浅析新时代的学校档案管理工作

文/太原市第五十六中学校 梁彦芳

作为学校综合管理工作中基础性工作之一，档案管理工作发挥着极其重要的作用。档案管理工作质量对学校各项管理工作的开展产生着一定的影响，并且在评判学校综合管理水平的过程中，档案管理工作的水平是一项较为重要的标准。因此目前越来越多的学校开始重视档案的收集和整理工作，积极开展档案综合管理工作的同时结合新技术的引入，不断改进完善相应的收集和整理措施。本文旨在讨论新时代的学校档案管理工作呈现出新的特点，为学校整体管理质量的提高提供良好的支持。

一、科学管理档案工作

（一）明确收集制度，严格工作流程。在档案管理工作中首先需明确三点收集制度。第一，档案工作人员需以认真负责的工作态度将工作过程中的文件资料及时存档。第二，档案管理人员需要对学校内部文件做好登记，同时严格遵守相关交接的规定，保证资料登记工作不遗漏、无错误，有序归纳整理，做到资料归纳整理有条不紊、井井有条。第三，建立并逐步完善档案借阅、归还等相关制度，明确档案归档流程及归档范围，并将其划入自身工作职责范围之内。

（二）提炼精华，提高归档质量。在档案管理工作中，工作人员需以档案属性、内容以及反映价值等方面为依据，对资料进行科学的分类管理，在归纳过程中必须做到心中有数，对于近期需要整理的资料有宏观认识，从而提高资料提取效率。换句话说，就是归档工作是以学校教学活动中的资料为整理对象，从中筛选出重要资料，确保其所选资料可以全面反映客观教学工作以及学生工作的成果，包括目前教学已取得的成果、正在开展的活动以及每位学生的学籍档案等内容，在所有资料中提取精华，提高工作质量。

（三）鉴档准确化，细致化；存档系统化，科学化。学校档案的管理工作主要分两步：档案的鉴档工作与后续的存档工作。档案鉴定在档案管理工作中是必不可少的环节，要以档案的价值为主要依据，保护重要资料，及时清理掉即将失去时效的资料，使得学校档案管理完整化、系统化。档案的存档并不仅是对资料、档案保存，更是对日常工作产生的零散、杂乱档案进行分类、条理化整理，进行编号、存档。与其他单位档案管理存档工作不同，学校的档案存档主要以工作中教育教学资料、教学形式探究、账务备案资料、人事变动留档、行政教育等来归类存档，存档方式也需满足易于保存和利用的原则进行。

二、提高档案管理人员综合能力

新的时代要求档案管理人员具有认真的工作态度，同时切实认识档案工作重要的现实意义以及其在学校综合工作中所占的地位，从而督促自身不断提高工作能力，自主能动地学习优秀档案管理知识。档案管理人员要热爱工作，提高服务意识，真正做到用心服务学生和学校。作为新时代的档案管理员，我们需有过硬的专业知识技能，走在时代的前沿，敢于尝试新的工作管理方式，将新型优异的档案管理经验运用于工作中，时常注重个人档案管理业务技能的加强，提高自身文化素质修养。作为整个学校档案管理工作团队的一分子，我们应该注重日常同事之间相互交流学习，共同进步。目前的档案工作离不开电子信息技术的指导，这就要求档案管理人员需熟练掌握电子存档技术，提高文化水平和档案管理的专业技术能力。

三、重视档案工作基础建设

新时代的社会条件下，教育部门不断强调档案管理工作的重要性，学校积极开展档案管理工作，引进专职的档案管理工作人员，并逐渐培养学校其他员工从事档案管理工作，加强专业团队建设。从制度方面，学校领导应逐渐创建、完善的档案管理工作机制，以“部分”促进“整体”提高工作效率。学校领导可不定时地对档案管理工作进行抽查，对现有档案管理工作的完整性、系统性进行监管，对档案管理工作严格把关，谨防工作中出现纰漏。除此之外，学校还应重视档案管理人员的从业培训工作，尽量安排档案管理员参加听课讲座活动和优秀人员的经验交流活动，目的是提高所有工作人员收集、整理信息的能力，加深学校所有工作人员对档案管理工作的认识，为档案管理工作提供良好的“生存土壤”。学校还应逐渐建立“监察部门”，及时解决档案管理部门提出的建议，做到有意见必有反馈，以此促进档案管理的工作质量以及提高工作人员的工作能力。

四、找出管理缺陷并及时修正

现今的档案管理工作中仍然存在许多问题，档案管理的从事人员应当注重实践，及时发现问题，并在工作过程中努力寻找合适的解决方法。现存的管理问题比较多，包括学校领导对档案管理工作重视程度不够，档案管理员工作态度不端正，档案管理的规章制度不健全，档案保管室的基础设施落伍等。针对这些诸如此类的问题，校领导及其工作人员都应该重视并积极落实解决方案。

五、结论

学校急需一支高素质、专业能力过硬的档案管理人才队伍，同时学校也应着手成立一个专职的档案管理部门，目的是使得档案管理事业进步。档案管理工作人员必须看到工作本身的社会责任，不断创新工作方法，借助新型科技技术加强对档案的整理效率质量，促进档案管理事业蓬勃发展。