农业科研单位内部控制信息系统建设的思考与研究

葛安民 张春淦

[摘 要] 针对农业科研单位内部控制中存在的问题，以江苏某地区农科所信息系统建设为例，探讨了信息系统建设对加强内部控制的积极影响，以提高内部控制水平，促进农业科研单位的长期稳定健康发展。

[关键词] 农业；科研单位；内部控制；信息系统

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 19. 015

[中图分类号] F239.45 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）19- 0034- 04

0 前 言

当前，为进一步加强行政事业单位内部控制，需要充分发挥信息系统建设的积极作用。财政部于2014年开始实施《行政事业单位内部控制规范（试行）》，新的内部控制规范对事业单位内部控制提出了新的要求。本文针对农业科研单位内部控制中存在的问题，以江苏某地区农科所信息系统建设为例，探讨信息系统建设对加强内部控制的积极影响，提高内部控制水平，促进农业科研单位的长期稳定健康发展。

1 目前农业科研单位内部控制存在的主要问题

1.1 单位内部缺乏标准化规范化的内部控制管理方式

1.1.1 内部控制管理系统较为落后

参照国家对农业科研单位相关法律法规，要求科研单位内部必须设置分工明确的内部控制部门，日常监管工作均由该部门负责执行。但是纵观我国农业科研单位内部管理系统，可以看出目前该类单位缺乏专业的内部控制部门或者在部门的职能划分方面存在诸多不足，导致管理成效甚微，不能完全满足单位的发展需要，不能适应单位内部控制管理的要求。

1.1.2 风险管理评估机制不够完善

农业科研单位经费来源除财政拨款外，还需凭借其他创收渠道来保证日常运营资金量的稳定。目前，很多农业科研单位未建立风险评估机制，内部控制仅仅停留在财务报销的层面，忽视了对事前风险的預测，无法及时有效地应对内外部环境的变化。

1.1.3 信息管理沟通渠道不够畅通

农业科研单位在信息传达方面，手段较为滞后，信息沟通渠道不够畅通，与单位自身的管理模式有关，也与信息沟通方式有关。农业科研单位缺乏先进的信息技术，由于信息来源的滞后，导致多项产业链条被迫中断，也因信息传递的低效率，使得各部门工作人员之间无法展开良好的沟通交流。

1.2 单位内部缺乏完善的内部控制信息系统建设体系

根据国家有关规定，要求各事业单位必须采取现代化的技术方法提高单位内部监管水平，尤其针对内部各类信息必须建设管理系统，将单位内部经济活动和内部控制的流程加入单位信息系统之中，最大程度地避免工作人员直接接触管理信息，以此降低因人为失误造成的损失，同时，此系统的监管也可提高信息管理的精准性，防止内部信息的外泄。

1.2.1 内部控制信息系统缺乏良好的建设环境

对于农业科研单位来说，除了运用常见的用友软件之外，工作人员极少根据单位内部的实际需求，开发相应的系统，不能为单位建立切实可行的系统监管模式，进而导致如今的农业科研单位在财务管理方面依然使用手工登记或者事后汇总核算的方法，而此种信息管理手段出错率高，影响了单位信息的管理效率。

1.2.2 相关人员没有正确认识信息系统的建设

部分单位内部人员由于自身专业素质有限，对建立系统的信息管理缺少积极性，同时对信息管理知识技能方面存在严重不足，最终导致部分管理人员的内部控制管理能力普遍不高。

2 构建科学的内部控制信息系统的相关对策

2.1 江苏某地区农科所内部控制信息系统建设案例

2.1.1 江苏某地区农科所基本情况

江苏某地区农科所是省农科院下属单位，属二级预算单位。根据江苏某地区农科所实际对内部信息的监管需求，可以看出该单位建立内部控制信息系统，其最终目的就是要做好财务的核算、资金管理、合同管理、建设项目管理等等。

首先，江苏某地区农科所使用的是省农科院委托上海复旦大学开发的天翼软件网络版。此软件是省农科院统一进行管理设计的，该软件的数据源设在省农科院，并且该系统被省农科院下属的全部单位所应用，但是由于该系统对所有下属单位内部的会计控制功能有限，不能满足下属单位的日常资金报销以及财务核算等需求。

其次，江苏某地区农科所为事业单位，因此该类单位有科研项目外部创收的需求，所以需要科学明确的合同管理满足该需求。然而目前该农科所不具备规则明确的合同管理，在合同的签订、信息收集整理以及合同存档等方面均采用人工记录的手段，此管理技术的落后大大降低了工作效率，且收集的相关信息也缺乏精确性。

2.1.2 江苏某地区农科所构建信息管理系统的目的

农科所为了保证报销申请流程的标准精确性，达到对原始凭证管理的规范性目的，为满足建设项目管理的规范化管理，开始对已经建设的报销系统不断完善，并准备开发合同管理系统和建设项目管理系统。

一是不断完善网上报销系统。江苏某地区农科所开发的科研办公审批系统于2015年正式投入使用，该系统是以完成农科所日常各项管理任务为基础建立的审批软件。该软件的运行原理就是将单位的财务管理工作作为管理核心，并且以相关费用的报销和各项事务的协调掌控为出发点，进而达到财务部门信息管理的透明化、网络化的目标。该审批软件的系统管理包括对有关费用的报销管理、汇款申请、公务接待申请以及物资/固定资产采购申请等内容，通过对以上几方面的系统管理，让农科所具备精准高效透明的财务信息监管能力。

二是建设合同管理系统。正式建立合同管理系统之前，农科所的合同管理方面还应注意合同管理分配不明、合同条例混乱、合同发票审批违规等问题。通过对合同管理注意事项的总结，要想克服以上问题，农科所首先应该以部门内固有管理流程为基础，围绕该核心建立完善的合同管理系统。该系统的构建能够提高合同规范性，避免合同审批中的各种问题。

三是建立建设项目管理系统。为解决建设项目的管理中存在一些不太规范、不太科学的问题，该单位将在现有办公审批系统中，进一步开发建设项目管理系统模块，加强对建设项目的管理。

2.1.3 信息系统建设流程设计与管理

相关设计管理人员应该参照单位部门的实际情况和多方面要求进行管理系统的规划设计。并且系统的设计规划应该围绕单位内部风险预判进行，要对报销管理、合同管理及项目管理等因素的风险值进行评估预测，并以该评估结果为基础，进行各类职能岗位的设定，利用内部授权审批将风险缩小，并将各业务流程作为基础进行归口管理，以此构成单据控制。此外，还要结合实际适当将现有的管理环节进行完善扩充。

具体改善措施为：

（1）将报销管理的信息流程进行优化。相关管理人员增设分类填单及领导审批流程，并将该部分内容统一转移到网络平台，通过对互联网的使用精准管理分类填单和审批等内容，并且通过网络平台的建立，填单人员在首次完成任务后就被立即锁定报销数额，且针对报销的审批任务仅能由具有该项任务管理权限的专人负责，这种精确化管理降低了单据的出错率，防止单据在传递过程中被随意更改的情况。其次，报销管理系统利用网络功能做好填单、核实、审批及报销等环节，根据信息的高度整合，将上述内容进行分析整理最终形成统计报表。最后，此报销管理系统具有的风险点就是电子平台的填单和审核流程，在费用报销的管理过程中，必须由本人完成申請，审批通过后不可二次更改，该审批任务由相应管理专员负责，其他人员无权进行费用报销的审批工作。具体见图 1。

（2）对合同管理的信息流程进行规划设计。在合同信息管理时，工作人员还要为其设置合同登记以及合同相关信息的录入平台，以此构建合同的管理档案，利用网络实时上传该档案并对其进行存储管理，根据该档案的入库储存扩充数据库的信息储备量，提高数据信息的准确度，并通过对数据库的管理跟踪合同执行情况。

另外管理人员还要设置发票申请以及收款登记的平台，利用该项平台的构建提高发票审批环节的效率，避免收款难等问题。同时全方位的构建合同管理体系，还能将合同信息采集、合同发票的申请、合同收支记录等内容充分结合起来，管理人员能够统一对其进行监管掌控，最后建立清晰明确的统计报表。此合同管理系统的风险点是合同登记审批环节，只有通过登记批准核实后才可进入发票申请的环节，并且财务部门为该申请开立发票。具体见图2。

2.1.4 内部控制信息系统建设存在的不足之处

江苏某地区农科所在建立了信息管理系统之后，明确了报销管理、合同管理及项目管理存在的各项风险点，利用监管明确的管理体系规避了各项风险，将风险带来的损失降低到最小。但是结合农科所实际信息管理系统分析，各环节的信息管理仍存在一定的问题，有待解决。由于受到单位内部资金和工作人员等方面的制约，导致在建立管理体系时对整体系统的利用和开发受到限制，诸多流程的功能有待增强。

2.2 信息系统建设对内部控制问题的改进

江苏某地区农科所建设并运用报销管理系统、合同管理系统、建设项目管理系统是对单位内部管理的一次整合。通过本次系统资源的整合，使单位职工形成了比较规范的操作模式，对内部控制制度的完善起了积极的作用。江苏某地区农科所以信息系统建设为手段，运用了不相容岗位相互分离、归口管理、会计控制、内部授权审批控制、单据控制、信息内部公开等内部控制的基本方法，是加强农业科研单位内部控制的一次尝试。

2.2.1 增强内部控制意识，完善风险评估机制

从农业科研单位角度看，信息系统建设本身是强调内部控制的重要性，调动使用人员的积极性和主动性，信息系统的开发、建设也需要单位领导的支持和配合。信息系统建设的过程也是不断完善风险评估机制的过程。

2.2.2 加强信息沟通与传递，增强内部控制合理性

信息系统建设后可以查询各项业务活动的进展，可以方便统计和查询各类数据。由于系统的不可修改性，最大限度地保证了数据的完整与真实性。信息系统建设后，各项活动均实施了归口管理，增强了内部控制的合理性和效率性。

主要参考文献

[1]张坚英.对行政事业单位完善内部控制对策的研究[J].中国总会计师，2008（12）.

[2]薛彩荣.事业单位内部控制问题研究[J].中国集体经济，2008（15）.