大数据时代下电子信息化档案管理初探

林青

摘 要：在大数据技术时代下，电子信息化档案管理已经充分应用实践，但在当前发展现状上，仍有许多亟待解决的问题，比如档案管理技术水平不佳、相应软硬件设施较差、档案管理从业人员素质参差不齐及现代电子信息化管理理念相对落后等问题。本文立足大数据时代背景下，提出对电子信息化档案管理的初探研究，分析当前现状的成因，并提出相应的解决措施，以期能够助力电子信息化档案管理工作快速发展，促使当前大数据时代下档案管理工作能够奋力迈上一个崭新台阶。

关键词：大数据；电子信息化档案；管理

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2018）07 — 0162 — 03

大数据时代的到来，使得人们传统生活和工作模式已然发生了重大变化，尤其是云计算、大数据技术被广泛应用于各个行业和领域，使得各个行业和领域都在面临着对自身庞杂的数据进行有效梳理，档案管理工作也不例外，也在面临着大数据时代下的新挑战，能否积极应对大数据时代变化，抢先在新一轮技术革命风潮中改变自身，俨然成为当下电子信息化管理工作必须面对的紧迫情形，促使自身改变传统落后的应用手段，积极适用新理念、新技术，使之更好地拓展新的发展空间和应对新的发展机遇。

当前，对大数据的定义有着众多说法，比较权威的是全球专业数据机构麦肯锡给出的定义，他认为大数据是指“大小超出了传统数据库软件工具的抓取、存储、管理和分析能力的数据群。”从这一定义中可以看出，麦肯锡首次将大数据定义为一种大规模的数据集合。利用大数据来管理档案，一方面能够有效缩短档案信息的查询时间，促使档案管理与服务更加方便、快捷、准确；另一方面也强化档案信息的数字存储形式，不断发展和完善智能化数字存储，使之有效降低数据信息保管的成本，强化保管与维护档案信息的安全力度。

一、我国电子信息化档案管理工作的现状分析

纵观当前我国电子信息化档案管理工作的现状，最为突出的问题表现在档案管理技术、硬件设施、从业人员、管理观念等方面，下面进行详细展开来讲。

（一）档案管理技术和硬件设施较差。

在大数据时代下，现代档案管理工作离不开电子化、信息化的支撑，要想做好电子信息化档案管理工作，首先必须要有硬件设备和相关技术的投入，通过对基础要素的投入，才能适应当前大数据时代下的快速发展。当前有很多单位都有自身的电子信息化档案系统，但从投入和应用程度来看，部分地区对于电子信息化档案管理工作的投入程度不够，主要表现在硬件环境设施不够齐全、相关技术手段较为落后，因而很难适应当前经济社会发展的需求，致使在当前数据信息庞杂的情况下，造成档案信息未能准确完成记录、存贮、管理等一系列动态过程，使之从根本上提高电子信息化档案管理水平，提高档案管理整体工作效率，努力健全现代电子信息化管理工作机制。

（二）档案管理从业人员素质水平参差不齐

在新时代下，技术人才是支撑各项建设的中坚力量，可以这样说，人才是维序整个经济社会活动的实践者、操作者，可我国档案管理工作人才队伍中却缺乏大量懂得拥有现代档案管理技术与计算机技术相配套的复合型人才。传统纸质档案管理模式已经逐渐被计算机化所取代，传统手写档案正在向电子信息化档案转变，这就要求从事档案管理工作人员不仅要掌握专业档案管理知识，还要能熟练操作计算机，熟练应用“互联网+”、大数据、云计算等新技术。从实践过程来看，档案馆工作中普遍存在着工作人员在素质、技能等方面匮乏的问题，主要原因在于很多从事档案管理工作的人员大多文化水平层次较低，根本无法掌握现代社会所要求的专业知识，甚至在技能操作方面也很难掌握，对电子信息化档案管理工作的了解程度不深。

此外，很多新鲜事物对于年龄结构偏大的同志适用起来较为困难，很多单位工作人员在从事电子信息化档案管理工作过程中，未能及时全面接受新鲜知识和技能，最突出的问题在于对计算机的应用能力较弱，致使不利于电子信息化档案管理工作进展。比如，在人事档案管理工作方面，现行档案管理大都采用傳统手写记录的方法和模式，利用计算机设备去应用大数据模式来管理人事档案的程度、水平较低，无法适应新时代现代档案管理工作。与此同时，严重的人才流失也导致当前档案管理工作效率缓慢和质量下降，不利于电子信息化档案管理日常工作进展，不能及时快速归纳和处理档案管理工作，致使档案材料存在一定程度的漏洞。

（三）档案管理工作理念相对落后

档案管理工作对当前各个行业和领域都发挥着重要作用，通过记录相关信息，确保与之能够有迹可查相关内容。随着新时代的到来，传统档案管理工作已经不能胜任当前发展需求，需要匹配跟高层面的智能化、信息化的档案管理，这样才能帮助档案管理工作人员减少查询资料或信息的时间，全面提高相应工作效率。在实践工作进程中，从事档案管理工作的人员应当树立相应理念，尤其是档案管理工作理念，这样有助于直接影响档案管理工作的整体质量。但在现阶段发展来看，从事相应档案管理工作人员尚未意识到档案管理工作的重要性，甚至在一定程度上对档案管理工作理念存有某种思维误区，认为档案管理工作仅仅就是对档案材料的收集、整理以及最后的归纳等流程性工作，没有认识到档案管理工作所具有的真正价值，致使对档案管理工作缺乏正确的认知，造成工作当中错误频出，相关措施得不到有效保障，无法完整保障档案的安全性和准确性，甚至会对后续工作的展开带来一定的不良影响，因而使得自身难以满足现代经济社会对档案管理工作的实际需求。

（四）尚未健全档案管理工作制度

无论各行各业都需要一定的制度来保障，作为档案管理工作也一样，需要一定的职务作为其工作的约束，这样，才能更好地发挥档案管理工作的实际效用。当前，在我国部分行业或领域中，尚未建立健全相应的档案管理工作制度，致使在实际操作过程中，从事档案管理工作人员频繁出错，不仅影响了工作的整体效率、服务水平低下，而且造成对档案资料收集和整理的不规范、不重视。比较明显的是很多从事档案管理工作人员都是根据前人的经验或是自己总结的理论进行管理档案，对管理档案的程序问题并不受到相应重视，致使总是出现档案材料丢失或是档案信息缺少的现状。此外，在对档案做出评估的过程中，由于未能形成一整套合理规范的评估体系，致使在利用电子化、数字化手段上对档案信息缺乏一定的工作经验，很大程度上降低了对档案材料或信息的使用价值，甚至未能很好地将档案价值重视起来，因而缺乏一定的科学性和规范性。

二、大数据时代下电子信息化档案管理路径探索

针对当前我国档案管理工作实践中存在着诸多问题，无论是显性问题，还是隐形问题，在下一步工作实践中，都应从源头上转变我国档案管理工作人员的思想观念，强化管理人员的综合素质，建立相应人员考核制度等方法，培养建立大数据时代高水准的档案管理员队伍。同时，在提高档案管理工作质量上，应当完善基础设施建设，建立大数据资源信息平台，实现档案数据信息资源共享，维护档案电子信息安全，预防档案电子信息的泄露，加强数字化档案电子信息资源安全保障体系的建设等方面发力，全面提升档案管理科学化水平，更好地发挥档案管理工作的的实际作用。

（一）提升档案管理工作人员的素养

从现阶段发展来看，档案管理工作效率的高低主要取决于从业人员的素养，良好的职业素养对档案管理工作有着积极作用，尤其是对于当前大数据时代下，传统的档案管理模式已然不能适应当今时代的发展要求。所以，应当不断提高档案管理人员的素养，使其能够积极应对当前发展形式，以此更好地推进大数据时代下电子信息化档案管理工作，促使我国现代化档案管理工作实现良序、健康、可持续地运行和发展。

1.积极应对大数据时代的发展要求

现阶段，从事档案管理工作人员应当顺应大数据时代的发展要求，不断更新自己的知识和技术水平，转变传统工作思路，推进电子信息化档案管理技术应用。同时，在此基础上，档案馆应当定期举行档案管理人员培训，普及大数据技术，及时更新档案管理方面的理论，全方位地提升档案管理工作人员的业务水平，强化档案管理工作人员的综合素质，使之建立健全大数据时代下的高素质、高水平的档案管理人员队伍。

2.建立双向人才引进与合作机制

人才是当下发展阶段中各行业或领域必争的关键要素，积极引进专业技术人才有助于发展大数据时代下的档案管理工作，促进现代信息社会与档案管理有机结合，实现档案信息得到全方位的分析、利用和预测。同时，在某些专业设备和技术上，单靠自身发展是无法完成现有工作的，有些技术涉及一定专业的技术，在这样的问题上，应当加强档案管理部门与相关高校研究人才之间的相互交流、良性互动，通过技术指导、合作开发、资源共享，建立长期有效的合作计划，使之从根本上更好地推进电子信息化档案管理工作进程。

3.健全档案人事考核机制

健全档案人事考核机制，是为了更好地对档案管理人员进行有效约束，使之从专业角度定性工作人员的工作态度，更好地督促从业人员树立危机意识，全力推进工作人员自觉主动、接受应用大数据技术，使之全面提升工作人员的业绩和成效，提高自身的综合素养。

（二）完善档案管理大数据平台建设

现代社会是信息化、数字化、智能化时代，构建大数据平台，对于全面实施电子信息化档案资源有着积极作用，通过借助大数据先进技术和理念，搭建资源共享平台，健全人才引进与合作双向机制，不仅能够强化档案管理硬件方面的使用程度，推进大数据存储和数字化扫描的精确输入与输出，而且也能促进现代化大数据技术的广泛应用，加大对文档管理、人事档案、事件内容等方面的投入，使之更加容易通过系统程序进行检索和查找，有利于档案管理工作人员的方便使用，更好地整理和记录海量的数据，并进行有效地存储和分析。

1.紧密联结各地档案馆之间开放合作

大数据时代下，电子信息化档案管理是建立在一定合作共享平台上的互联网技术，集合了档案材料与信息的采集、存储、利用等多功能于一体的软硬件集合体，是现代社会发展的最新成果，也更能推进档案资源的整合与共享，全力打造大数据时代下电子信息化档案的安全性与功能性。在这样的基础背景下，电子信息化档案管理应当打破地域限制或行业规定，搭建各地档案馆资源与信息共享平台，解除原有单一的“信息荒漠化”或“信息孤岛化”的存在现状，紧密联结各地档案馆之间开放合作，更好地推进我国档案管理工作的整体进展，发挥和实现更大范围、更大程度、更大层面的资源共享与使用效率。

2.建立大数据在线查询平台

现代社会更多体现着方便性与快捷性，这对于各个行业和领域来说必然要进行相应的大改革和大变革，传统档案管理工作也不例外，因此，应当加强档案管理数字化工作进展，编写相应档案程序和软件，满足公众对电子信息化档案的需求，促使公众能够通过档案网站或手机在线查询平台，及时、快速、有效地浏览和查询馆藏资源和信息，更好地推进电子信息化方案馆藏在线平台的使用程度，使其能够充分发挥自身贡献、更好地服务大众，适应数字化时代进程的诉求。

（三）建立“用户需求”为导向的档案服务理念

现代社会的飞速发展，使得公众的需求量增大，那种以“馆藏中心”为导向的传统服务模式已然不能更好地使用当前社会发展，公众对于服务的追求，更加注重个性化、高效化和便捷化，对于档案信息来讲也不得不紧跟时代潮流，不断更新发展理念，转变传统“馆藏中心”模式，建立“用户需求”为导向的现代档案服务理念，更多关注公众的需求，把档案网站导航、查询、索引等人性化服务作为档案管理工作的落脚点，有效提升广大用户方便、快捷使用地服务，更好地把提高公众使用档案资源的满意程度做好自身工作衡量的标准。

1.建立健全档案网站的功能

档案网站是公众查找档案信息的平台，也是档案管理工作的重要“门户”，发挥着巨大的功效和作用，不仅能够推介宣传档案馆的整体实力，也能强化与公众之间的深度交流，实现公众能够方便进行远程查询服务。因此，建立健全档案网站功能，能够利用大数据技术支撑档案网站丰富的资源，有效进行整合和拆分各项馆藏内容，塑造档案网站界面的新形象。同时，还可以及时推陈出新，根据公众的需求及时作出调整，无论是网站界面还是档案内容，都可以在这个平台上进行快速更新，吸引更多的公众进行关注，及时了解、查询档案通告，强化档案馆的民生建设，增强档案馆与公众的互动关系。

2.提高档案服务匹配公众需求的程度

档案馆的存在就是为了社会发展，传承历史记载，它的受众群体一定是广大公众。因此，档案馆应当从自身建设出发，提高档案服务与公众需求的匹配力度，建立多元化的在线服务平台，及时了解公众所思所想，方便与公众进行咨询和交流，强化与公众的互动程度，促进档案馆大力推进民生工作建设进程，使公众能够真正满意当前的档案管理工作。

（四）完善电子信息化档案管理的安全性

现实社会是网络时代，那么必然会伴生与电脑安全相关的信息泄露、数据容灾、病毒植入等涉及网络安全的问题，尤其是在大数据技术应用下，电脑、手机等硬件与各类APP等软件构成了大数据资源的整合与收集，这些在一定程度上面临着不同程度的黑客攻击或是信息泄密等安全问题。因此，现代档案馆应当运用大数据技术，及时有效处理这些涉及安全隐患的问题，这就需要完善电子信息化档案管理的安全性问题，通过数字签名和设置防火墙技术，甚至可以在后台建立一套备用程序，当出现安全问题时启动“异地容灾”程序，从根本上有效杜绝档案管理的不安全因素，更好地为公众提供优质服务，打造现代电子信息化档案管理，实现档案资源与数据的可靠性和可安全性保障。

〔参 考 文 献〕

〔1〕张丽丽.档案信息化建设与档案管理的探索与思考〔J〕.人力资源管理.2018，（03）.

〔2〕李晓辉.信息化背景下档案管理改革初探〔J〕.信息记录材料.2018，（03）.

〔3〕杨永久.大数据时代档案管理模式变化研究〔J〕.中国管理信息化.2018，（01）.

〔4〕蔡颖俊.大数据时代的档案管理工作〔J〕.机电兵船档案.2018，（02）.

〔5〕许秀娟.大数据对档案管理工作的影响与对策〔J〕. 办公室业务.2018，（08）.

〔6〕杜淑霞.大数据视野下檔案管理思维方式的转变〔J〕.才智.2018，（15）.

〔责任编辑：谭 蕊〕