机关文书档案管理工作开展现状、存在问题及对策

张海艳

一、机关文书档案管理的重要性

机关文书档案管理工作是单位日常管理工作的重要组成部分，是做好其他各项工作的前提和基础，按照机关工作的闭环理论，没有规范的机关档案管理工作，机关工作的完善就缺少最后一环。在信息化网络的今天，机关文书档案工作也要紧跟时代的步伐，利用现代化的技术手段，做好文书档案的收集、整理、保管、利用，实现档案资源的高效共享。机关文书档案是机关多项工作的真实记录，可以对机关各项工作起到很好的促进和凭证作用。机关文书档案工作规范化、标准化管理是实现档案管理现代化的基础。为实现有效的档案资源高质开发利用，必须加强机关文书档案管理工作。

二、机关文书档案管理工作存在的问题分析

（一）机关文书处理工作中存在的问题

1.文书格式存在不规范现象

通过检查，发现了许多文件格式不规范情况。具体来说，主要表现为以下几个方面：会议记录、大事记不使用规范的记录封面并且填写内容不详细不具体，如会议记录中的列席人员仅填写全体人员或支部班子，应该填写具体到与会人员姓名，大事记漏写参加事件的具体地址等；发文不使用规范拟稿纸或者内容填写不规范；发文字号存有重号空号现象，没有文件编号登记簿；草拟公文内容不精确，导致正式稿漏洞百出，格式混乱；领导签发手续不签或拖签，校对公文不够细心严谨等。此外，少数文件甚至没有单位公章就往外传阅。

2.文书处理程序存在不规范现象

具体来说表现为以下几个方面：第一，在文书文件处理工作过程中，很多机关普遍存在“倒流”情况，违背了文书处理程序的流程，甚至文稿拟制不经办公室审核直接送领导签发，然后再转送办公室进行核稿操作；第二，越级行文的情况时有发生，单位领导没有掌控文件的审核和盖章过程，打印文件材料较为随意，最终导致越级行文现象的发生；第三，发文处理过程中如果涉及多个部门，未进行会签，或者仅仅主发单位盖章，文件的效力从而大打折扣。

3.公文不及时办理现象

虽然文书办理时间有着明确的规定，但是在实际操作过程中，时常出现延缓处理的情况，文书积压、互相推诿更是对机关日常工作造成严重影响。具体来说，主要表现为以下几个方面：第一，处理公文时限不清，导致部分公文超出办文时限，影响办事效率；第二，文书运转环节出现问题，导致文书出现拖拉延误情况，使文书效能发挥大打折扣；第三，承办文书过程中，涉及那些难度大或者本部门职责之外的文书，未与相关部门进行协商，擅自积压或者延缓处理。

（二）机关文书立卷工作中存在的问题

1.归档的文件材料收集不齐全、不完整、不规范现象

这种现象在各部门普遍存在，具体来说表现为以下几个方面：第一，只注重收集收发文登记过的红头文件，忽视帐外文件的收集，例如统计年报、业务报表、工资审批等需进一步加强收集；第二，注重收集本单位自身发文，忽略外来文件的收集；第三，在归档文件材料中，有的只有底稿无正稿或者只有正稿无底稿。几种特殊文件材料的归档，有请示无批复，有正件无附件，有结论性材料无依据性文件等；第四，有些文件无落款单位，无落款时间。另外，文件归档年度混乱，保管期限划分不准确。

2.卷内文件排列不合理，卷内文件目录不能揭示文件内容现象

第一，卷内文件排列无序，与案卷标题不符，同一问题的文件不能按照问题的主次和时间先后顺序排列，甚至将同一问题的文件分散在不同卷，严重影响立卷的条理性；第二，有的卷内目录编号抄目不规范，文号、题名或日期书写不规范，有的卷内目录说明不了问题，例如会议记录、大事记、介绍信等编目未具体到人和事，机关文件页号未编写在右上角，有的还出现漏编现象。

3.案卷标题不准确，卷面书写不规范现象

案卷标题要结构合理，简明准确，同一保管期限内无重复標题，但机关档案管理人员往往拟写存在以下几个问题：第一，问题揭示的比较琐细，文字超过规定字数而不够简练；第二，案卷标准的基本结构不完整，如人社局将本单位一年的职工退休（退职）审批表立成若干卷，将案卷标题写成诸城市人社局二〇一七年职工退休（退职）审批表（一）（二）……，由于没注明具体的月份，利用者查询需要将相关卷全部调出；第三，案卷装订不符合要求，装订线挤压文字痕迹、漏订文件、大文件折叠不当，严重影响文件的原始性和今后查询利用。

4.忽视卷内备考表的填写现象

第一，备考表的样式不符合2008年发布的国家标准；第二，案卷检查说明、案卷情况概要说明以及卷内情况更改等情况说明内容不齐全，有些单位只填写立卷人、检查人和立卷时间，实质内容大多没填写；第三，备考表材料填写随意强，有铅笔、圆珠笔等，不利于长久保存。

（三）机关档案工作规范化中存在的问题

1.档案管理缺乏标准化、规范化

当前大多机关单位档案管理模式老套，技术陈旧落后，案卷质量不高，各类档案整理不符合国家标准要求。各单位制定的《文件材料归档范围保管期限表》不够明确，不清楚哪些档案应移交档案室存档，使得档案未能集中统一管理。

2.档案管理制度不健全现象

有些机关单位档案管理不够规范，建立了相关档案管理制度如岗位责任制、归档、保管、借阅、保密、鉴定销毁等，也有档案工作领导小组、管理体制、分类方案，但是在执行过程中却流于形式，制度不完善也未装裱上墙。大多数机关单位档案人员未经过专业档案知识培训而且身兼数职，对管档要求、档案材料收集、整理、归档等业务了解不深，对档案工作精力投入不足，对本单位各部门的文件材料形成、归档工作及所属单位的归档工作不能进行很好的监督指导、业务培训。

3.档案室软硬件环境设施不齐全

档案管理的软硬件设施不齐全，致使档案管理质量不高。少数单位档案室变成杂物室，设施设备老化，档案保护达不到“九防”要求，甚至没有建立专门的档案室、阅档室和配置相应的档案管理设备。同时，全宗卷、查档登记簿、档案数量统计簿、档案利用效果登记簿等档案统计簿册未建立或者填写不及时。档案管理的软硬件缺失导致很多原始的纸质档案得不到有效的保护，时间一长原始档案可能会出现虫蛀、霉变、丢失等现象。

4.档案交接工作不及时不严密不认真

一些机关对档案交接工作不够重视，不按规定向档案馆移交档案，报送现行文件、电子文件、典型利用事例、大事记、资料等，在档案员新老更替时，不能及时办理档案交接手续。档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，移交不按程序，手续不按规定，会造成管理混乱状况发生，在追究责任时，往往对于档案事故推诿扯皮，造成档案执法的对象确定困难。案卷目录、全引目录、专题目录、文号索引等检索工具编制不及时，没有建立档案目录数据库。同时，全宗指南、大事记和各种档案文件专题汇编未能续编，致使机关单位有使用价值的档案资料不能及时编写存档。

三、加强机关文书档案管理工作的对策

现代机关单位的文书档案管理是一项系统性工程。从以上内容中，我们已清晰直观的看到机关单位文书档案管理工作中存在的主要问题。为了尽可能的改善这些弊端，做好档案的管理工作，机关单位一定要采取有效的对策予以完善，为后续档案管理工作奠定良好基础。

（一）提高机关文书处理工作水平——文书档案管理的前处理阶段

1.在思想上予以重视

文书具有严密的格式和程序，所以机关在对文书进行处理的过程中，应对文书的权威性予以高度重视。第一，机关文秘工作人员需要对正确处理文书的重要性有着充分的认识，对文书处理工作予以认真对待；第二，将文书处理工作的职责严格落实到个人，切实提升文秘人员的职业技能和综合素养，正确对待机关的文书工作，有效提升文书的权威性；第三，机关文秘人员应积极学习相关文书处理知识，切实提升文书处理能力；第四，机关文秘人员应对文书的处理工作高度负责，严格遵守文书处理程序，规范文书处理流程，正确拟定文书，有效提升机关文书处理效率和处理水平。

2.对文书处理程序予以严格规范

机关文书的处理工作应始终保持合理、连贯、递进的程序，为此制定严格、详细的文书处理流程规范十分必要。在实际工作过程中，公文处理流程十分复杂，且环环相扣，无论哪个环节、哪个科室出现问题都会对整个机关文书处理流程产生严重影响。这就要求机关内部不同科室之间应该相互配合、协调运行，有效提升文书处理的合理性和科学性。此外，办公室主要负责文书的收发、传递、催办、批办等工作，且需要将这些工作落到实处，对文书的处理情况予以及时掌握，而不是表面的收发工作，为确保机关健康、可持续发展打下坚实基础。

3.对文书处理情况予以定期考察，建立健全文书处理制度和激励机制

机关文书处理工作之所以能顺利进行，离不开科学规范的制度规章。对此，机关单位要完善健全有效的文书管理制度体系。具体来说，主要表现为以下几个方面：第一，上级相关部门应加强对机关文书处理科室的指导和监督工作，对文书的处理情况予以定期检查、总结、评价和表彰，同时结合机关实际情况，对文书的处理标准予以制定和完善；第二，健全激励机制，使用考核、检查以及评比等方式，加强对机关文书处理工作的督导，针对达到考核标准的机关及档案员予以表扬，针对未达标的机关及档案员予以批评；第三，定期对机关发文的错误率予以精准统计，针对出现的问题提出相关整改意见，以免类似情况再次出现；第四，有效提升各科室行文规范意识和审核纠错水平，对文种选择、应用格式以及行文规则等方面予以严格管理。

4.加强机关档案文秘工作人员业务技能的培训，有效提升档案文秘队伍的综合素养

新时期，为有效提升机关文书处理效率和处理水平，机关应加大对文书档案管理工作人员的管控力度，切实提升他们的信息化操作水平和档案管理专业技能。具体来说，主要表现为以下几个方面：第一，机关相关管理部门应加强对文秘工作人员的督促和管理，切实提升他们的理论知识，有效提升机关文秘工作人员的业务素养和政策水平；第二，在实际工作过程中，培养文秘工作人员形成精益求精、一丝不苟的工作态度，切实提升他们的职业道德和敬业精神，让文秘工作人员能够对文书处理工作的重要性予以充分认识，有效调动工作的积极性和主动性；第三，加强培训，积极开展一系列丰富多彩的业务交流活动，并采取以会代训、业务技能大赛等方式，为机关打造一支业务素质过硬、思想政治素质好的文秘队伍提供强有力的技术支撑。

（二）开展机关文书立卷规范化工作——文书档案管理最重要的环节

1.加强领导，提高认识

提高案卷质量的关键主要在于文件立卷工作。因此，必须解决好三个问题：一是档案员要明确文书立卷是现实工作对历史和未来负责，是独一无二的重要工作的思想；二是将文书立卷列入本单位领导工作的议事日程，定期了解该工作进展情况，及时解决存在的问题；三是建立健全文书立卷工作制度，让大家有章可循，按照统一的制度规定搞好文书立卷工作。

2.加强宏观管理，搞好业务指导

立卷前要做好基础工作，处理好三个关系：一是正确处理文件材料归档与查考利用的关系，充分明确文件材料办理完毕后进行立卷归档，它不但方便当前利用，而且更有利于今后长久的利用；二是正确处理文件材料收集齐全与立卷归档的关系，文件材料的齐全是檔案工作的第一原则，立卷必须尽力保证齐全完整；三是正确处理文书立卷与案卷质量的关系，初步组成案卷后，要严格进行质量标准检查，对不符合质量要求的案卷要认真调整修改。

3.举办业务培训班，提高人员业务水平

文书立卷中存在的一些问题，很多是由于人员经常变动，业务水平不能提高引起的。针对这种情况档案行政部门应经常举办业务培训班，系统讲解文书立卷的基础理论知识，并注重理论联系实际，突出实践性。培训班的教学内容要有针对性，既讲明理论依据，又特别与实际操作结合起来，明确提高案卷质量要注意的问题。

4.积极推行现代化管理，加速实现计算机在档案管理中的应用

计算机技术在档案管理工作中的利用，意义重大。如计算机编目，检查，可以一次性输入，多次多种形式的输出，实现多途径检索，组配检查等多种技术要求。这不但让工作者从手工编目，人工查找繁重的劳动中解放出来，同时也可以极大地提高编目与检索质量和效率，提高档案的查准、查全率。

（三）加强机关档案室规范化管理——实现档案管理现代化的基础

1.机关领导要高度重视档案工作，不断提高机关档案室管理知识水平

机关单位领导要本着对历史负责、对工作负责、对服务主体和工作当事人负责的原则，把档案管理工作作为一项重要的基础性工作来抓，列入单位议事日程。一是统一部署，责任到人。要指定专人按照市档案局的要求对科室发生的文书档案及时整理和分类，再由办公室档案管理人员统一归档并集中管理。二是要增加档案经费投入，在档案软硬件建设方面，舍得投入，以期达到档案工作规范化管理的要求。三是注重培训，提升技能。机关档案从业人员要注重学习档案法律法规知识，定期认真组织学习《中华人民共和国档案法》《山东省档案工作条例》《山东省省直机关归档文件整理办法实施细则》等各项档案管理规章制度。

2.利用现代化设备，改善档案保管条件，不断提升档案室规范化、信息化管理水平

随着电子文件档案管理工作的逐步开展，计算机已运用于档案整理工作中，将电子信息化运用于档案管理工作的各个环节，做到及时分类归档、及时更新数据信息，处理好档案管和用的关系，既保证档案不损坏、不丢失、不泄密，又便于档案的日常查询利用。同时，加强软硬件环境建设力度，配齐空调、去湿机、温湿度计、铁质档案柜等硬件设备，配备标准合格的档案室，及时配备档案现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机等现代化办公设备，使档案达到“九防”安全保护措施，确保档案收集、保管、查询等各个环节的规范和安全。此外，严格实行档案专人保管，集中归档，检索工具、全宗指南等软环境更新及时落实到位。

四、结束语

总而言之，在数字时代的今天，机关文书档案管理工作显得尤为重要。档案是机关以往工作的记录，对其未来发展建设具有非常重要的意义。个别机关文书档案管理工作或多或少存在一些问题，只有不断加强学习档案管理新技能，完善档案管理的主要方法，健全制度体系，档案管理工作才能逐步走向现代化和科技化。

（作者单位：山东省诸城市档案局）