基于信息化系统的药品采购新模式

薛昊

(天津工业大学,天津 300387)

在药剂科日常管理工作的过程中,药品采购是一项中的工作和职能。随着社会经济和信息技术的发展,药品管理的各个环节有了很好的发展,但是在药品采购的过程中依然存在一些问题和弊端,如药品采购计划的制定、药品的验收以及入库等工作存在一些不足。针对存在的一些问题,在实际采购工作的过程中融入信息化系统,促使药品采购实现信息化管理,促使药品采购工作更加的科学合理,实现药品采取新发展。

1 构建药品采购信息化平台

(1)信息化系统的设计思路。在信息化系统药品采购新模式设计的过程中,应当在药品管理系统的基础上,促进药品采购信息化平台的构建,促使药品采购的各个环节能够实现电子化和网络化,在药品采购的过程中,借助计算机进行网络管理,操作简便、快捷。

(2)制定相应的药品供应目录。医院的药事管理和药物治疗学委员会负责对医院药品供应目录的审核和制定,然后,在药品采购信息化管理系统中输入,对相应目录内的药品采购计划进行生成,对于目录外的药品和临时采购的押品不能够纳入到常规的采购计划中,计划外的药品采购需要经过相应的审批才能采购。

(3)对药品采取ABC分类管理。借助信息化系统对全院的药品消耗数据进行统计和分析,并且对目录内的药品采取A B C分类管理。根据每种药品的用药金额所占的避雷机品种数量,将药品进行分类,并且按照分类的标准对药品的库存量进行设置。在对药品进行采购计划的制定时,工作人员可以从系统中对药品的库存进行读取,进行相应的对比,进而能够得出需要采购的药品种类和数量。同时当药品的库存量小于最低限量时会自动生成采购计划。借助计算机进行药品管理,药品的种类不再局限于A、B、C三大种类,可以根据需要对药品种类进行细分,促进采购经费能够最大效率的使用。

(4)采购流程的信息化管理。在药品采购信息化管理系统中,把药品采购的各个环节纳入到信息化管理过程中,包含设置药品供应目录、制定采购计划、药品的审批和发送、药品的验收入库工作以及供应商评价等。结合实际的情况,对采购计划制定的时间进行选择,在采购计划生成之后直接发送给药剂科主任进行审批,然后通过副院长进行审批。采购计划审批之后,由采购员向各个供应商发送采购计划。药品到货之后,相关的验收人员需要对药品采购计划进行核对,对到货的药品品种以及数量进行记录。同时通过药品采取信息化管理系统能够对药品采购的实际情况进行查看,保证药品采购计划能够落实。

(5)结合岗位设置不同的权限。在药品采购工作开展的过程中,各个环节有着密切的联系,从采购计划的制定到药品的验收入库有不同的人员和岗位进行负责。因此,在药品采购信息化系统中,根据不同岗位的职责设置不同的权限,促使岗位职责更加明确。按照相应的采购流程进行采购工作,在上个环节完成之后,下个环节工作人员才能够查看相关信息。对于不属于自己权限的范围,工作人员只能够浏览相关的 药品信息,没有权限修改,在环节完成之后,系统会自动提示下个环节的工作人员。

2 借助信息化药品采购系统,探索药品采购新模式

(1)促进药品供应目录的规范化。借助信息化系统对药品信息进行提取,对每个药品种类进行核查,不在药品目的药品种类不能纳入采购计划中,避免出现随意采购的兴趣。根据药品的实际需求对目录外药品进行采购的过程中,需要递交相应的药品采购申请单,并且由相关的主管和副院长签字之后才能开展采购工作。

(2)制定科学化的采购计划。在药品采购的过程中,借助信息化药品采购管理系统能够对药品的消耗金额进行全面的统计和排序,按照相应的标准对药品进行分类,并且根据类别对库存进行高低限量的设定。同时信息化系统能够按照相应的日消耗量对现有存在的供应天数进行计算,在库存量小于设置的最低限量时能够自动生成采购计划。如果遇到节假日的情况,可以根据实际的需求对采购的品种和数量进行增加,对高低限量进行修改,促使采购计划更加的科学合理。

(3)有效的防止药品断供和积压的现象。信息化系统能够对某个时段的药品日消耗量和药品的库存量进行统计,并且自动计算不同种类的药品供应的天数。相关的工作人员需要在系统中对预警的天数进行设置,更加有利于药品保障情况的查询。同时对药品的可供天数进行分析,大于三百天的药品可以归类为滞销种类,采取重点监控的措施,或者进行及早的退货处理,避免出现近期或者过期药品的积压。

(4)对药品采取实时监控的措施。在药品采购的过程中,借助信息化系统对药品进行全面的分析和统计,把采购数量或者采购金额在前50名的药品作为重要品种,对于一些使用量比较大的普通药品,如维生素C注射液等列为重要品中。通过信息化管理系统重点药品进行实时监控,关注其可供应天数,避免发生断药的情况,保证药品的临床需求。

(5)对供应商进行实时评价。借助药品采购信息化管理系统能够对每次药品的采购时间、发货时间、到货时间、计划采购的数量以及实际的到货量进行实时的记录。通过系统对某个周期内的各个供应商药品品种在五到七天的到货率进行统计,对到货品种的百分比进行统计,能够对供应商的供应效率进行客观的、科学的评价,为日后供应商的选择提供更加详细、可靠的数字依据。

(6)采购的流程实现信息化管理。在对药品采购信息化管理系统进行构建之后,药品采购从计划的生成到最后的落实,整个流程中能够实现信息化管理。在采购计划生成之后,通过互联网能够进行采购计划的审批工作,网上千字,能够促进工作效率的有效提高。在采购计划审批通过之后,可以按照不同的供应商对订单进行打印,对采购的计划进行发送,在发送结束之后,系统能够对发送的时间进行自动的记录。在药品验收入库时,验收人员登录信息化系统,可以按照药品采购计划,对药品的种类、规格、数量以及供应商等进行核对,并且进行到货确认。药库的上账人员根据验收人员的确认信息对相关的数据进行提取,对药品采购信息化系统进行完成。同时,在药品采购信息化管理系统中能够对药品采购的每个环节、每个细节和流程的详细信息进行查看,实现采购全过程的信息化管理,促进采购工作效率的提高。

另外,对新医院的药品采购信息化管理系统进行调试,保证各项数据信息能够真实可靠。对可能存在的问题和漏洞进行检查,不断的吸取和总结经验教训。针对相应的问题提出改进的策略,确保系统能够进一步的完善,保证采购工作进一步的完善和发展。

3 结语

在药品采购的过程中,借助信息化技术构建药品采购信息化管理系统,对药品的采购进行实时的管理和监控,在药品管理的过程中采取信息化管理措施,对药品采购的流程和环节进行控制,促进医院的药品采购工作更加的科学、合理、缜密,保证临床用药的安全,满足临床用药的需求,能够为患者提供更加便捷、快速的优质服务。促进药品采购实现信息化能够提高工作的效率,促进医院服务质量的提高,促使百姓能够真正获得实惠,保障患者的健康和医疗安全。同时对信息化系统进行不断的创新,促使信息化采购进一步发展。

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