基于PDCA的研究生管理信息系统设计研究

林振调 陈秀

摘要：该文介绍了PDCA循环的基本概念，简述了将PDCA引入研究生管理过程的可行性，提出基于PDCA的研究生质量管理体系（QMS）模型和研究生管理信息系统（PMIS）功能模块设计，并对研究工作做出展望。

关键词：PDCA；QMS；PMIS；研究生

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）24-0066-02

1 PDCA循环

1930年美国“统计质量控制之父”沃特·阿曼德·休哈特（Walter A.Shewhart）提出计划—执行—检查—行动（PDCA）的观点，后来该观点被美国质量管理专家戴明博士和其他人深度挖掘并广泛应用，因此，PDCA循环又叫“戴明环”。它是一个持续改进的模型，包括计划（plan）、执行（do）、检查（check）、处理（action）四个循环阶段，一次循环结束，解决一些问题，未解决的问题留给下一循环，以达到持续改进过程绩效的目的。

2 PDCA循环引入PMIS的可行性

IS09001：2000标准0.2条款的"注"指出，PDCA可适用于所有过程，过程管理的各项工作都必须按照PDCA的基本工作程序进行。PMIS记录研究生招生、培养、学位和就业的全过程，研究生管理整个过程可以看成是一个连续、不可分割的管理过程，形成一个PDCA大循环。该循环主要包括招生管理、培养管理、学位管理和就业管理四个PDCA子循环，每个子循环又有各自的小循环，小循环里面又包含微循环。每个P-D-C-A循环各阶段内部又包含自身的PDCA次循环，呈现大环套小环，小环保大环，相互关联，相互促进，阶梯式上升的特点，构成一个“动态良性大循环”。因此，在PMIS设计中引入PDCA循环可行且能有效促进管理质量的持续改进和提升（如图1所示）。

3 基于PDCA的研究生QMS模型

基于PDCA的研究生QMS模型（图2），包括准备阶段、实施阶段、检查阶段和处置阶段，这四个阶段分别负责计划制定、任务执行、质量检查和结果处理的任务，既相互独立又相互作用，每个阶段都从现有基础开始，以滚雪球的方式不断循环，每一次循环的终点即为新循环的起点，通过循环既实现自身的不断完善，又促进整体的持续改进，形成不可分割的有机循环体系。通过这些阶段的实施，实现提高研究生教育管理质量的目的。

准备阶段：该阶段负责面向过程的计划制订任务，主要包括确定质量计划、质量目标和质量标准等，如招生简章制定，培养方案制订，中期考核标准，论文抽检标准，学位授予管理细则制定等，该阶段制订的计划是实施阶段的操作规范和标准。

实施阶段：严格按照准备阶段的计划、标准来执行相关具体任务，如研究生报名、招生命题、初试、复试，课程学习、专业实践、论文选题、论文开题、论文答辩、就业推荐等任务，这些任务的实施是需要人力、物力、财力和场地等资源的投入。

检查阶段：根据准备阶段制定的质量标准对实施阶段过程进行监视和审查，并报告结果。如依据论文开题、中期检查、论文评审等相关要求，对论文开题、中期和评审等环节实施审查，并报告检查结果。该阶段是质量把关阶段，同时也是质量保障阶段。

處置阶段：对检查结果做出处置。根据质量检查结果，采取相应的措施，并把结果反馈给研究生、导师和校院级用户。如对于检查结果合格或通过的，允许进入下一环节；对于检查结果不合格或不通过的，则返回上一环节重新循环或直接延期、淘汰等。

通过实施PDCA循环，可以把好的措施和经验纳入标准，把问题留给下一循环去解决，实现各项任务不断标准化的目的。

4 基于PDCA的PMIS功能模块设计

4.1 计划管理模块（P）

该模块一般要求具备信息发布、用户权限设置和质量标准设置等功能。

1）信息发布功能

主要用于发布研究生管理各项任务信息，如招生简章、培养方案、就业指南、工作通知等，发布的信息要包含相关工作介绍、操作流程、规范要求和时间节点等内容。

2）用户权限设置功能

对系统中用户权限进行分层级管理，一般情况下分系统管理员、校级用户、院级用户、研究生导师和研究生五个层级，不同用户操作权限不同。

3）质量标准设置功能

质量标准是检查阶段用来评判任务执行阶段是否达标的量化依据，如拟录取标准、中期考核标准、论文评审标准和学位授予标准等，这个标准的设置只有相应模块的校级管理员才具备。

4.2 任务执行模块（D）

该模块要具备信息录入、查询和统计功能。校级用户可以录入、查询和统计全校信息，院级用户只能录入、查询和统计本学院信息，导师用户只能录入、查询和统计所带研究生信息，研究生只能录入、查询和统计本人信息。

4.3 质量检查模块（C）

该模块主要具备信息审核功能、智能判断功能等。依据计划制订阶段设置的质量标准对任务执行情况进行审核和判断。信息审核权限从高到低依次为校级用户、院级用户、研究生导师和研究生；智能判断指依据质量标准自动判断任务执行情况并报告结果。

4.4 结果处置模块（A）

该阶段主要根据质量检查结果，采取相应的措施并把结果反馈给研究生、导师和校院级用户，这种信息反馈采用点对点或点对面的形式，主要方式有信息发布、短信提醒和邮件提醒等。

4.5 系统辅助和管理模块

该阶段属于后台管理和维护模块，主要具备报表设置、菜单设置、数据库维护、日志管理和系统升级等功能。

根据以上系统功能需求分析，基于PDCA的研究生管理信息系统的部分功能结构图如下（图3）。

5 结束语

把PDCA循环引入PMIS设计的根本目的是为有效改善研究生管理的质量，借助QMS模型，不断发现存在的问题并及时改正，不断完善现有研究生管理制度，提高信息化管理的质量和效率。由于本人研究能力有限，考虑问题角度还不是很全面，仅提出了基于PDCA的PMIS功能模块设计的初步设想，其他设计开发研究工作有待进一步开展。

参考文献：

[1] 林振调.基于PDCA的研究生管理信息系统设计研究[D].金华：浙江师范大学，2013.

[2] 台新民.PDCA循环在项目课程开发与实施中的运用[J].职业技术教育，2007 （26）：10-12.

[3] 常金玲.基于PDCA 的信息系统全面质量管理模型[J].情报科学，2006，24（4）：584-587.

[4] 张茜.PDCA在管理系统中的应用[J].无线互联科技，2017：（19）125-126.

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