农业科技文件档案一体化管理的相关分析

栾兴霞

摘 要：农业科技档案作为实现农业科技管理的重要因素，记录着大量的农业方面的科技信息和相关知识，是农业现代化发展的根本，同时也是保障农业建设的重要文件。这就需要相关的管理人员加强对农业科技文件的管理，提高管理的效率。鉴于此，本文就以农业科技文件档案管理为切入点，探讨如何实现一体化管理。

关键词：农业科技 文件档案 一体化管理

前言：农业科技档案是农业长期发展中，逐渐形成的农业科技技术资源，是影响农业现代建设的关键因素，在应用中具有极高的参考、借鉴和使用价值，并且农业科技档案内容极为丰富，涵盖了农业、林业、渔业和牧业等多方面的内容。因此，要重视对农业科技档案的一体化管理，确保其可以为农业发展提供有力支持。

一、文件档案一体化管理概述

（一）概念

文件档案的一体化管理，指的是在文件档案生命周期内，使用计算机技术和互联网技术，对文件和档案的管理工作进行科学管理和统筹规划，使工作流程和管理形式更加规范化和系统化，以此来确保发挥管理的整体最大效能，提高各类不同管理机构的管理水平，并实现对档案管理、存在效率的不断优化。同时文件档案管理的一体化，要求从文书和档案工作的全局开始，加强对文件档案从生成到归档整个过程的全面控制，从而实现对文件档案的集成管理[1]。

（二）管理的内容

对文件档案的管理，通常包含多项内容：首先，是对文档生成的一体化管理。也就是说，从文件、档案的生成使其开始，经历流转、归档和形成等环节，到文件销毁或保存的整个过程，要进行全面性的管理。其次，文档管理范围一体化。即在组织机构、管理体制和人员配备等方面实行管理的一体化。再次，文件档案信息的一体化管理。在进行管理时，重视管理的便利性，要求使用一条相应的检索信息就可以查出所需的全部内容。最后，文件档案的规范一体化管理。在进行文件档案的一体化管理时，必须按照相应的规章制度进行科学管理，确保管理多数有序性。

二、农业科技文件档案一体化管理实现对策

（一）规范档案管理的流程

农业科技文件档案要想实现一体化管理，必须保证管理流程的整体性、集成性和结构性，并以此为依据，对档案管理的流程进行合理的设计，在设计的过程中，首先，需要明确文件档案管理的目标，即质量目标、业务目标和整体目标。在设计质量目标时，主要是从管理的真实性、准确性、完整性、安全性和可用性方面进行考虑。对于业务目标的设计，主要是通过对流程的管理，提高业务查考的便利性、信息资产的安全性、信息检索的安全性，实现管理的机构文件的历史传承。在真题的目标设计中，要求管理中严格遵循国家的法律法规制度，以此促进核心竞争力提升。其次，要明确管理的对象，这样可以提高管理的重点和管理的正对性。再次，要对开展档案管理的活动进行确认，即对管理的流程进行确认、组织、信息传递、维护和监控。最后，对档案管理活动的主要管理人员和活动开展时间进行确认。

（二）整合农业科技文件档案

农业科技文件档案最大的使用价值，是其对农业中各项科技活动的记录，可以直接的反映出农业活动和农业科技开展的效果，对后期农业科技技术的进步具有重要的借鉴和指导作用。因此，在发展农业时，要想获得更多的信息资源，为农业的发展提供动力，就需要做好农业科技文件档案的整合工作。具体整合过程可从几方面进行思考：第一，在对农业的科技文件档案进行整合时，应确保文件档案的整理工作与农业科研工作同步进行，这样可以保证文件内容的完善性，减少遗漏问题；第二，在文件整理过程中要保障记录的内容详细清晰；第三，在结束农业科技工作后，要及时对文件档案进行补充、完善和整合，提高文件档案资料的完善性；第四，取其精华，去其糟粕，对文件中有价值的信息进行总结，为后期科研工作提供借鉴。

（三）提高文件档案管理的信息化程度

在现代化建设中，信息技术已经成为影响人们生活的重要技术，为各个行业提供了更多的发展途径，并为行业的管理带来了极大的便利性，提高了管理的效率，因此，在对农业科技文件档案进行一体化管理的过程中，要注意提高文件档案管理的信息程度，及时安装相应的信息化设备，利用先进的设备和技术，实现文件档案的信息化发展。这样可以使相关人员随时利用信息技术，打破了空间和时间对信息资源管理的限制，加强了不同部门之间的联系，提高了管理的一体化程度。

（四）优化文件档案的立卷模式

在进行农业科技信息管理的过程中，加强对文件档案立卷模式的优化，有助于提高管理的规范化程度和管理的效率。而在实际开展模式优化活动时，应从两方面进行思考。一方面，由于农业活动时间的周期相对较长，在进行文件档案记录的过程中，容易发生资料丢失现象，对此，需要及时进行归档。尤其是对涉及内容较多和资料数量较为庞大的农业科研活动，可以每年都进行资料整理装订，或者是隔年进行资料装订。同时在科研挥动结束后，还需要对较为重要的研究项目，进行资料成果申报、鉴定和验收，并对其进行单独立卷，重点管理。另一方面，对于农业科研活动中产生的审定证书和专利证书等，要进行分类归档，将其放置于重要档案中进行管理。这类档案对于提高农产品的竞争力、加强科研成果推销和保证农业合法利益都有着重要的作用。因此，必须提高对这些重要档案的管理效率，对档案相关的资料原件、复印件进行保存，为进行资料整理和保护提高基础。另外，在对记录农业活动的录像带、光盘和软盘等进行管理时，要根据记录载体的性质进行科学管理，这对实现农业科技文件的一体化管理有极大

作用[2]。

结论：总而言之，要想实现农业科技档案的一体化管理，必须要认识到何为一体化管理和一体化管理的主要内容，在此基礎上，对农业科技文件档案的管理流程进行合理的设计，明确一体化管理的目标、对象和内容等，并对农业科技文件进行有效的整合，同时还要注意提高管理的信息化程度，进而优化管理的模式。

参考文献：

[1] 于淼.概述文件档案的一体化管理[J].赤子（上中旬），2017（01）：159.

[2] 张建铭，王春晓.基于文档一体化的数字化档案室建设探索[J].兰台世界，2017（04）：56-58.