业务流程再造在云南J高校教学管理中的应用

敖小红

摘 要：本文在简单介绍了云南J高校教学管理业务流程再造的背景后，对云南J高校教学管理流程现状进行了分析，发现其中存在的问题，提出了对教学管理组织结构体系进行再造的观点，并用业务流程再造的理念对云南J高校教学管理流程优化进行实证分析，得出业务流程再造对提高云南J高校教学管理效率和效益产生了积极影响的结论。

关键词：业务流程再造；云南J高校；教学管理

一、背景分析

高校教学管理的目的是通过教学流程来实施教学，保证各项教学任务快速完成。云南J高校虽借助信息技术实施了信息化建设，但因缺乏对教学管理流程的系统设计而效果不佳，这与传统职能型教学管理组织结构、跨部门之间的沟通协调不畅、工作衔接性较差、岗位职能僵化加之人为因素的影响有很大关系。云南J高校传统的教学管理业务流程是面向管理部门内部需求设计的，没有充分考虑师生需求和满意度。因此，云南J高校急需运用现代管理思想和理念，分析传统教学管理流程中存在的问题，并对问题流程进行优化和改进，从而实现高校教学管理高效服务师生和教学的目的。

二、云南J高校教学管理现状及问题分析

云南J高校是一所运用型本科高校，学校教学管理实行学校、学院的二级管理模式。教学管理团队由主管教学的副校长、教务处处长、教务处副处长、二级学院主管教学副院长、二级学院教学秘书组成，教学管理组织结构是以教务处为中心而设置的，下设五个职能部门，分别负责教学运作、教学质量、教学研究、教学实践和教材。

教务科：主要负责学生学籍与学历管理；教学日历制订；教学安排及学生选课管理；学生考试安排和成绩管理；日常教学任务运行和实施管理相关文件拟定；教师工作量及课酬核定；网络教学平台建设与管理；教务网站及教务管理信息系统建设与维护等。

教学研究科：人才培养方案的拟定；教学大纲制定和审核；教学课程规划与建设；新专业申报与检查；辅修专业及其管理；教育教学立项及其项目管理。

教学质量科：组织各类教学技能大赛；学生各类职业技能大赛；教师教育教学效果评价；教学质量监督、检查与评价；全校教学督导专家联系、沟通和协调；现代化教育教学手段与教学质量监控；教师教学成果奖、教学名师评定工作；教学团队及精品课程建设；青年教师培训；本科教学导师安排及工作跟进与评价；教学督导教学监督评价简报。

实践教学科：实习、实训规划与管理各项文件的拟定；实验教学管理；实习实训基地建设；实习实训组织、管理、评价；学生毕业论文（设计）组织与管理、质量监控；职业资格证书及各类英语、计算机等级考试。

教材科：全校各专业教材规划、管理和实施文件的拟定；教材订购与发放；教材使用情况检查和落实；教材库建设；教材遴选工作；期末考试试卷及教学资料复印、保管和保密工作。

通过对教务处下设职能部门职责的分析不难发现，云南J高校传统教学管理组织结构体系中存在以下问题。

第一，结构体系中各层级的管理人员仅对自己所负责的任务、自己的上司、自己所在部门负责，而不对整个教学管理流程负责，没有顾及整体教学管理目标的实现、没有对教师和学生负责。

第二，整个管理组织体系中管理层次相对较多，导致信息在传递过程中容易出现失真现象，教学管理工作执行缓慢。

第三，教学管理体系结构中因管理层次较多，导致对外接触的部门增多，不能较好较快地为师生提供服务。

第四，组织体系中跨横向部门间缺乏有效的沟通与协调，常导致很多无效工作的产生。

最后，此组织体系中较多环节的设计只是为教学管理部门服务的，只能满足他们自身的要求，但无法满足师生的需求。

三、云南J高校教学管理组织结构体系再造

利用企業业务流程再造的思想和理念，可以对云南J高校传统的教学组织体系结构进行彻底的改造，以期建立起以优化流程为中心的流程型教学管理组织体系。教学管理组织结构体系再造后，教学管理层次相对减少，组织结构呈现扁平化趋势，使得教学管理信息在各层级间得到有效的传递，教学相关物流传递速度和准确性提高，满足高校师生要求。同时，整个组织结构体系是面向全校师生的，而不再像以往一样独自为政，避免了因横向跨部门之间的沟通协调不畅而带来的工作不便。

在教学管理流程型团队的再造中，云南J高校取消了不能带来价值增值的教学管理层次；以主要教学管理核心流程来对各职能部门进行有效的重组和整合，设置了流程团队负责人；在每一个核心流程中设置一个团队负责人，负责人及其团队成员充分利用信息技术对团队所负责的业务进行全面的过程性管理，提高各团队的责任意识和责任感，加大对实现教学目标的责任力度。同时，组建了由教学副校长、教务处处长以及各二级学院主管教学副院长组成的战略智囊团，主要对学校未来教育教学发展提供战略性思考、对学校教育教学流程及体系进行设计和调整、指导和协调。最后，继续保留了各二级学院教学秘书，主要配合和辅助各教学管理团队开展流程性工作，使得学校教学管理流程性团队和教学业务流程能够有效发挥作用。

四、云南J高校教学管理业务流程优化

（一）教学计划制定与执行优化

传统的教学计划制定与执行因中间环节较多，需等待和检查的时间较长，致使教学计划制定周期长，降低了教学管理工作的效率；第二，传统教学计划制定流程中，各开课学院与各课程归口教研室之间没有较好沟通和协调，致使教学计划随意性较大、安排不合理等各种问题发生，降低教师和学生满意度；第三，所有教学计划制定好后需纸质版文件存档，不但没有带来任何价值增值，反而增加了教学管理成本。

教学计划制定和执行在实施教学管理业务流程再造后，不但组建了以实现教学计划为目的流程团队，同时建立了以教学计划数据和信息为基础的信息系统数据库，各学院各教研室借助数据库系统与其它学院各教研室或本学院各教研室之间进行有效地沟通与交流，就课程开设、学时、学分等事项进行双向交流，避免课程设置错误，出现返工重排、大量修改的现象，使教学计划执行更加符合各学院各专业人才培养目标，提高教学管理工作的质量和效率。

（二）等级证书及职业资格证书报名流程优化

云南J高校等级证书考试包括大学英语四、六级、国家计算机一二三级、省级英语A/B级、省级计算机二级等，职业资格证书则包括各学院各专业的专业资格证书。原等级证书及职业资格证书报名流程中等待、检查的时间较长，降低了工作效率；同时，大量信息都是人工输入，容易造成信息出错；最后，报名后需保存大量单据和表格，造成额外成本支出，不经济。

等级证书及职业资格证书报名流程在实施教学管理业务流程再造后，在报名流程中建立了数据库，各部门可通过信息网络直接访问数据库，同时在网络上进行办公，实现了无纸化办公，节约了办公时间和成本；同时，借助计算机自动生成报名信息，避免了人工操作失误；最后，学生通过校园“一卡通”即可刷卡缴费，避免了现金收取给学生和财务管理人员带来的不便，提高了学生及财务工作人员的满意度。

业务流程再造对云南J高校教学管理产生了极大影响，很大程度上提高了学校教学管理的效率和效益。首先，以学校师生为中心，提高学校师生的满意度；其次，着力缩短整个教学管理过程中信息沟通的时间和成本，且遵循整体流程最优原则，重新对教学管理各流程进行设计，减少无效或非增值活动，提高工作效率；再次，注重每个人的作用，提倡团队合作，让人们不仅为自己的职责负责，同时对整个流程。最后，为学校节约了大量人工物资成本，提高了教学管理工作的效益。

参考文献

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[2]孙婷婷.基于BPR理论的高校财务流程再造及评价研究[D].安徽理工大学，2016

[3]王瑞华，王吉祥等.业务流程再造对我国高校会计教学改革的影响[N].赤峰学院学报（自然版），2014（06）.

（作者单位：云南经济管理学院）