于企业正常运转经营具有非常重要的作用。

二、在合同档案管理中应用信息化的重要意义

合同档案属于法律文书的范畴，主要是对企业日常经营行为的记录，其收集、保管以及利用，在防范企业出现合同风险以及维护企业经营权益方面发挥了非常重要的作用。在合同档案管理过程中应用信息化，能确保采集合同档案数据的自动化以及整个管理工作的流程化与规范化，能对过去档案管理中存在的诸多难点问题，像纸质合同档案收集不完整、不及时归档等，予以有效地解决。同时还能有效解决过去合同档案利用需求和管理模式之间的冲突问题，从而持续提升合同档案管理的整体效能，为企业在防控合同档案风险方面提供扎实的基础和支撑。总而言之，在合同档案管理中应用信息化具有诸多的好处和优势，也是未来合同档案管理的一个重要趋势。

三、信息化在合同档案管理中应用分析

（一）信息化应用改变了合同档案管理的模式

我们单位过去合同档案管理工作主要是对勘察、设计类合同、总承包、分包等合同档案各部门分散管理，纸质版存档，这样一来合同档案管理处于一种分散化的管理模式，没有将合同档案当作独立的门类统一管理。当合同档案信息化系统应用之后，在日常经营过程中产生的各种合同都要通过系统触发，签约完毕的电子合同相关信息数据自动进入到管理系统，将同一份合同分成了纸质与电子两个版本，实现了集中统一分类和管理，从根本转变了过去的管理模式。具体就我们单位合同信息化而言：单位合同一般都涉及排水、道路、燃气、隧道、桥梁、公路、勘察等专业。合同签订的前期，需要将甲方信息录入，例如甲方的营业执照，资信证明等。合同签订后，将合同序号、合同名称、签订时间、专业方向、服务阶段、工程规模、工程投资、合同额、本项目的项目负责人、合同承接部门、合同所属区域、付款单位结清状况等，这些合同基本信息录入。另外还包括本合同的项目分包情况、项目完成情况、发票开出情况、收费情况等。这些信息通过网络系统互联，加速各部门及人员间共享，随时随地可以在合同信息系统中调取所需信息进行查阅，确保信息准确及时送达。

（二）信息化应用保证了合同档案内容的完整性

在合同檔案管理没有应用信息化之前，负责合同经办的人员仅仅是将合同原件归档，对能够证明甲方资信状况的证明材料却经常忽略，合同的很多内容都不是很完整。当合同档案信息化系统应用之后，该系统能够对合同经办人员的职责进行较清晰地界定，对合同经办人起草的合同文本进行审核，确保合同内容规范、准确、真实、完整，使电子合同数据得到完善，确保合同档案管理系统里面合同正文、附件等一系列数据材料完整，有效克服了过去合同档案不完整的问题。

（三）信息化应用保证了合同档案能够在第一时间归档

就过去的合同档案管理来讲，因为档案管理员没有办法对企业合同档案的具体情况进行了解，通常是合同经办人员向档案管理员移交多少就接受多少。部分合同经办人员出于各种目的的考虑，有些时候没有将相关合同向档案管理员进行移交，从而导致有些合同档案没有在第一时间里面完成归档，没办法保证其安全性。合同档案信息化系统应用之后，电子合同数据的采集实现了自动化，档案管理员能够依靠合同档案信息化系统对合同档案入库信息进行了解，并且跟踪处理合同档案信息化系统采集的各种数据，同时借助合同档案流程和财务报账流程之间的绑定，将纸质合同归档设定为发起合同报账的约束性前提条件，使得纸质合同档案都能够在第一时间里面完成归档。

（四）信息化应用可以共享合同档案信息资源

合同档案信息化系统应用之后，为利用与查询相关合同档案信息数据提供了极大的便捷。合同经办人通过相关权限能够直接进入合同档案信息化系统，查看自己所需要的合同档案信息数据，从而在很大程度上降低了合同档案管理中人力成本、时间成本和空间成本。合同档案信息化系统应用之后，实现了档案管理流程、合同管理流程以及财务报账流程彼此之间的高效整合，保证利用电子合同档案不再单一地停留于系统用户查询合同电子信息数据方面，而是真正实现了所有业务系统之间的资源共享与关联应用。从而有效提升了合同档案综合管理利用的即时响应能力，在一定程度上使得合同档案管理工作对于企业整体工作的支撑作用进一步增强。

结束语

信息化应用于合同档案管理，不仅提升了企业信息化建设的整体水平，给企业合同档案管理工作带来了很多全新的机遇与挑战，怎样保存好企业合同档案资料，怎样更好地利用企业合同档案资料，有效的为企业发展服务，是每一位企业管理人员应关注和思考的问题。企业应进一步加强和深化信息化在合同档案管理工作中的应用，不断开创自身合同档案管理工作的新局面。在此文章中通过对信息化在合同档案管理中应用进行探讨分析，希望能够为企业管理人员以及合同档案管理部门提供一些借鉴和参考。

参考文献

[1]原淑霞，汪萍.浅谈档案信息化管理[J].中国病案.2015年10期

[2]朱少华.实施档案信息化管理需要把握“四个环节”[J].山东档案.2016年05期

[3]周颖.加强合同档案管理更好地为企业或者单位服务[J].兰台世界.2015年15期

（作者单位：中国市政工程中南设计研究总院有限公司）