智慧城市发展中档案服务工作新走向

杨诗涵

一、智慧城市的相关概述

对于“智慧城市”提出的起源要追溯于2008年，IBM公司首次提出“智慧地球”的发展理念，目的是让社会更智慧地生存和进步。在此基础上，“智慧城市”的发展愿景也随之被大力推进，自2014年起至今，中国已经成为全球智慧城市建设中最为火热的国家，可谓是集中力量，快速收割，分布500个左右的试点在各大城市，市场规模之庞大，执行能力之高效、互联网基础的强大和大数据技术的支持都远远领先于全世界。

（一）智慧城市的含义

智慧城市是当代社会生活发展的一个新型模式，是科技革命迅速发展的产物，代表着城市信息化建设的高级阶段。智慧城市主要以大数据网络、云计算、硬件设备、智能技术、人工智能、物理网和系统集成等现代先进信息技术的广泛使用为主要核心和基础，政府、企业、社会团体和个人为服务对象、以智慧产业、智慧服务、智慧管理、智慧技术为重要内容，以对城市发展建设、人民生活方式提升和改善作为主要目的，融合先进的城市运营管理服务理念，整合构建协同共享的城市信息服务平台，改变和影响着人们的日常思维理念和生活方式。

（二）智慧城市的特点

智慧城市的核心特征在于其“智慧”的体现，而形成“智慧”的因素则离不开建设覆盖广泛的信息网络、构建深度互联的信息服务体系、可持续健康发展以及建立信息的共享机制。

1.全面透彻的感知性

智慧城市是以物联网、云计算和大数据技术为核心，物联网技术用于实现信息数据融合和共享的前端感知和数据收集，实现对城市建设产生信息的感知、分析、处理和整合。感知性智慧城市不止于智慧城市，而要高于智慧城市，它是“智能化”的智慧城市，是智慧、智能、智联的承载，目前的智能感知技术可以根据使用对象和目标的不同而采取不同的感知技术进行智能分析，为智慧城市的建设提供更全面、更系统透析数据的能力，实现对信息更全面的感知、更广泛的交互、更智能的控制和更紧密的协同，满足档案用户对档案信息的需要。档案服务工作对于信息的采集着重于系统的感知和分析能力，智能感知技术作为智慧城市收集复杂数据和信息的关键手段，在档案信息服务中乃至整个智慧城市的发展中承担着关键性作用。

2.宽广泛在的互联性

智慧城市建设的根本是互联网架构与城市建设的结合，而智慧城市是互联网发展到一定程度向新型城市建设发展、蔓延和深入的结果。随着人工智能、大数据技术、物联网等科学技术的蓬勃发展，互联网的架构体系也越来越清晰。未来的城市发展中，用户可以将个人的电子设备与社会组织或政府信息系统中的收集和储存的分散信息及数据进行连接，实现交互和多方集成共享，这样的互联方式覆盖面广、随时共享、随时连接，极大迎合消费者的心理，使得移动互联市场更大、服务体制更健全、功能更完善、服务更精准。随着移动互联的全面覆盖，这种移动的生活形态被传播和应用到人们的生活的每个角落，改变了人们的日常生活习惯、社交方式和社会关系网络，万物的互联让城市变得更加宜居宜业。

3.智能融合的应用性

智慧城市的融合服务体现在“5A级”既无论在任何时间（Anytime）、任何地点（Anywhere）、采取任何方式（Anyway）、对任何人（Anyone）提供所需的任何服务（Anything）以符合国家战略的发展方向、满足公众的实际需求和提升城市吸引力的发展规划。智慧城市项目的建设基础就是数字化与可持续性的融合，是城镇化与新技术革命的融合，是传统模式与创新模式的融合。数字化与可持续性的融合从市场环境、投资者行为、城市化和消费者需求三个方面影响着全面数字化的转型。就未来的智慧城市发展方向来看，实现优势互补、资源集成共享、产业分工合理、互利共赢是推进我国智慧城市与信息数字化技术融合发展的终极目标。

4.以人为本的可持续创新性

智慧城市是多元化、可持续发展的生态系统，技术的融合与综合性的服务促使智慧城市进入以人民为中心的服务新阶段，它以人的需求为主要出发点和驱动力，在智慧城市的持续建设和发展中会邀请社会群体共同加入，让公众亲力亲为，畅谈畅想，为智慧城市的建设落实自己的想法和建议，因为试点项目的广泛撒网和实行，民众对于此也非常积极，参与度非常高。相较于管理阶层，社会居民更多的怀揣着对智慧城市成功建设的美好愿景，更可以敏锐地感知智慧城市发展的实际需求，减少对社会资源的损害和浪费，使得资源得到更好地利用，提升解决问题的效率，为智慧城市的建设和发展出谋划策，从而为公民提供更好的公共服务。

二、智慧城市对于档案服务工作的影响

智慧城市的发展已成为当今社会发展的主流，其发展理念、特征和模式已然对档案信息服务工作带来了一些触动和影响，档案服务工作的各方面都应该适应智慧城市对于信息化建设、信息服务智慧化的发展要求。

（一）有效整合利用档案资源，提高档案服务能力

信息资源的来源和采集对于智慧城市的建设极为重要，因为有信息数据作为基础，才能基于数据更好地分析和反馈给使用者。近几年来，档案行业越来越趋向于数字化转型，扩展档案信息资源的空间，减少服务成本，提升服务能力，加强了信息服务的深度和广度，进一步提升档案部门的工作效率和服务能力。智慧城市产业中人工智能的推广应用使得档案服务工作逐渐趋于智能化、规范化，特别是档案规范性服务体现的构建，传统的档案服务工作开放信息服务的时间短，只在开馆时间进行在线提供服务，而智慧城市对于信息泛在化的服务要求则打破了传统档案信息服务受时间、实体建筑位置和物理空间的局限，使得档案部门可以通过任何空间、任何时间通过各种形态和载体提供档案信息服务，促使档案工作人员告别繁杂的工作量，解放人力，转变工作观念和态度，激发工作热情，提高服务能力和品质。

（二）高效的智能互联使服务工作更全面、更便捷

档案服务工作的传统形式既档案部门提供资料阅览、预约查询和举办展览等，信息获取渠道比較同类型文化机构较单一。随着智慧城市的健康发展，互联互通的传播形态已经逐渐遍布于整个智慧城市生态系统，各省市的综合档案馆都趋向于建设本馆的网络化建设，比如设立档案馆信息网站、微信公众号以及官方微博，通过网络空间环境为用户提供档案内容的查询和展示，以期为档案用户提供最便捷、最新流的档案服务。新型网络通信技术的产生使得档案馆虚拟空间与档案馆主体人员、档案馆馆藏与用户的实际需求实时关联，使用户对于档案信息的获取更加自由，档案信息资源也从单一的表现形式逐渐走向多元化，这种打破传统服务方式的转变使得档案信息内容更加聚合、信息真实性和完整度更高，使档案赋有更丰富的内涵和更全面的应用价值。全面、安全、系统的档案服务是智慧城市健康发展的重要成分，让用户与档案设立实时互动、社交互动、交换不同场景的模式，让档案用户也能更省时、更省心、更放心。

（三）以用户为核心，引领档案用户参与智慧服务建设

智慧城市建设的终极目标就是改善民生、为民服务、为公众提供更便利优质而高效的服务。作为人类记忆和社会发展的产物，档案一直紧随时代发展的潮流，对社会物质文明、精神文明和进步都密切相关。智慧城市能够持续健康地发展，最重要的是离不开“以人为本”的发展理念，智慧档案信息服务体系具有覆盖社会公众的档案资源管理和档案信息服务体系，重在提倡让用户参与、社会协同、互利共赢的创新服务方式，这样的服务方式有利于激发档案用户对于信息的隐性需求，激发档案工作者培养信息素养和深度服务的能力，使得档案服务方式更智慧化、个性化、人性化，档案服务内容更全面性、科学性、针对性，档案服务效果更持续性、创新性和发展性。

三、智慧城市发展中档案信息服务的新走向

在智能化技术飞快发展的时代，档案部门应积极尝试将智慧科技融入到档案工作中来，适应新时期智慧城市的发展要求，通过运用新型管理技术对档案信息资源做适当的开发、管理和利用，以向社会全面普及智慧档案服务。

（一）明确信息服务内容，实现档案信息共享

目前，国内的智慧城市建设应该从前期的“自上而下”、自开始提倡的基础设施建设到起步的理念逐步转向到密切关注公众的真实需求，不同的实体、行业、机构甚至到个人都会收集信息，而为了从海量、复杂的庞大信息数据中挖掘到最具使用价值的信息，信息的质量、保密性、完整性和可获取性和实用性则尤为重要，因为这关系到信息是否可以被共享。阿姆斯特丹的首席技术官在接受《麻省理工学院斯隆管理评论》中的采访中曾表示，在智慧城市加快发展的进程中，各行各業要时刻确保以人民的利益为重，明确公众收集、获取信息的目的，只有这样才能在创建智慧的同时减少复杂性，从而保证使用者的隐私。对于档案工作而言，加强档案信息资源的数字化、信息化、技术化和网络化建设，实现档案信息的资源共享，是档案服务融入智慧城市建设的根本目的和重要举措。

（二）紧跟“技术”潮流，掌握信息发展动态

云计算技术、物联网应用技术、三网融合、空间信息技术、微电子技术、三维虚拟现实技术的建设和运营极大地促进了智慧城市的迅速健康发展。对于微电子技术网络运营商5G的出现，可以说是加快了城市向健康、和谐发展的进度，主要表现在信息覆盖面越来越广泛、服务效果更便捷、信息索取含量更优质等方面，这种“高速式”信息服务体系为智慧城市“互联网+”的发展提供了坚实的基础和动力。5G与云计算存储、人工智能工具、大数据技术、虚拟增强等技术的高度整合，将信息与万物相连接，对于档案信息服务行业的信息化建设、数字化转型提供了可借鉴的基础措施，以实现档案信息的云存储、云整理、云归档和云利用。因此，档案部门也应紧跟新型网络技术的发展方向，促进网络运营的持续稳定发展，对传统的档案服务工作进行改善，创新社会服务理念和方式，以实现档案服务更现代化，把握和运用好智能技术的带动作用，运用新型检索技术方便用户检索馆藏内的档案目录、档案内容、档案音像和档案多媒体信息等，提升档案工作人员在档案利用阅览、档案咨询服务、档案复制服务、档案出具证明和档案宣传展览等方面的综合服务能力。

（三）形成统一服务链条，完善信息管理模式

智慧城市信息系统中的共杆系统集成是指在一根杆上集成多个不同功能、角色的子系统的集成系统工程，通过在一个平台系统中统一管理不同且多个互不相联系的子系统来实现信息的共享。这样的工作系统有利于信息平台进行公共传播，为业务部门提供科学的数据分析环境和准确的信息服务内容。档案部门可借鉴共杆系统的管理模式，利用无线共享技术实现档案信息资源集群式发展，运用互联网技术构建数据库对档案部门馆藏档案进行远程控制和实时管理，将不同类别、主题的档案、用户群的划分以及不同用户需求整合到一个关联主体当中，通过系统的集成、网络的运营服务和云平台的传播，实现对档案服务领域的精确化管理和城市信息资源的集约化利用，通过档案信息的互联将信息进行传输和协同处理，使档案档案库房、档案资料、机器设备到用户需求进行及时感知，形成档案信息的一站式服务，对档案信息服务进行统一操作和管理，打通数据，统一网络、坚持以人为本的服务原则，让用户足不出户获取档案信息，从零碎到同一，通过集约化的服务方式不仅方便工作人员了解档案用户需求、掌握信息服务内容以提高工作效率，还有利于实现档案信息资源的全面共享，真正实现档案信息的透明性和灵活性，为档案用户提供更多个性化、专业化、系统化的服务内容。

（四）优化档案信息资源，为智慧城市提供资源支持

智慧城市的发展激发档案行业转变传统的服务方式，从社会变革、生产发展和用户需求的角度分析，让档案部门转“守”变 “攻”，使“死档案”变为“活财富”，让越来越多的社会公众了解和重视档案的存在和发展，为了两者优化并存，档案部门也应该对智慧城市的建设贡献自己的力量。对于智慧城市建设而言，档案信息资源是不可缺少、不可替代的重要信息资源，档案部门应加强对信息的收集和数据的传输，严格监管各类信息的形成和归档，确保档案信息的真实、完整、科学、实用和有效，合理整合包括实体档案、数字档案、和网络档案在内的各类档案信息资源，优化档案信息资源数据结构，形成内容丰富、结构合理的档案信息资源服务保障体系，为大数据环境提供资源支持和数据库服务，促使社会多元化信息主体共同创新，以满足智慧城市复杂化生态系统的需求，激发社会各行各业的协同合作、特别是新型行业的融合和集成创新，为智慧城市的健康发展保驾护航。

（五）推广公共信息服务平台，实现智慧档案共享服务

在大数据环境的快速发展中，面向智慧城市的全生命周期发展，实现信息的全面共享是社会各界尤为重要的发展目标。按照智慧编研、智慧利用、智慧服务的要求，通过互联网将档案的传感器连接起来构建基于云计算条件下的档案信息处理平台，实现档案信息的云归档、云存储和云利用。强化整个智慧平台数据信息的收集、整理、统计和分析，以深入挖掘档案部门建设智慧服务的功能，强调对档案信息的整合、挖掘、分析、开发和应用，在此基础上努力构建与智慧城市公共信息服务相连接的移动互联的档案信息服务平台，借助微信、微博等社交网络让更多的的社会公众随时随地分享档案信息，打破信息壁垒、消除信息孤岛，以大数据网络平台落实信息惠民、智慧档案服务，用户可以全面地感受服务体验，同时享受更加精细、智慧的档案馆服务。

四、结语

综上所述，在智慧城市的快速发展中，智慧档案服务也应该随之开展起来，档案信息资源作为智慧城市建设中的重要组成部分，在城市健康发展中起到重要的信息支撑。因此，对于各级分类档案部门来讲必须要加强对档案信息资源建设的重视，坚持创新档案信息的管理、整合和利用服务的方式，结合智慧城市的智慧理念、智慧技术充分利用数据库、互联网、虚拟结合技术和云计算技术等新型技术对档案信息更好地整合、分类和优化，构建完备的档案信息服务系统，实现档案信息资源的全面共享，最终实现档案服务智慧化、科学化和数据化，以促进档案事业全面稳定、健康、和谐发展。

注：该文为2018-2019年黑龙江省档案局档案科技项目计划“面向智慧城市的档案信息服务研究”（HDK2018-30）阶段性成果

（作者单位：黑龙江大学信息管理学院）