基于业主视角的公路工程资料管理问题与对策探讨

刘爱

(南平武夷集团有限公司,福建南平 353000)

1 工程资料管理基本原则

1.1 真实性

工程资料的内容必须是客观的、真实地、有效的,资料需要经过相关的人员审核和校对,并且有签字以及印章,不允许对资料任务进行修改或者改动。

1.2 同步性

工程的资料内容要和外业的进度保持一致,随着工程外业的进行及时进行资料的全面收集和整理,并且存入档案当中,妥善保存。

1.3 时效性

资料的提交审批、提交验收和检查的全部程序必须满足时间的约定,在要求的时间范围内完成工作。

1.4 规范性

资料的内容必须是完整的,规范性的,全部内容客观、细致、全面、与文件的要求保持一直。

2 现阶段工程资料管理中存在的主要问题

2.1 重视程度不足

一些公路施工单位重外轻内,很多资料不能及时的得到合理的整理与保存,导致管理工作混乱,甚至存在较为严重的逻辑性错误。另外,在工程实践当中,由于一些专业性技术人才频繁调换工作岗位,导致资料收集与整理工作效率下降,缺乏连续性和系统性,资料出现缺失或者归纳整理不合理、不妥当的现象。还有一部分资料管理人员责任心不足,业务水平较低,无法胜任资料管理的工作,导致资料的质量无法达到标准的要求。

2.2 缺乏规范性、统一的行业标准

工程资料的管理工作,现阶段并没有一个相对完整、规范的行业标准,即使是相同的项目,不同的管理人员可能也会采取不同的管理标准来具体的开展工作,比如,在表格的形式、填写方式以及内容方面,就存着着极大的差异性。如果项目不同,这些工作内容就存在着更大的差别,即使是相同项目的不同阶段,表格的形式也千差万别。这种工作模式极易导致管理工作混乱,没有一个良好的工作秩序。

2.3 资料管理人员素质有待提高

很多工程的资料管理人员专业水平有限,素质较低,不能胜任资料管理工作。一些单位在员工上岗前,为了图方便、图省事,并不进行岗前培训,导致了资料管理人员水平不足,能力受限。即使有一部分人员曾经接受过这一方面的培训,但是培训内容缺乏针对性,没有针对实际的工作状况来进行,与日常的管理工作存在着一定的偏差。一些企业中,将内业工作人员和外业工作人员相分离,这就导致了不能实现及时、高效的信息交换,这种状况下,内业资料管理人员对实际的施工状况以及进度并不了解,在资料的管理方面仅凭借主观意识,无法保证资料的客观性和真实性;另外,资料内容和形式的不统一,导致在资料的管理中,存在着极为严重的任意性。

2.4 管理工作自动化的水平低

现阶段信息化技术发展速度极快,现代化的程度较高,但是在公路工程的资料管理方面,仍然没有充分的应用现代化、信息化的技术手段和方法,很多施工单位仍然延用传统的资料管理模式,很多工作都是手动完成的,没有充分利用计算机、互联网以及现代化设备,这不仅限制了资料管理的质量,而且对工作效率产生了较大的影响,长此以往,导致资料管理质量较低,无法满足工程的实际需求。

3 解决公路工程资料管理问题的措施

3.1 加大对资料管理的重视力度

现阶段,国家要求单位和行业中的资料必须满足国家的施工内容以及具体进度要求,在工程结束以后,资料和实际的施工状况如果不相符,就会极大的影响工程的验收。所以,对于公路的内业资料来说,必须保证时效性和准确性。在实际的工程建设中,如果存在资料滞后于施工进度的现象,或者资料不真实,编造数据的现象,必须引起企业的极大关注和重视。在这种状况下,必须保证资料和填写内容与实际状况相一致,真实、准确、工作效率高,企业的高层领导要对资料的管理工作给予足够的关注。由工程项目的指挥人员同时负责资料的管理,明确制定相应的管理规范和岗位管理制度,把资料管理工作进一步细化,每一部分工作都有相应的负责人和责任人。制定全面、严格的奖励与惩罚制度,通过科学的管理,来促进企业资料管理工作的有序开展。

3.2 建立规范化、统一化的行业标准

做好内业资料的管理,合理填报材料,及时上报。在公路工程的监督与管理工作中,要保证监督的准确性,明确编制工程表格,且编制严密、合理的资料说明书。第二,做好人员的培训,对于已经完成记录的文件,尽管已经经过了管理人员的审核,但是仍然存在着一定的问题,缺少参考范例,往往导致文件管理人员无从着手,不知道从哪里开展工作。所以,在实际的施工中,必须做好文件管理人员的专业培训,建立一个极为规范的行业标准。第三,系统的进行资料的处理。在资料的管理中,合理利用计算机一类现代化的先进设备,一方面有效的节约了人力和物力,另一方面实现了资料管理水平的提高。

3.3 细致检查资料,制定严格的标准

公路工程的资料中,要想将项目的真实情况全面的反应出来,可以通过保证资料的全面性和完整性来实现,以便于更好的指导后期的施工工作。工程项目管理人员要对资料进行定期的严格审查,也可以通过随机的方式审查文件,凡是文件中所涉及到的内容,要组织专业技术人员及时纠正,如果问题相对严重,则应该对全部工程进行整改,不满足要求不允许验收。

3.4 实现资料的档案化管理

为了实现资料的系统化管理,需要从现代化的行业环境出发开展工作。及时更新相关的技术文件以及规定,促进管理水平的提高。资料的管理人员要加强学习,扩大知识储备量。对于质量不合格的文件要严格审查,妥善保管,待工程结束以后,将全部的资料存入档案,为今后的工作提供有力的基础资料和文件。

3.5 保证工程资料管理人员责任与权力相匹配

明确工作人员的岗位职责,使责任与权力相匹配,以便于更好的开展工作。尤其在编制集团的工程管理制度与规范时,必须明确责任人,承包人员,监理单位的工程资金要经过相关主要负责人签字确认才能予以支付。以便于管理人员开展管理工作。由于承包人和管理人员的工作与工程进度相比较存在一定的滞后性,同时,存在着资料数据弄虚作假的现象,必须严格管理,避免出现造价现象,建设单位的资料管理人员可以将权利与责任结合起来开展工作,促进建设单位资料管理的进一步完善。

3.6 建立资料的标准化模板

导致工程资料规范性较差的原因之一就是缺乏相对统一的文件表格,或者表格的填写规范性不强,对于内容的理解存在偏差。比如,标准中已经列出了内业资料表格的形式,但是缺乏相对细致的说明以及范例,管理人员必须细致理解文件的内容,避免填写错误或者缺乏规范性。还有一些资料并没有进行统一的规定,不同的单位往往根据自身的理解来开展工作,进行文件的编制与整理,导致资料多种多样,五花八门,对于统一性管理极为不利。

4 结语

公路工程资料的管理对于项目的建设以及后期投入使用后的维护与检修至关重要。建设单位、业主要做好资料的编制与管理,细化每一环节的工作内容,全面、高效的做好文件、资料的记录与保存,保证资料的同步性、真实性、客观性以及全面性。实现资料管理工作与工程建设的同步开展,为公路的安全运营提供基本的技术支持。

[1] 赵玉贤,蔡泉华,魏健.浅谈高速公路工程竣工资料常见问题及对策[J].公路,2010,(9)：165-167.

[2] 吕洋,李珍,姜志敏.论述公路工程竣工资料中的问题与对策[J].云南水力发电,2012,28 (1)：114-115.