档案基础工作与档案管理现代化

雷晓婷

摘 要： 档案管理工作是若干相互联系、相互作用的业务环节组成的有机整体。档案基础工作是实现档案管理现代化的先决条件，档案现代化管理是实现档案自身价值的技术手段。实现档案管理现代化既是一项新型事业，又是一项复杂系统工程，应进一步提高对档案管理现代化工作的认识，扎扎实实地做好每一项具体工作。

关键词： 档案管理 基础工作 档案管理现代化

近20年来，以计算机技术为核心的档案管理现代化使档案工作发生了新的变革，档案信息存储、加工管理、利用等一改传统方式，正迈向信息化、网络化时代。陕西省国土资源资料计算机档案管理应用是从2002年开始的，经过广大档案工作者的努力，计算机档案管理从无到有，取得了可喜的成就，各项基础业务建设有了很大的提高，通过了省档案局历年的档案工作达标考评，均被评为档案管理达标优秀单位。但在基础业务工作中仍还存在档案不及时、档案材料不齐全、档案质量差等问题。本文拟对档案基础工作与档案管理现代化的关系谈谈认识。

1.档案基础工作

档案工作作为维护党和国家历史真实面貌的重要事业已经成为国家各项事业中必不可少的环节和重要组成部分。

基础工作是实现档案工作根本目标的保证。收集工作是档案基础工作中的基础，做不好档案的收集工作，就没有完整的档案，也就不会有健全的档案工作。只有经过档案的整理工作，才能将处于零乱的档案条理化。只有经过档案的鉴定工作，才能去伪存真，保证有价值的档案有效保管，维护档案的系统性、完整性。档案的检索、编研和利用等都是建立在基础工作之上的，与基础工作各个环节相互依存和促进，整个档案工作是一个完整的动态性系统，是按照一定规律运行的。

在不同的时期，不同的条件和科学技术发展状况下，档案管理的原则、制度、手段等有很大的差异，但是整个档案管理工作是呈逐步发展趋势的。從简单的收集、整理、保管等传统手工管理到传统与现代方法、技术相结合的管理，直到完全实现自动化管理，经过漫长的历史过程。我们馆的档案管理从2002年个别岗位开始使用微机建立档案数据库，进行目录管理，到现在各门类档案室都利用微机对档案进行管理，全部可提供检索、编目、统计等各种功能，部分实现全文检索，提高了工作效率和工作质量，为全面实现档案管理现代化准备了必需的条件，打下了良好的基础。

2.档案管理现代化

档案管理现代化是在档案实体管理、研究和档案信息检索、传输过程中，运用光学扫描复制、文字图像压缩、纸质与磁性材料管护、磁盘与光盘大容量存储、计算机高速智能检索、通信网络远程信息传输等现时所能提供的一切先进技术，实现文字、图片、音像等不同档案信息的系统化、规范化、科学化管理。

实现档案管理现代化是当前档案工作者普遍思考和关注的问题。档案管理自动化是指技术手段、计算方法上的现代化，包括档案工作应用现代先进的设备和技术。如电子计算机、微缩复制技术、声像技术、档案传输技术、电视监护、报警设施、现代化通信技术和各种保护档案技术等。这是档案管理现代化最基本的条件和要素。只有应用现代管理手段，应用先进的技术和设备进行科学管理，不断提高工作质量和工作效率，使档案技术工作、贮藏保护、提供利用等工作达到现代化水平，才算是真正实现档案管理现代化。

目前各种先进设备和技术已经被应用于档案工作，它们给档案管理带来的好处是明显的。应用缩微技术，使档案保存空间大大缩小。利用计算机的快速处理、大规模存储及远距离传输技术，实现档案的自动化管理。具体包括档案的自动著录、自动索引、自动编制目录索引和各种检索工具、档案自动借阅管理、档案的自动统计、档案信息检索传输网络、档案管理环境的监测和自动控制等。计算机的应用对档案信息的处理产生了巨大的影响。1.档案载体从传统的纸张变为胶片、磁带、磁盘、光盘等。2.传递方式从手翻眼看和物理载体的传递到使用自动手段，超越时间和空间的限制检索和加工传递档案信息，使档案工作者从繁重的手工劳动中解放出来，同时极大提高工作质量和效率。

以计算机为主的新技术和新方法的采用，不仅推动了传统档案管理技术和方法的改变，还使档案工作建立在全新的技术基础之上。

3.档案业务基础工作与档案管理现代化管理的关系

档案管理现代化涉及的技术比较复杂，所依据的理论有许多超出传统档案学理论范畴。档案现代化的工作方式和传统手工方式有着密不可分的联系，必须处理好它们的关系，才能真正把档案工作搞好。

3.1档案基础工作是实现档案管理现代化的先决条件

档案工作的基本原则是：集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。没有扎实的基础工作，这一原则是很难实现的，只有通过收集才能丰富馆藏，如果收集工作做不好，馆藏不丰富，内容单一，那么如何维护党和国家历史的真实面貌，有价值的档案该接收的未能接收，大量散存于社会上，甚至被销毁，如何体现统管理；档案整理不系统、不科学、不规范，如何满足利用者的需求；在利用的同时，伴随着对档案某种程度的破坏，何言档案的完整与安全；检索工具粗糙、简陋，怎能在浩如烟海的档案中查到所需的材料；收集、整理、鉴定、保管、保护工作长期处于原始条件下，何谈档案管理现代化及业务建设，更谈不上为利用档案信息资源创造更好的条件。档案基础工作在档案业务建设中具有重要的地位，特别是档案的整理工作，档案工作的标准化、规范化则是采用先进科学技术手段开发档案资源技术保障，档案业务基础工作不做好，档案现代化管理就很难顺利进行。

3.2档案自动化、现代化管理是实现自身价值的技术手段

我们搞档案管理现代化是为了更充分地发挥档案信息资源在社会主义现代化建设中的重要作用，以适应国家发展的需要。我们遵循的是维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的宗旨。因此，无论多么先进的设备，多么新型的技术只是作为辅助手段、服务方式。采用新技术、新方法替代烦琐的手工劳动，增加工作数量，提高质量，使手工劳动减少到最低程度；运用自动化、智能化技术改造那些不规范的档案管理工作，使之更适应先进的技术和设备。

档案管理自动化、现代化水平的提高，是以做好扎实的、符合其要求的档案业务基础工作为前提的。而做好基础工作，则要依靠管理水平的提高和技术的进步，它们一个是条件、基础，一个是手段、方法，实属相辅相成的关系。没有基础，条件不成熟，再先进的技术也无用武之地。反之，基础再扎实，条件再优厚，不与先进科学技术结合，永远停留在传统手工操作水平，不仅难以满足各方面日益增长的客观需要，而且最终会被时代所抛弃。只有把两者有机结合，从档案管理现有基础出发，注意吸收先进的管理科学和其他学科的新思想、新方法、新技术，并将它们与档案管理传统方法、技术结合起来，才能使档案工作更加具有生命力。

4.处理档案基础工作与档案管理现代化關系时应注意的问题

4.1解放思想更新观念

在实现档案管理现代化的过程中，各级档案主管部门，特别是部门领导者、决策者，要充分认识档案自动化管理的重要性、迫切性，认识到它是实现档案现代化管理的保证条件，是档案事业发展的必然趋势。从档案工作实际出发，抓好基地工作，实现档案管理现代化。

4.2加强人才的培养

档案管理现代化是一项内容复杂的综合性工作，除了需要配置电子计算机、编制相应软件外还要求档案工作者适应新的工作条件，探索新的工作方法，进行一系列新的档案学研究。档案工作的好坏与档案工作素质的高低是密不可分的。要搞好档案工作，必须有能适应档案管理工作需要、具有一定素质的合格档案工作者。档案的现代化管理是跨许多专业，具备综合知识的管理工作，是一种需要研究和运用科学技术的智能劳动，是一项专业工作，一项系统工程，不仅涉及现代管理的技术设备，而且涉及档案事业深层次的改革。要培养和任用具有合理知识结构的档案工作人员，这是实现档案现代化管理的组织保证。

5.结语

实现档案管理现代化既是一项新型事业，又是一项复杂系统工程，应进一步提高对档案现代化工作意义和迫切性的认识，扎扎实实地做好每一项具体工作。同时，根据档案事业发展形势，结合档案工作中存在的问题，制定出切实可行的措施、办法。

参考文献：

[1]李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭，2007（05）.

[2]刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J].甘肃广播电视大学学报，2002（04）.