做好档案工作的几点体会

梁敏学

我是2016年10月份来到档案局。在这两年的工作学习中，我对档案工作有了一些简单认知。下面我结合丁薛祥同志讲话内容和自己的实际工作，和大家分享一些自己的所想、所悟、所获，不妥之处请批评指正。

一、做好档案工作，要有安全意识

丁薛祥同志在讲话中强调，档案安全是档案工作的底线。这是档案管理工作的核心和重中之重，我们日常工作也是在此基础上展开的：库房严格控制温湿度保证档案存放符合规定，实行双人调还档案制度避免调还过程中出现问题，每天上班查看库房温湿度、下班检查库房门和灯、下雨变天看库房是否漏雨已经成为一种条件反射。

近两年的多个项目都以档案实体为依托，在各项目建设中，我们一方面加强管理，如安排专人在工作间值班，禁止外包公司人员在工作间内使用手机等，避免信息外泄；另一方面保证每天下班前档案入库，避免档案受损。

二、做好檔案工作，要有专业知识

近两年我们处持续推进各项基础业务建设，从目录采集到档案整理，从编纂书目到档案鉴定划控，每一项工作都具有很强的专业性。我具体参与的工作是鉴定划控和重点档案的文件级目录采集项目。下面我就目录采集工作谈谈自己的体会。

按照采集办法的要求，我们需要采集页数、形成时间、文种、题名、责任者等必要项，还涉及到档案的合条与拆件、编页等，为了确定这些信息，要认识印章，要了解各机构的历史变迁，要熟悉各文种的行文规则；信件、报纸、期刊、各种公文的责任者怎么认定？题名如何表达才能既明确又简练且不丢失信息？理论上看，这些东西很简单，但是馆藏档案情况复杂，如档案缺页、破损及行文不规范等导致信息模糊，给具体工作开展带来极大的困扰，需要工作人员具备一定的专业知识才能确定相关的信息。

由于相关知识储备及对馆藏熟悉度不足等原因，虽然我们努力学习专业知识、认真负责地工作，但仍然有些内容无法考证，只能暂时搁置。

三、做好档案工作，要有协作精神

档案工作是庞杂的，项目涉及的档案动辄成千上万甚至十万、百万卷，如果单靠一个人、几个人，很难开展。以今年的档案馆业务测评工作为例，我们处具体涉及二楼档案柜位置调整、一楼纸箱整理、四楼楼道清理、403库房档案顺序调整、库房卫生等工作。

下面我具体介绍一下四楼403库房档案调整工作。原来403库房的档案摆放错位，全宗号、目录号甚至卷号都不相连。潘处长让我做出调整方案，并且负责具体的协调工作。对于这个工作，我内心颇有顾虑，一方面我是新人，年纪小、级别低、资历浅，甚至连单位的人都认不全，另一方面库房情况复杂，头绪多又环环相扣，一旦出错就可能需要全部推翻重新调整。在这种情况下，组织大家一起调整，很担心因为沟通不畅而影响进度。但是结果出乎意料，来帮忙的同事都特别积极，搬档案、理顺序、擦档案，大家配合的特别好，而且提了很多能提高效率的意见。最终我们用不到四天的时间完成了调整任务，还余出了时间去一楼库房打扫卫生。

这种协作在日常的工作中也处处体现出来，比如如果某库房管理员请假，其他楼层的管理员就会及时补台，保证利用工作不受影响。

四、做好档案工作，要敢于突破

去年开发处办李大钊展览，处里临时安排我去给省政协的同仁做讲解。

当时是上午10点通知我这个任务，下午3点在博物馆讲解，整个讲解需要40分钟以上。完整版讲解稿有20多页，简化版的也有10多页，近一万字。时间紧任务重，在领导的鼓励下，我忐忑地接下了这个任务。整个准备过程高度紧张：去博物馆的路上熟悉讲稿，节省半个小时；不吃午饭，节省半个小时；调整讲解稿内容，降低背稿难度；提前演练，做好时间把控。最后顺利完成了任务，讲解评价很好。讲解结束后，政协的领导问了句，你是专业讲解员还是档案局工作人员呀？听到这句话，我心里一下子就踏实了。

这次讲解，不仅让我收获了讲解经验，更让我有了自我突破的愿望和信心。

五、做好档案工作，要甘于寂寞

2017年四楼调还卷数量为一万四千余卷，2018年上半年调还卷八千卷左右。这个数字背后，是平均每天在库房的时间近三个小时，不论春夏秋冬。为了避免还错卷，这三个小时，几乎是与外界隔绝的，不能跟人聊天，不能听音乐，甚至不能有一点分神。因为一旦不小心还错一卷，就要花费几倍十几倍的时间和精力去纠错。

而且这种工作是枯燥的、重复的，是在人后很难被大家看见的，最终体现在工作总结上，也就是一个简单的数字。一天近一半的工作时间是在无人的库房跟青灯黄卷作伴，磨练的是心性，考验的是态度。而年底那么厚的一沓调卷单，则是这一年工作的实物见证。

六、寂寞与收获并存

档案工作是伟大的，也是琐碎的。具体的工作多而杂，毕其功于一役是不现实的，甚至在短期内是很难看到成效的。但是正如胡适先生所说，进一步有进一步的欢喜。既然选择成为档案人，我们所能做、所要做的也不过是以“创造历史”的责任感，在自己能力范围内，推着河北省的档案工作往前走一步，再走一步，再走一步，然后将数代人的努力累积到一起，集跬步致千里。

注：本文为作者在2018年7月30日“河北省档案局全体干部职工大会”上的发言材料

（作者单位：河北省档案局）