计算机办公自动化发展及创新

姜华

摘要： 在当前计算机技术不断发展的大形势下，计算机技术在各个方面均得到广泛应用，并且具有较高应用价值，在办公中的应用就是较重要的一点。计算机技术在办公方面的应用使得计算机办公自动化得以实现，使办公效率及质量得以很大程度的提升，为人们提供很大便利。在目前计算机办公自动化应用中，为能够取得更好成果，应当积极促使计算机办公自动化实现创新，从而使其能够更符合实际需求，实现更理想的发展。

关键词：计算机办公自动化；发展；创新

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）26-0252-02

在现代办公业务中，计算机办公自动化属于常见的一种方式，也是提升办公质量及效率的重要方式，因而实现计算机办公自动化的更好应用及发展也就十分必要。在计算机办公自动化实际应用中，为能够使其更好满足实际需求，更好发挥出其作用，十分重要的一点就是应当对其进行创新，从而使计算机办公自动化新模式得以实现，在此基础上使实际办公需求能够得到更好满足，为更加方便快捷地进行办公提供更好支持。

1 计算机办公自动化的功能

1.1 企业信息交流及共享

在计算机办公自动化实际应用过程中，为能够使企业内部相关信息得以及时交流，其前提就是应当构建有关信息交流平台，通过该平台的利用可公布企业相关信息，并且利用该平台企业内部相关工作人员也能够实现经验交流，对相关资料进行传递。就目前实际情况而言，企业内部信息平台构建主要在局域网内，由专门工作人员实行管理及维护。在利用信息平台的基础上，可使企业内部相关信息实现交流及传递，从而也就能够使相关工作人员工作效率得以提升。在规模比较大的一些企业内，信息平台所起到作用也更大，所发挥的作用也更加重要。

1.2 文档管理功能

对于计算机办公自动化而言，其在实际应用过程中最基础功能未文档管理功能，通过对这一功能进行利用，对企业办公中所需相关文档可实行分类及存储，之后在一个程序中进行归档，从而也就能够更加方便搜索。对于文档管理而言，其并非简单在计算机中对文档进行存储，其所指的就是利用自动化方式管理文档。对于文档资料比较多的一些企业，所只是储存文档，而未能够对文档进行管理，在办公中计算机技术的作用也就无法得以充分发揮。因此，在文档管理中，应当对办公自动化的文档管理作用进行充分利用，从而使文档管理时间减少，同时可使文档管理系统性能得以进一步完善。

1.3 办公过程监管

在办公业务开展过程中，特别是对于事业单位办公，其中最难处理的一个问题就是监管办公过程。由于办公事务在实际实施过程中比较复杂，利用传统办公模式已经很难得到比较理想的效果。然而，在实际工作过程中，通过对计算机办公的应用，可实现对办公情况进行监督，依据监督情况给予相关工作人员一定奖惩，在此基础上也就能够使办公效率得以有效提升。然而，对于计算机办公的监督功能，在很大程度上受到办公人员素质影响，因而需要制定相关管理制度，对管理人员实施有效管理，也就能够为办公业务的更好开展提供更好支持与基础。

2 计算机办公自动化的作用及要求

2.1 办公自动化主要作用

就当前办公业务开展实际情况而言，计算机办公自动化有着十分广泛的应用，这主要是由于，计算机办公自身表现出较明显优势，在计算机办公自动化应用的基础上，可在内部使通信平台得以建立与应用，从而可更好体现出内部通信，并且可更好体现出信息交流。另外，计算机办公自动化的应用能够使办公业务流程实现自动化，其中最主要体现为实现协同工作，对于办公流程可更好进行跟踪及监控，对于公文能够更方便进行处理及收发，在此基础上也就能够使办公效率得以有效提升。同时，通过信息发布平台的构建，还能够使文档管理自动化得以得以实现。此外，计算机办公自动化还能够更好实现信息集成以及辅助办公，在实现分布式办公方面具有十分重要的促进作用，而分布式办公的实现能够使办公更加具有保障，即便其中一个方面有问题出现，对于其它方面工作也不会产生影响，从而为办公业务的更好开展提供更加理想的保障。

2.2 计算机办公自动化的要求

为能够使计算机办公自动化得以实现，应当保证能够满足一定条件，需要具备专业技术人员以及相关办公操作人员。在计算机办公自动化中，要求具备专业技术人员主要就是由于这些人员能够熟练掌握计算机自动化技术，在技术方案方面能够对办公自动化的实现及应用提供建议，可产生直接影响，这一点在计算机办公自动化发展中具有十分重要的作用及意义。另外，要去具备办公操作人员主要就是这些人员具备较强业务能力，且具备良好心理素质，并且具备丰富实践经验，因而有利于计算机办公自动化的开展。同时，计算机办公自动化的实现，对于领导干部及行政管理人员也具有一定要求，不但要求领导能够充分发挥自身作用，并且要求提升自身管理水平，从而为计算机办公自动化的实现提供更高的环境及支持。

3 计算机办公自动化创新途径及策略

3.1 依据实际需求开发相关文档管理系统

就目前实际情况而言，在文档管理功能实现方面，仍旧缺乏较统一软件系统，而不同文档管理软件也表现出自身不同特点，很嫩保证在所有企事业单位中适用。由于这种情况的存在，在对相关软件进行开发及选择方面，应当注意依据企事业单位具体要求及需求，如需处理相关文档数据规模及功能等相关具体要求，从而进行合理开发。在实际开发过程中，应当将提升文档管理功能便捷性作为主要创新点，优化功能界面，将不必要的一些功能删除，尽可能保证简单及便捷，这一点在文档管理效率提升方面也是基本要求。另外，对于文档管理安全性的提升也应当加强注意，比如文档查询人员权限，对于木马文件及网络病毒应当加强防范功能，从而使文档管理的安全性得以提升，使文档管理系统的作用得以更好发挥，也就能够为计算机办公自动化的更好开展提供良好基础与支持。

3.2 构建统一办公信息管理平台

在计算机办公自动化的应用创新方面，构建统一办公信息管理平台也是十分重要的一点，在具备完善办公信息管理平台的基础上，可使办公信息共享及交流得以更好实现，从而可使企事业单位户内部相关管理信息具有更快的传递效率。通过构建统一办公信息管理平台，可汇总各种办公信息，实行统一管理，利用这种管理模式，管理人员能够对各种办公活动实行实时监督管理，将存在的问题及时发现。尤其在规模较大且具有较多分支结构的一些企事业单位中，构建统一办公信息管理平台也就具有更加重要的作用及意义，通过对办公信息管理平台进行利用，可使统一监督及管理得以实现，对于整体管理水平的提升十分有利，从而也就能够使办公自动化的更好实现具有良好支持与保障。

3.3 构建科学合理监督机制

由于在办公业务中存在有效监督比较困难的问题，在计算机办公自动化系统中可融入相关监督管理功能，对于办公效率比较低的一些事务，可对其进行督促，并且可与相关办公管理规章制度以及有关奖惩制度相结合，从而使办公效率得以提升。对于监督机制实现而言，其主要包括两个方面内容，一方面而言，企事业单位制定相关办公规章制度，并且与计算机办公自动化特点相结合，实行更细致规定；另一方面而言，需要在办公自动化系统中使相关监督功能得以实现，对于办公进度达不到要求想相关事务，可给出相应提示，且管理人员也可给予相应督促，从而使办公人员责任心得以提升，保证计算机办公自动化能够得到更加理想的效果。

4 计算机办公自动化发展前景

首先，保持高度发展状态。目前，在社会上各个领域内计算机办公自动化均越来越深入，但同时也出现越来越多的问题。因此，在计算机办公自动化发展中应当不断对激素胡进行完善，以更好面对出现的各种问题。另外，相关网络技术也在不断告诉发展，尤其是计算机技术的发展速度越来越快，这一情况的出现促使计算机办公自动化实现持续更新发展，在新技术得以不断应用及发展的基础上，才能够确保计算机办公自动化更好适应实际需求，实现更理想的发展。

其次，人才能力培养越来越表现出多元化。对于计算机办公自动化的实现及发展，对于所有程序均具有较高要求，因而在实际办公业务开展过程中，办公人员操作能力及整体工作队伍工作协调程度属于十分重要的影响因素。在今后计算机办公自动化发展过程中，对于人才能力培养，更加应当注重多元化，对于人才专業知识及各个方面能力的培养应当加强重视，在此基础上才能够更好满足实际需求，实现计算机办公自动化的更理想发展。

再次，与实际管理良好配合。就目前计算机办公自动化而言，其发展已经达到较完善阶段，对于日常工作任务可较好实行管理。然而，在今后发展过程中，应当注意与实际工作情况密切配合，确保管理思想及理念保持一致，企事业单位均应当逐渐实现现代化管理，进一步深入企业管理系统，从而使企业整体管理能力及竞争力得以提升。

最后，高度融合项目工作管理。就目前实际情况而言，企事业单位办公类型主要有两种，分别为项目型办公与事务型办公，其中事务型办公工作量相对比较小。然而，当前计算机办公自动化所针对性的主要就是事务型办公，因而在今后发展过程中应当使办公自动化与项目工作管理进行有效融合，从而确保相关办公任务得以更好完成。

5 小结

在当前企事业单位办公中，计算机办公自动化已经成为必要方式，同时也是办公发展趋势，因而促使计算机办公自动化发展也就十分必要。在当前计算机办公自动化发展中，相关工作人员应当对计算机办公自动化加强认识，并且要通过有效途径及策略实行创新，把握其今后发展方向，从而使计算机办公自动化发展能够与实际需求更好满足，确保计算机办公自动化应用得到更理想效果。

参考文献：

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[通联编辑：光文玲]